Steuererklärung in Deutschland für Ausländer: Fristen, ELSTER und Steuerrückerstattung

Nicht jeder Arbeitnehmer in Deutschland muss eine Steuererklärung (Steuererklärung) abgeben, doch für Ausländer lohnt es sich oft schon im ersten Jahr, sich damit auseinanderzusetzen: Umzug, Doppelhaushalt, Arbeitsweg, Ausbildung, Arbeitsmittel und Einkünfte aus dem Ausland können sich auf die Steuer auswirken. Nach Angaben von Destatis betrug der durchschnittliche Rückerstattungsbetrag unter den Arbeitnehmern, die eine Steuererklärung für das Jahr 2021 eingereicht und eine Rückerstattung erhalten haben, 1.172 Euro.

Dieser Artikel erläutert die allgemeinen Grundlagen. In komplexen Situationen – Selbstständigkeit, Einkünfte aus mehreren Ländern, Kapitalanlagen, Immobilien, Scheidung, Erbschaft, hohe Sozialleistungen – sollten Sie sich besser an einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein wenden.

Wer ist zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet?

Ein gewöhnlicher Arbeitnehmer in Deutschland ist oft nicht verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung abzugeben: Der Arbeitgeber zieht bereits die Lohnsteuer vom Gehalt ab, und die Details sind in der und der ersichtlich. Die Verpflichtung entsteht jedoch, wenn zusätzliche Faktoren vorliegen.

Häufige Fälle, in denen eine Steuererklärung Pflicht ist:

Sie haben Einkünfte erzielt, von denen keine deutsche Lohnsteuer einbehalten wurde, und der Betrag lag über 410 Euro;
Sie haben Leistungen bezogen, die den Progressionsvorbehalt betreffen, zum Beispiel Kurzarbeitergeld, Arbeitslosengeld, Krankengeld, Mutterschaftsgeld oder Elterngeld, und der Betrag lag über 410 Euro;
Sie hatten gleichzeitig mehrere Arbeitgeber, abgesehen von einzelnen Minijobs, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind;
Sie oder Ihr Ehepartner haben eine Kombination aus den Steuerklassen „“ und den Steuerklassen „ III/V“ oder „IV mit Faktor“ gewählt;
im Laufe des Jahres gab es einen Freibetrag im ELStAM;
Sie haben im Ausland Einkünfte erzielt, beispielsweise im Jahr des Umzugs, aus Vermietung oder aus einer Beschäftigung außerhalb Deutschlands;
Sie sind Freiberufler , selbstständig oder führen ein Unternehmen;
Das Finanzamt hat ein Schreiben mit der Aufforderung zur Abgabe einer Steuererklärung geschickt.

Wenn ein Schreiben vom Finanzamt eingegangen ist, darf man es nicht ignorieren: Die Frist und die Form der Antwort sind im Schreiben selbst angegeben.

Wann ist die Steuererklärung freiwillig, aber vorteilhaft?

Wenn keine Verpflichtung besteht, kann die Steuererklärung freiwillig eingereicht werden. Dies wird als Antragsveranlagung bezeichnet. Für die freiwillige Einreichung gilt in der Regel eine Frist von vier Jahren: Im Jahr 2026 können noch Steuererklärungen für die Jahre 2022, 2023, 2024 und 2025 eingereicht werden.

Eine freiwillige Steuererklärung ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie Folgendes hatten:

Fahrtkosten zur Arbeit;
Umzug aus beruflichen Gründen;
Arbeitsgeräte, Möbel oder ein Heimbüro;
Ausbildung, Deutschkurse, berufliche Prüfungen;
Ausgaben für Bewerbungen;
doppelte Haushaltsführung (doppelte Haushaltsführung);
Spenden;
Ausgaben für Kinderbetreuung;
Krankheitskosten, die über die zumutbare Belastung hinausgehen;
das Jahr des Umzugs nach Deutschland oder des Wegzugs aus Deutschland.

Eine Steuerrückerstattung ist nicht garantiert. Manchmal kann es nach einer freiwilligen Steuererklärung zu einem Nullergebnis oder einer Nachzahlung kommen, daher ist es sinnvoll, vor dem Absenden eine Berechnung in ELSTER oder einem Steuerprogramm durchzuführen.

