Steuererklärung in Deutschland: Wer muss sie einreichen, Fristen, Elster und Steuerrückerstattung

Eine Steuererklärung in Deutschland – Steuererklärung – ist nicht für jeden Arbeitnehmer erforderlich, in vielen Situationen jedoch verpflichtend. Selbst wenn keine Verpflichtung besteht, wird die Steuererklärung oft freiwillig eingereicht, um zu viel gezahlte Steuern nach einem Umzug, einem Arbeitsplatzwechsel, hohen Ausgaben oder falsch einbehaltener Kapitalertragsteuer zurückzubekommen.

Dieser Leitfaden erklärt, wann das Finanzamt die Steuererklärung erwartet, welche Unterlagen benötigt werden, wie man die Steuererklärung über Elster einreicht, was nach Erhalt des Steuerbescheids zu tun ist und warum man die Fristen besser nicht versäumen sollte.

Was ist eine Einkommensteuererklärung?

Für Privatpersonen handelt es sich in der Regel um die Einkommensteuererklärung – Einkommensteuererklärung. Darin gibt der Steuerpflichtige seine Einkünfte des Kalenderjahres, bereits einbehaltene Steuern und Ausgaben an, die die Steuerbemessungsgrundlage verringern können.

Als steuerlich in Deutschland ansässig gelten in der Regel Personen, die im Land leben oder hier ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben. Nach der Anmeldung beim Einwohnermeldeamt () unter entsteht für Einwanderer häufig die Verpflichtung, die deutschen Steuerregeln zu beachten. Auch Einkünfte aus dem Ausland können eine Rolle spielen: Die konkrete Regelung hängt vom Wohnsitz, der Art der Einkünfte und dem Doppelbesteuerungsabkommen mit dem jeweiligen Land ab.

Die Einkommensteuer in Deutschland ist progressiv. Bis zur Höhe des Grundfreibetrags wird keine Einkommensteuer erhoben. Für das Jahr 2026 beträgt der Grundfreibetrag 12.348 Euro pro Person, für das Jahr 2025 12.096 Euro. Liegt das Einkommen darüber, steigt der Steuersatz stufenweise an.

Welche Einkünfte sind in der Steuererklärung anzugeben?

In der Steuererklärung können verschiedene Einkommensarten ausgewiesen werden:

Beschäftigung als Arbeitnehmer und einbehaltene Lohnsteuer;
unternehmerische Tätigkeit;
Tätigkeiten in freien Berufen, zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure oder Journalisten;
Kapitalerträge: Zinsen, Dividenden, ETFs und Wertpapiere;
Vermietung von Immobilien;
Renten und bestimmte Arten von Zahlungen;
bestimmte Einkünfte aus dem Verkauf von Vermögenswerten;
ausländische Einkünfte, sofern diese für die Besteuerung oder die Steuerprogression relevant sind.

Nicht jedes Einkommen bedeutet automatisch eine Nachzahlung. Ein Teil der Steuer wird bereits vom Arbeitgeber oder von der Bank einbehalten. Die Steuererklärung ist erforderlich, damit das Finanzamt die einbehaltenen Beträge mit der tatsächlichen Jahressituation abgleichen kann.

Wer ist zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet?

Ein Arbeitnehmer ist oft nicht verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben, wenn er nur eine reguläre Beschäftigung ausübt und die Steuer vom Arbeitgeber korrekt einbehalten wurde. Eine Verpflichtung entsteht jedoch in folgenden typischen Fällen:

zusätzliche Einkünfte oder Zahlungen vorlagen, die sich auf den Steuersatz auswirken, beispielsweise Beihilfen, Entschädigungen oder Einkünfte aus dem Ausland;
Die Person war gleichzeitig bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt;
Ehepartner haben die Steuerklassen III/V oder IV/IV mit Faktor genutzt;
Bei der Lohnabrechnung wurden die individuellen Freibeträge bereits berücksichtigt;
gab es eine Abfindung bei Kündigung oder Vertragsauflösung;
Im Laufe des Jahres hat sich der Arbeitgeber gewechselt, und der neue Arbeitgeber hat die Daten des vorherigen Arbeitgebers nicht berücksichtigt;
Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit, Gewerbebetrieb, Vermietung oder anderen Quellen vorliegen;
Das Finanzamt hat ausdrücklich eine Steuererklärung angefordert.

