Homeoffice in Deutschland: So machen Sie Ihre Homeoffice-Kosten in der Steuererklärung geltend

Wenn Sie in Deutschland von zu Hause aus arbeiten, können Sie einen Teil der Ausgaben in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen. Die wichtigsten Möglichkeiten sind die pauschale Home-Office-Pauschale für die Tage, an denen Sie von zu Hause aus arbeiten, und ein separater Abzug für ein häusliches Arbeitszimmer, sofern dieses den steuerlichen Anforderungen entspricht.

Welche Ausgaben fallen bei der Arbeit von zu Hause aus an?

Die steuerliche Logik ist einfach: Die Ausgaben müssen mit der Erzielung von Einkommen in Zusammenhang stehen und dürfen nicht bereits vom Arbeitgeber erstattet worden sein. Bei Arbeitnehmern fallen diese Beträge in der Regel unter Werbungskosten, bei Selbstständigen und Freiberuflern unter Betriebsausgaben.

Zur Arbeit von zu Hause aus können gehören:

• die pauschale tägliche Home-Office-Pauschale;
• Kosten für ein separates Arbeitszimmer, sofern dieses der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist;
• Arbeitsmittel: Computer, Monitor, Drucker, Schreibtisch, Stuhl, Fachliteratur, Software;
• ein Teil der Kosten für Internet und Telefon, sofern diese für die Arbeit genutzt werden;
• Fahrten zum Arbeitgeber, zu Kunden oder zu externen Terminen, sofern diese sich nicht mit den Home-Office-Regeln am selben Tag überschneiden.

Home-Office-Pauschale: pauschaler Abzug ohne separates Arbeitszimmer

Die Home-Office-Pauschale eignet sich für diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, aber keinen separaten Raum haben, der als häusliches Arbeitszimmer anerkannt ist. Ab 2023 gilt eine feste Regelung: 6 Euro pro Tag, an dem von zu Hause aus gearbeitet wird, maximal 1.260 Euro pro Jahr. Dies entspricht 210 Tagen.

Für diese Pauschale ist kein separater Arbeitsraum erforderlich. Sie können am Schreibtisch, in der Küche oder in einem anderen Teil der Wohnung arbeiten. Wichtig ist, die Tage korrekt zu berechnen und keine miteinander unvereinbaren Ausgaben gleichzeitig geltend zu machen.

Wann kann ein Tag geltend gemacht werden?

In der Regel gilt ein Tag als Homeoffice-Tag, wenn die wesentliche berufliche Tätigkeit an diesem Tag zu Hause ausgeübt wurde und Sie nicht zu Ihrem ersten Tätigkeitsort gefahren sind. Verfügt der Arbeitnehmer über keinen anderen ständig verfügbaren Arbeitsplatz, können die Regeln gelockert sein: Die Homeoffice-Pauschale kann auch an Tagen berücksichtigt werden, an denen ein Teil der Arbeit außerhalb des Hauses erledigt wurde.

Aufgrund solcher Feinheiten ist es ratsam, einen Kalender mit den Arbeitstagen zu führen und sich nicht nur auf das Gedächtnis zu verlassen. Wenn ein Tag Arbeit zu Hause, im Büro, beim Kunden und auf Dienstreise umfasst, sollte er separat bewertet werden.

Häusliches Arbeitszimmer: Wann lässt sich mehr absetzen?

Ein häusliches Arbeitszimmer ist nicht einfach nur eine Ecke mit einem Laptop. In der Regel handelt es sich um einen separaten Raum in einer Wohnung oder einem Haus, der vom Wohnbereich getrennt ist und fast ausschließlich für berufliche Tätigkeiten genutzt wird.

Ab 2023 werden die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer in der Regel in voller Höhe anerkannt, wenn das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder unternehmerischen Tätigkeit ist. Dann können Sie zwischen folgenden Ansätzen wählen:

• den tatsächlichen Anteil der Kosten für den Raum geltend machen;
• Nutzen Sie die jährliche Pauschale von bis zu 1.260 Euro, wenn dies vorteilhafter ist und die Voraussetzungen erfüllt sind.

Wird das Arbeitszimmer nicht das ganze Jahr über genutzt, wird der Pauschalbetrag in der Regel proportional zur Anzahl der Nutzungsmonate gekürzt.

Wie berechnet man den Anteil der Ausgaben für das Arbeitszimmer?

Für die konkrete Berechnung wird zunächst der Anteil des Arbeitszimmers an der Gesamtwohnfläche ermittelt:

Fläche des Arbeitszimmers / Gesamtfläche der Wohnung × 100

Wenn die Wohnung beispielsweise 60 m² groß ist und das separate Arbeitszimmer 9 m², beträgt der Anteil des Arbeitszimmers 15 %. Das bedeutet, dass 15 % der anrechenbaren Wohnkosten als Werbungskosten geltend gemacht werden können: Miete, Heizkosten, Strom, Nebenkosten und bestimmte damit verbundene Ausgaben.

Büromöbel, Computer und andere Arbeitsmittel werden separat berücksichtigt. Sie können auch dann als Ausgaben gelten, wenn kein separates Steuerzimmer vorhanden ist.

Wenn Sie Eigentümer Ihrer Immobilie sind, gilt ein ähnlicher Ansatz, allerdings können anstelle der Miete Abschreibungen, Darlehenszinsen und andere Eigentümerkosten anfallen. Hier ist es besonders wichtig, die Kosten für das Grundstück von denen für das Gebäude zu trennen und die Berechnung mit einem Steuerberater abzustimmen.