Welche Ausgaben senken die Steuer

In Deutschland spricht man normalerweise nicht davon, „Geld zurückzubekommen“, sondern davon, „das zu versteuernde Einkommen zu verringern“. Je höher die anerkannten Ausgaben sind, desto geringer ist die Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer.

Werbungskosten: berufsbedingte Aufwendungen

Für Arbeitnehmer gilt der Arbeitnehmer-Pauschbetrag. Im Jahr 2025 beträgt dieser 1.230 Euro und wird in der Regel bereits bei der Lohnabrechnung berücksichtigt. Dabei handelt es sich nicht um einen Rückerstattungsbetrag, sondern um einen pauschalen Abzug vom Einkommen. Die Steuererklärung wird besonders interessant, wenn die tatsächlichen Werbungskosten über dieser Schwelle liegen.

Zu den Werbungskosten können gehören:

der Weg von zu Hause zum ersten Arbeitsort;
Arbeitsgeräte und ein Teil der Internet- oder Telefonkosten, sofern diese tatsächlich für die Arbeit genutzt werden;
berufliche Fortbildungen und Prüfungen;
Ausgaben für Bewerbungen;
Dienstreisen;
Umzug aus beruflichen Gründen;
Doppelhaushalte;
ein Heimbüro oder Homeoffice, sofern die Bedingungen den steuerrechtlichen Vorschriften entsprechen.

Sonderausgaben: besondere Ausgaben

Zu den Sonderausgaben können gehören:

ein Teil der Sozial- und Rentenbeiträge;
Kirchensteuer;
Spenden;
Ausgaben für Kinderbetreuung innerhalb der festgelegten Grenzen;
einzelne Bildungsausgaben, sofern sie nicht als Werbungskosten gelten.

Für Sonderausgaben gelten eigene Regeln, Obergrenzen und automatische Datenübermittlungen von Versicherungen oder Arbeitgebern. Nicht alle Zahlungen werden vollständig berücksichtigt.

Außergewöhnliche Belastungen: außergewöhnliche Ausgaben

Dies sind Ausgaben, die aufgrund besonderer Umstände entstehen und die individuelle zumutbare Belastung übersteigen. Beispiele:

nicht von der Krankenversicherung gedeckte Krankheitskosten;
Ausgaben im Zusammenhang mit einer Behinderung oder Pflege;
Unterstützung bedürftiger Angehöriger, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind;
besondere Ausgaben aufgrund schwerwiegender familiärer oder gesundheitlicher Umstände.

Bei solchen Ausgaben kommt es auf die Details an. Bewahren Sie Rechnungen, Rezepte, Zahlungsbelege und Versicherungsbescheide auf.

Wie reicht man eine Steuererklärung ein?

Es gibt vier grundlegende Möglichkeiten. Die Wahl hängt von der Sprache, der Komplexität der Situation und dem Budget ab.

Methode	Für wen geeignet	Was ist zu beachten
Mein ELSTER	Für alle, die bereit sind, die deutschen Formulare selbst auszufüllen	Offiziell und kostenlos, aber die Benutzeroberfläche ist bürokratisch
Steuersoftware oder Online-Dienst	Für Arbeitnehmer mit einfacher oder mittlerer Steuersituation	Oft bequemer als ELSTER, aber Bedingungen und Preis hängen vom jeweiligen Dienst ab
Lohnsteuerhilfeverein	Arbeitnehmer, Rentner und bestimmte Privatpersonen ohne komplexe geschäftliche Verhältnisse	Ein Mitgliedsbeitrag ist erforderlich; die Unterstützung ist gesetzlich begrenzt und eignet sich nicht für Selbstständige mit unternehmerischen Einkünften
Steuerberater	Für Freiberufler, Unternehmer, Personen mit Einkünften aus dem Ausland oder in komplexen Situationen	Teurer, aber geeignet für individuelle Steuerberatung

Mein ELSTER

Mein ELSTER – das offizielle Portal der deutschen Finanzverwaltung. Über dieses Portal können Sie Ihre Einkommensteuererklärung einreichen, elektronische Benachrichtigungen erhalten und Daten nutzen, die bereits von Ihrem Arbeitgeber, Ihrer Krankenkasse und anderen Organisationen übermittelt wurden.