Ein Minijob an sich begründet nicht immer eine Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung, wenn er nach gesonderten Regeln besteuert wird. Einkommenskombinationen sollten jedoch besser separat geprüft werden.

Wann es sich lohnt, die Steuererklärung freiwillig einzureichen

Die freiwillige Steuererklärung wird als Antragsveranlagung bezeichnet. Sie wird häufig von Arbeitnehmern eingereicht, die zwar nicht zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind, aber einen Teil der Steuer zurückerhalten möchten.

Dies kann hilfreich sein, wenn im Laufe des Jahres folgende Ereignisse eingetreten sind:

Fahrtkosten zur Arbeit, für die berufliche Weiterbildung, für den Heimarbeitsplatz oder für den Umzug;
medizinische, familiäre oder sonstige besondere Ausgaben;
Zeiten der Arbeitslosigkeit, des Studiums, der Elternzeit oder eines Umzugs nach Deutschland;
nur einen Teil des Jahres gearbeitet hat;
zu hohe, von der Bank auf Kapitalerträge einbehaltene Steuer;
Spenden oder Ausgaben für Haushaltsdienstleistungen.

Besonders häufig hilft eine Nachberechnung im Jahr des Umzugs. Der Arbeitgeber zieht zwar Steuern vom deutschen Gehalt ab, doch das gesamte Jahreseinkommen kann niedriger ausfallen, als bei der monatlichen Berechnung angenommen wurde. Mehr dazu unter: Steuern in Deutschland im Jahr des Umzugs.

Eine freiwillige Steuererklärung kann in der Regel innerhalb von vier Jahren nach Ablauf des Steuerjahres eingereicht werden.

Lohnsteuer: Lohnsteuer

Die Steuer auf das Arbeitsentgelt wird als Lohnsteuer bezeichnet. Der Arbeitgeber berechnet sie anhand der Angaben des Arbeitnehmers und überweist sie bei jeder Lohnzahlung an das Finanzamt. Auf der Lohnabrechnung – Lohnabrechnung, Entgeltabrechnung oder Gehaltsabrechnung – ist ersichtlich, wie viel für Steuern und Sozialabgaben einbehalten wurde.

Nach Ablauf des Jahres stellt der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung aus oder übermittelt sie elektronisch. Dieses Dokument wird für die Steuererklärung benötigt: Darin sind das Jahresgehalt, die einbehaltene Lohnsteuer, gegebenenfalls die Kirchensteuer, der Solidaritätszuschlag und die Sozialabgaben aufgeführt. Weitere Informationen: Lohnsteuerbescheinigung.

Kapitalerträge und Anlage KAP

Zinsen, Dividenden und viele Erträge aus Wertpapieren werden in der Regel über die Bank besteuert: Es wird Abgeltungssteuer einbehalten. Dabei gilt der Sparer-Pauschbetrag – 1.000 Euro pro Person oder 2.000 Euro für Ehepaare bei gemeinsamer Veranlagung.

Damit die Bank innerhalb dieses Betrags keine Steuer einbehält, reicht man einen Freistellungsauftrag ein. Falls kein Freistellungsauftrag vorliegt, die Obergrenze ungünstig verteilt ist oder der persönliche Steuersatz unter 25 % liegt, kann man über die Steuererklärung und den Anlage KAP eine Neuberechnung beantragen.

Falls Verluste aus dem Verkauf von Wertpapieren entstanden sind, ist es ebenfalls wichtig, diese korrekt zu erfassen. Das Finanzamt oder die Bank kann solche Verluste auf zukünftige Einkünfte derselben Art übertragen, um sie mit diesen zu verrechnen.