Bei und einer Hypothek können nur die Zinsen und Kosten berücksichtigt werden, die tatsächlich auf den beruflich genutzten Teil der Wohnung entfallen. Für Eigentümer kann auch das Thema Grundsteuer von Bedeutung sein.

Arbeitsausrüstung und Internet

Arbeitsmittel können separat von der Home-Office-Pauschale geltend gemacht werden. Dazu gehören Laptop, Monitor, Tastatur, Bürostuhl, Schreibtisch, Drucker, professionelle Software und Fachliteratur.

Wird ein Gegenstand sowohl beruflich als auch privat genutzt, wird in der Steuererklärung in der Regel nur der berufliche Anteil angegeben. Bei Computern und Peripheriegeräten ist die steuerliche Handhabung einfacher geworden, doch größere Anschaffungen sollten dennoch besser durch Rechnungen belegt und deren berufliche Nutzung erläutert werden.

Internet und Telefon können anteilig entsprechend der beruflichen Nutzung geltend gemacht werden. Wenn keine genaue Berechnung vorliegt, bieten Steuerprogramme oft Richtwerte an, das Finanzamt kann jedoch einen Nachweis verlangen.

Homeoffice und Fahrten ins Büro

Man kann nicht einfach alles für denselben Tag geltend machen. Wenn Sie zu Ihrem Hauptarbeitsort gefahren sind, gilt die Entfernungspauschale für die Fahrt, und die Home-Office-Pauschale kommt für diesen Tag in der Regel nicht in Frage. Wenn Sie hingegen von zu Hause aus gearbeitet haben und nicht ins Büro, sondern zu einem Kunden oder zu einem externen Termin gefahren sind, kann die Situation anders aussehen.

Bei Fahrkarten ist der tatsächliche Zusammenhang mit der Arbeit entscheidend. Wird die Fahrkarte sowohl privat als auch beruflich genutzt, erkennt das Finanzamt möglicherweise nur einen Teil der Kosten an. Es ist riskant, ohne Begründung 100 % der Kosten anzugeben.

Welche Belege sollten Sie aufbewahren

In der Regel müssen nicht alle Belege sofort der Steuererklärung beigefügt werden, das Finanzamt kann diese jedoch später anfordern. Daher sollten Sie Folgendes aufbewahren:

• Kalender mit den Tagen, an denen Sie von zu Hause aus gearbeitet haben;
• eine Bescheinigung oder Bestätigung des Arbeitgebers über das Homeoffice, sofern diese erhältlich ist;
• Rechnungen für Geräte, Möbel, Software und Fachliteratur;
• Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung, Strom- und Internetrechnungen;
• einen Grundriss der Wohnung mit Angabe der Fläche des Arbeitszimmers, falls Sie ein Arbeitszimmer geltend machen;
• Berechnung des beruflichen Anteils bei gemischten Ausgaben.

Für Nebenkosten benötigen Sie Belege unter Nebenkosten , Internet und Strom .

Wie gibt man die Ausgaben in der Steuererklärung an?

Die Steuererklärung kann über ELSTER , ein Steuerprogramm oder einen Steuerberater eingereicht werden. Eine allgemeine Übersicht zum Thema finden Sie unter Einreichung der Steuererklärung in Deutschland .

Für Arbeitnehmer werden die Ausgaben in der Regel in Anlage N angegeben. Die Bezeichnungen der Zeilen und die Feldnummern können sich von Jahr zu Jahr ändern. Daher ist es sicherer, nach Feldbezeichnungen wie „Homeoffice-Pauschale“, „Tagespauschale“, „Arbeitszimmer“ oder „Arbeitsmittel“ zu suchen und nicht nach der alten Zeilennummer.

Prüfen Sie vor dem Absenden drei Dinge:

1. Home-Office-Tage dürfen sich nicht mit Tagen überschneiden, an denen Sie zu Ihrem Hauptarbeitsort pendeln.
2. Der Arbeitgeber hat dieselben Ausgaben nicht ohne steuerliche Konsequenzen erstattet.
3. Sie verfügen über Belege, die die Beträge belegen, falls das Finanzamt Fragen stellt.

Ein kurzes Berechnungsbeispiel

Nehmen wir an, ein Arbeitnehmer hat 130 Tage von zu Hause aus gearbeitet und macht keinen separaten häuslichen Arbeitsraum geltend. Dann beträgt die Home-Office-Pauschale:

Berechnung	Betrag
130 Tage × 6 Euro	780 Euro

Wenn zusätzlich Arbeitsmittel im Wert von 500 Euro angeschafft wurden und diese ausschließlich für die Arbeit genutzt werden, kann sich der Gesamtbetrag der beruflichen Ausgaben in diesem Bereich auf 1.280 Euro belaufen. Die steuerliche Ersparnis entspricht nicht diesem Betrag: Sie hängt vom persönlichen Steuersatz ab und davon, ob die gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschalbetrag übersteigen.

Wann Sie sich Hilfe holen sollten

Ein Steuerberater ist besonders hilfreich, wenn Sie Eigentümer Ihrer Wohnung sind, das Arbeitszimmer gemischt genutzt wird, Sie mehrere Arbeitgeber haben, freiberuflich tätig sind und gleichzeitig angestellt sind oder größere Anschaffungen für die Arbeit getätigt haben. In einfachen Fällen reichen ein sorgfältiger Kalender, Belege und eine übersichtliche Aufstellung in der Steuererklärung aus.