Die Registrierung sollte am besten frühzeitig erfolgen: Der Zugang zum Konto und das Zertifikat können einige Zeit in Anspruch nehmen. Für die erste Steuererklärung ist dies besonders wichtig, da Sie ohne Zugang zum Portal die Formulare nicht schnell online einreichen können.

Steuerprogramme

Kommerzielle Programme stellen in der Regel Fragen in verständlicher Sprache, helfen dabei, typische Ausgaben nicht zu vergessen, und übermitteln die Steuererklärung über die ELSTER-Schnittstelle. Prüfen Sie vor der Auswahl:

Unterstützt der Dienst Ihr Steuerjahr?
Gibt es eine englische oder russische Benutzeroberfläche?
ob sie für Freiberufler, Einkünfte aus dem Ausland oder Immobilien geeignet ist;
wann die Zahlung gutgeschrieben wird; – Kann man zunächst eine Berechnung vornehmen, ohne die Steuererklärung einzureichen?

Verlassen Sie sich nicht auf Versprechungen einer „durchschnittlichen Steuerrückerstattung“ als Prognose für Ihre Situation: Die Berechnung hängt vom Gehalt, der Steuerklasse, den Ausgaben und der bereits einbehaltenen Steuer ab.

Lohnsteuerhilfeverein

Lohnsteuerhilfevereine helfen ihren Mitgliedern bei der Steuererklärung, ersetzen jedoch nicht in allen Fällen einen Steuerberater. Solche Vereine eignen sich in der Regel für Arbeitnehmer, Rentner und Personen mit begrenzten Einkommensarten. Wenn Sie eine unternehmerische Tätigkeit ausüben, freiberuflich tätig sind oder komplexe ausländische Einkünfte haben, kann der Anspruch auf Beratung eingeschränkt sein.

Steuerberater

Ein Steuerberater ist erforderlich, wenn ein Fehler teuer werden kann: Selbstständigkeit, Unternehmen, Umsatzsteuer, Einkünfte aus mehreren Ländern, Investitionen, Immobilien, Wohnsitzwechsel, Streitigkeiten mit dem Finanzamt. Die Kosten hängen vom Gegenstandswert, dem Arbeitsaufwand und der Gebührenverordnung ab, daher ist ein allgemeiner Preis aus einem Artikel selten verlässlich.

Unterlagen für die Steuererklärung

Legen Sie die Unterlagen bereit, bevor Sie mit dem Ausfüllen beginnen:

Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber;
[[Steuernummer und Steuer-ID in Deutschland [Was ist der Unterschied] | Steuer-ID]] und, falls vorhanden, Steuernummer;
IBAN für die Rückerstattung;
Bescheinigungen von Kranken-, Renten- und anderen Versicherungen;
Unterlagen zu Sozialleistungen: Elterngeld, Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld, Krankengeld;
Einkommensnachweise aus dem Ausland;
Quittungen und Rechnungen für Werbungskosten;
Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung und Unterlagen zum Doppelhaushalt, falls zutreffend;
Unterlagen zu Kindern, Kinderbetreuung und [[Kindergeld in Deutschland [Alles, was Sie wissen müssen] | Kindergeld]];
Spendenbescheinigungen;
den letzten Steuerbescheid, falls vorhanden.

Ihre Steuer-ID ist eine 11-stellige Identifikationsnummer. Normalerweise erhalten Sie diese nach der [[Anmeldung in Deutschland [So melden Sie Ihren Wohnsitz an] | Anmeldung]] und behält sie ein Leben lang. Die Steuernummer wird vom Finanzamt vergeben; bei der ersten Steuererklärung liegt diese möglicherweise noch nicht vor.

Einreichungsfristen im Jahr 2026

Die Frist hängt davon ab, ob Sie zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind und wer diese erstellt.