So reichen Sie Ihre Steuererklärung ein

Über Elster

Der offizielle Weg zur elektronischen Einreichung ist Elster. Für die Registrierung sind der Zugriff auf persönliche Daten und eine Bestätigung erforderlich, die nach einem festgelegten Verfahren versandt wird. Nach der Registrierung erhält der Steuerpflichtige ein elektronisches Zertifikat oder eine andere Zugangsmethode, mit der er die Steuererklärung signieren und absenden kann.

Über Elster können Sie die Steuererklärung online ausfüllen, verfügbare Steuerdaten hochladen und die Erklärung ohne handschriftliche Unterschrift einreichen. Ausführliche Anleitung: Elster Schritt für Schritt.

Unternehmer, Selbstständige und viele Personen mit gewerblicher Buchführung sind in der Regel verpflichtet, ihre Steuererklärung elektronisch einzureichen.

Über ein Steuerprogramm

Kommerzielle Steuerprogramme helfen dabei, die Formulare mit Fragen in verständlicher Sprache auszufüllen. Das ist praktisch, wenn es sich um einen Standardfall handelt und man die deutschen Steuerbegriffe versteht. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben liegt jedoch weiterhin beim Steuerpflichtigen.

Über einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein

Ein Steuerberater oder Fachanwalt für Steuerrecht ist hilfreich bei Einkünften aus dem Ausland, bei unternehmerischer Tätigkeit, bei Vermietung, bei Streitigkeiten mit dem Finanzamt, bei einem Umzug, bei Investitionen oder bei der Gefahr einer Nachzahlung.

Wenn es nur um Einkünfte aus Vermietung und Pacht sowie um Standardausgaben geht, kann man sich an einen Lohnsteuerhilfeverein wenden. Solche Vereine unterstützen Arbeitnehmer und Rentner im Rahmen der gesetzlich zulässigen Fälle gegen einen Mitgliedsbeitrag.

Die Kosten für einen Steuerberater hängen vom Einkommen, dem Arbeitsaufwand und den Tarifregelungen ab. Ein im Internet angegebener Festpreis kann ungenau sein, daher sollte man den Preis vor Beginn der Zusammenarbeit besser klären.

Auf Papier

Papierformulare sind nach wie vor möglich, allerdings nicht in allen Fällen, und treten zunehmend in den Hintergrund. Ist eine Einreichung in Papierform zulässig, werden die Formulare unterschrieben und an das Finanzamt am Wohnort geschickt. Bei einer gemeinsamen Steuererklärung von Ehepartnern – der Zusammenveranlagung – müssen beide unterschreiben.

Welche Formulare kommen am häufigsten vor?

Welche Unterlagen einzureichen sind, hängt von den Einnahmen und Ausgaben ab. Häufig sind dies:

das Hauptformular „Einkommensteuererklärung“;
Anlage N für Arbeitnehmer;
Anlage Vorsorgeaufwand für Versicherungs- und Rentenbeiträge;
Anlage Kind für Ausgaben und Angaben zu Kindern;
Anlage KAP für Kapitalerträge;
Anlage V für die Vermietung von Immobilien; – Anhänge für Selbstständige, Unternehmer und Einkünfte aus dem Ausland.

Programme und Elster geben in der Regel Hinweise darauf, welche Abschnitte erforderlich sind, doch komplexe Fälle sollten besser mit einem Fachmann abgeklärt werden.

Welche Unterlagen müssen zusammengestellt werden?

Für die Steuererklärung ist es hilfreich, Folgendes im Voraus vorzubereiten:

Lohnsteuerbescheinigung und die letzten Gehaltsabrechnungen;
Steuer-ID und, falls vorhanden, Steuernummer;
Bankauszüge über Zinsen, Dividenden und einbehaltene Steuern;
Mietverträge und Abrechnungen der Immobilienkosten;
Rechnungen für Berufsausbildung, Arbeitsmittel und Umzug;
Bescheinigungen über den Arbeitsweg;
Bescheinigungen über Sozialleistungen, Krankengeld, Elternzeit oder Arbeitslosengeld;
Unterlagen zu Einkünften aus dem Ausland;
Quittungen und Rechnungen für Ausgaben, die als Abzüge geltend gemacht werden.

In der Regel werden die Unterlagen nicht alle auf einmal eingereicht. Sie werden aufbewahrt und dem Finanzamt auf Anfrage vorgelegt. Wenn Sie einen hohen oder ungewöhnlichen Betrag angeben, sollten Sie eine Erläuterung zur Berechnung vorbereiten.

Bewerbungsfristen

Bei einer obligatorischen Steuererklärung gilt als Standardfrist für die eigenständige Einreichung der 31. Juli des Jahres, das auf das Steuerjahr folgt. So muss beispielsweise die Steuererklärung für das Jahr 2025 in der Regel bis zum 31. Juli 2026 eingereicht werden.

Wird die Steuererklärung von einem Steuerberater oder einem Lohnsteuerhilfeverein erstellt, ist die Frist in der Regel länger. Nach den pandemiebedingten Fristverlängerungen kehrten die Fristen schrittweise zur normalen Regelung zurück; daher ist es für das jeweilige Steuerjahr ratsam, das Datum auf der Website des Finanzamts, bei Elster oder bei einem Berater zu überprüfen.

Eine freiwillige Steuererklärung kann in der Regel bis zum Ende des vierten Jahres nach dem Steuerzeitraum eingereicht werden. Beispielsweise für das Jahr 2025 bis zum 31. Dezember 2029.

Was passiert nach der Einreichung?

Das Finanzamt prüft die Steuererklärung und fordert gegebenenfalls Unterlagen an. Die Frist für die Antwort wird in der Regel im Schreiben angegeben; sollten Sie diese nicht einhalten können, können Sie eine Verlängerung beantragen.

Nach der Prüfung erhalten Sie den Steuerbescheid. Darin sind folgende Angaben enthalten:

welche Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt werden;
welche Abzüge abgelehnt werden;
wie viel Steuer bereits einbehalten wurde;
ob eine Rückerstattung oder eine Nachzahlung fällig wird;
Bis zu welchem Datum muss eine Nachzahlung beglichen werden?

Wenn eine Rückerstattung zusteht, wird das Geld auf das angegebene Konto überwiesen. Wenn eine Nachzahlung erforderlich ist, ist die Zahlungsfrist im Bescheid angegeben.

Wie man Einspruch einlegt

Wenn Ihnen der Steuerbescheid fehlerhaft erscheint, können Sie Einspruch einlegen. Die Frist beträgt in der Regel einen Monat nach Erhalt des Bescheids. In der Einspruchsschrift müssen Sie genau angeben, womit Sie nicht einverstanden sind, und entsprechende Unterlagen oder Argumente beifügen.

Wichtig: Ein Einspruch allein hebt nicht immer die Verpflichtung auf, die angegebene Nachzahlung fristgerecht zu leisten. Wenn Sie die Vollstreckung aussetzen lassen möchten, ist dies ein separater Antrag – Aussetzung der Vollziehung.

Umzug aus Deutschland

Wenn jemand Deutschland mitten im Jahr verlassen hat, erlöschen die steuerlichen Verpflichtungen für dieses Jahr nicht automatisch. Oft muss eine Steuererklärung für den Zeitraum eingereicht werden, in dem der Steuerpflichtige in Deutschland steuerlich ansässig war, und es müssen Einkünfte angegeben werden, die sich auf den Steuersatz oder die Besteuerung auswirken.

Vor der Ausreise muss man sich abmelden. Außerdem ist es sinnvoll, dem Finanzamt die neue Adresse mitzuteilen und zu klären, ob die Steuererklärung für das Jahr des Wegzugs die letzte sein wird.