Situation	Frist
Steuererklärung für das Jahr 2025 ohne Berater obligatorisch	Bis zum 31. Juli 2026
Obligatorische Steuererklärung für das Jahr 2025 über einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein	In der Regel bis Ende Februar des zweiten Folgejahres; für das Jahr 2025 verschiebt sich die Frist aufgrund des Kalenders faktisch auf Anfang März 2027
Freiwillige Steuererklärung	In der Regel bis zum Ende des vierten Jahres nach dem Steuerjahr
Vorgabe des Finanzamts	Die Frist ist im Schreiben der Behörde angegeben

Wenn Sie merken, dass Sie die Frist nicht einhalten können, können Sie beim Finanzamt eine Fristverlängerung beantragen. Dies sollten Sie am besten vor Ablauf der Frist und unter Angabe eines triftigen Grundes tun.

Was passiert nach dem Absenden?

Nach der Einreichung bearbeitet das Finanzamt die Steuererklärung und versendet einen Steuerbescheid. Darin ist ersichtlich, ob die Behörde der Berechnung zugestimmt hat, ob eine Rückerstattung oder eine Nachzahlung anfällt und welche Ausgaben anerkannt wurden.

Wenn Sie mit dem Bescheid nicht einverstanden sind, können Sie innerhalb der festgelegten Frist Einspruch einlegen. Zögern Sie nicht, den Bescheid zu prüfen: Die Fristen in Steuerunterlagen werden in der Regel streng eingehalten.

Die Rückerstattung wird auf das angegebene Bankkonto überwiesen. Die Bearbeitungsdauer hängt vom Bundesland, der Auslastung des Finanzamts, der Komplexität der Steuererklärung und davon ab, ob zusätzliche Unterlagen erforderlich sind.

Häufige Fehler von Ausländern

Den Arbeitnehmer-Pauschbetrag als direkte Rückerstattung betrachten.
Einkünfte aus dem Ausland im Jahr des Umzugs nicht angeben.
Den Brief vom Finanzamt ignorieren, weil die Steuererklärung „sozusagen freiwillig“ ist.
Einen Dienst wählen, der keine freiberuflichen Tätigkeiten oder Einkünfte aus dem Ausland unterstützt.
Quittungen und Zahlungsbelege nicht aufbewahren.
Die Steuer-ID mit der Steuernummer verwechseln.
Die Steuererklärung muss am letzten Tag ohne Registrierung bei ELSTER eingereicht werden.
Den Steuerbescheid nach Erhalt nicht zu überprüfen.

FAQ

Frage	Antwort
Muss ein ausländischer Arbeitnehmer eine Steuererklärung abgeben?	Nicht immer. Wenn Sie ein normaler Arbeitnehmer mit einem einzigen Gehalt und ohne besondere Umstände sind, besteht möglicherweise keine Verpflichtung. Einkünfte im Ausland, Sozialleistungen, mehrere Arbeitgeber oder ein Schreiben des Finanzamts ändern jedoch die Situation.
Kann man die Steuererklärung auf Englisch einreichen?	Die offiziellen Formulare sind auf Deutsch. Einige kommerzielle Programme bieten eine englische Benutzeroberfläche an, die endgültige Übermittlung erfolgt jedoch an das deutsche Steuersystem.
Wie viel kann man zurückbekommen?	Es gibt keinen pauschalen Betrag. Die Rückerstattung hängt von der einbehaltenen Steuer, den Ausgaben, der familiären Situation und der Steuerklasse ab.
Müssen Belege aufbewahrt werden?	Ja. Auch wenn ein Teil der Daten elektronisch übermittelt wird, kann das Finanzamt Nachweise anfordern.
Was muss ich tun, wenn ich freiberuflich tätig bin?	Für Selbstständige sind die Regeln komplexer: Neben der Einkommensteuer können Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und Vorauszahlungen anfallen. Am besten organisieren Sie den Prozess gemeinsam mit einem Steuerberater oder mithilfe einer geeigneten Software.
Können alte Steuererklärungen noch eingereicht werden?	Bei freiwilligen Steuererklärungen gilt in der Regel eine vierjährige Frist. Im Jahr 2026 können noch Steuererklärungen für die Jahre 2022 bis 2025 eingereicht werden.