Was bei Verspätung droht

Wenn die Steuererklärung verpflichtend ist und nicht fristgerecht eingereicht wird, kann das Finanzamt:

an die Abgabe zu erinnern und eine neue Frist zu setzen;
einen Verspätungszuschlag festzusetzen;
in den gesetzlich vorgesehenen Fällen Verzugszinsen oder Zinsen zu berechnen;
die Einkünfte selbst zu ermitteln und auf der Grundlage dieser Ermittlung einen Steuerbescheid zu erstellen;
Zwangsmaßnahmen zu ergreifen, wenn der Steuerpflichtige die Aufforderungen ignoriert.

Bei einer verspäteten Pflichtsteuererklärung wird der Verspätungszuschlag oft mit 0,25 % des Steuerbetrags pro angefangenen Monat der Verspätung berechnet, mindestens jedoch 25 Euro pro Monat; die konkrete Berechnung hängt jedoch von der jeweiligen Situation und den gesetzlichen Bestimmungen ab.

Strafrechtliche Risiken

Das vorsätzliche Unterlassen der Steuererklärung oder das Verschweigen von Einkünften kann von einer verwaltungsrechtlichen Angelegenheit zu einer Steuerhinterziehung werden. Es drohen Geldstrafen und in schweren Fällen Freiheitsstrafen.

Die Schwellenwerte und Folgen hängen von den Umständen, der Rechtsprechung und dem Verhalten des Steuerpflichtigen ab. Bei versäumten Steuererklärungen, ausländischen Einkünften oder erheblichen Steuerausfällen sollten Sie sich daher nicht auf die Ratschläge aus diesem Artikel beschränken, sondern einen Steuerberater oder einen auf Steuerrecht spezialisierten Anwalt hinzuziehen.

Kurze Checkliste

Prüfen Sie, ob Sie zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind.
Sammeln Sie die Lohnsteuerbescheinigung, die Steuer-ID, Kontoauszüge und Belege für Ausgaben.
Entscheiden Sie, ob Sie die Steuererklärung selbst über Elster einreichen oder sich an einen Fachmann wenden.
Prüfen Sie die Frist speziell für Ihr Steuerjahr.
Bewahren Sie Quittungen und Unterlagen auf, auch wenn Sie diese nicht sofort einreichen.
Vergleichen Sie den Steuerbescheid nach Erhalt mit Ihrer Steuererklärung.
Falls ein Fehler vorliegt, verpassen Sie nicht die Frist für den Einspruch.

FAQ

Muss man nach der ersten freiwilligen Einreichung jedes Jahr eine Steuererklärung einreichen?

Nein, die freiwillige Einreichung allein macht die Steuererklärung nicht zu einer jährlichen Pflicht. Die Pflicht ergibt sich aus konkreten Umständen: Einkünfte, Steuerklassen, Anforderungen des Finanzamts und anderen Faktoren.

Ist eine Nachzahlung anstelle einer Rückerstattung möglich?

Ja. Dies ist der Fall, wenn im Laufe des Jahres zu wenig Steuer einbehalten wurde oder die Person tatsächlich zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet war. Bei einer freiwilligen Steuererklärung lässt sich das Risiko in einfachen Fällen vorab über Elster oder ein Steuerprogramm einschätzen.

Müssen alle Belege beigefügt werden?

In der Regel nicht. Die Unterlagen werden aufbewahrt und auf Anfrage an das Finanzamt übermittelt. Die geltend gemachten Ausgaben müssen jedoch nachweisbar sein.

Wo findet man offizielle Informationen?

Nutzen Sie für die Einreichung Elster und die Websites der Finanzverwaltung Ihres Bundeslandes. Bei komplexen Fällen – insbesondere bei Einkünften aus dem Ausland, Gewerbebetrieb, Vermietung, Kapitalanlagen und versäumten Fristen – ist es sicherer, sich persönlich beraten zu lassen.