Freiberufler in Deutschland: Wer gehört zu den freien Berufen und welche Steuern muss man zahlen?

Ein Freiberufler in Deutschland ist eine Person, die Einkünfte aus einer selbständigen freiberuflichen Tätigkeit erzielt: aus wissenschaftlicher, künstlerischer, schriftstellerischer, lehrender oder erzieherischer Tätigkeit oder aus einem der gesetzlich anerkannten Berufe, zum Beispiel als Arzt, Rechtsanwalt, Ingenieur, Architekt, Journalist oder Übersetzer. Der wesentliche Unterschied zu einem gewöhnlichen Gewerbe besteht darin, dass Einkünfte aus einer solchen Tätigkeit nicht der Gewerbesteuer unterliegen, sofern das Finanzamt die Tätigkeit tatsächlich als freiberuflich einstuft.

Dabei stellen Freiberufler weder eine gesonderte „Sonderregelung“ dar noch sind sie das deutsche Äquivalent zur russischen Selbstständigkeit. Die Steuern werden nach den allgemeinen Regeln für selbstständige Tätigkeit berechnet: Einkommensteuer auf den Gewinn, gegebenenfalls Umsatzsteuer, Vorauszahlungen und die jährliche Steuererklärung.

Was bedeutet „Freiberufler“?

Im deutschen Steuerrecht kommt es nicht auf die Bezeichnung „Freiberufler“ an, sondern auf die Art des Einkommens. § 18 des Einkommensteuergesetzes (EStG) spricht von „Einkünften aus selbständiger Arbeit“, also von Einkünften aus selbständiger Tätigkeit. Innerhalb dieser Kategorie gibt es Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit – also aus freiberuflicher Arbeit.

In der Praxis bedeutet dies drei Dinge:

• Die Person arbeitet selbstständig und nicht als Angestellter;
• Die Tätigkeit fällt unter die freien Berufe oder ähnelt diesen hinsichtlich Art und Qualifikationsniveau;
• Das Arbeitsergebnis basiert auf persönlichem Fachwissen sowie einem kreativen oder intellektuellen Beitrag.

Die formale Registrierung allein macht eine Person noch nicht zum Freiberufler. Und umgekehrt: Wenn die Tätigkeit im Wesentlichen zu einem freien Beruf gehört, kann das Einkommen als freiberuflich angesehen werden, selbst wenn das Finanzamt dies erst nach Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung prüft.

Welche Berufe gelten als freiberuflich?

§ 18 EStG führt mehrere Gruppen auf. Die Liste ist nicht abschließend: Sie enthält ausdrücklich genannte Berufe sowie die Formulierung „ähnliche Berufe“, also Berufe, die diesen ähnlich sind. Gerade wegen dieser Formulierung kommt es zu Streitigkeiten mit dem Finanzamt.

Tätigkeiten ohne starre Liste von Abschlüssen

Zu den freiberuflichen Tätigkeiten können gehören:

• wissenschaftliche Arbeit: Forschung, wissenschaftliche Publikationen, Fachartikel;
• künstlerische Tätigkeit: Musik, Malerei, Design als eigenständiges kreatives Schaffen;
• schriftstellerische Tätigkeit: Bücher, Artikel, technische Dokumentation, redaktionelle Arbeit;
• Unterricht: systematische Vermittlung von Wissen und Fähigkeiten, z. B. Sprachen, Programmieren, berufliche Fortbildungen;
• Erziehungsarbeit: pädagogische oder erzieherische Tätigkeit.

Nicht jede öffentliche oder kreative Tätigkeit wird automatisch als freiberufliche Tätigkeit eingestuft. So können beispielsweise ein Blog, ein Videokanal, die Betreuung sozialer Netzwerke, Marketing oder die Erstellung von Inhalten als Gewerbe gelten, wenn das Haupteinkommen nicht aus schriftstellerischer, künstlerischer oder lehrender Tätigkeit stammt, sondern aus Werbung, Verkauf, Promotion oder kommerziellen Plattformaktivitäten.

In § 18 EStG ausdrücklich genannte Berufe

Zu den klassischen freien Berufen zählen unter anderem:

• Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten;
• Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte;
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, beratende Wirtschaftswissenschaftler;
• Ingenieure, Architekten, Vermessungsingenieure, Handelschemiker;
• Journalisten und Fotojournalisten;
• Übersetzer und Dolmetscher;
• Lotsen.

Für viele dieser Berufe ist die Qualifikation entscheidend. Das Finanzamt achtet nicht nur auf die Bezeichnung der Dienstleistung auf der Rechnung, sondern auch auf die Ausbildung, die Berufserfahrung, den Inhalt der Tätigkeit und den Grad der persönlichen Verantwortung.

IT-Fachkräfte: Wann ist der Status als Freiberufler möglich?

IT-Berufe sind in § 18 EStG nicht ausdrücklich aufgeführt, daher sind hier insbesondere die Qualifikation und die Art des Projekts von Bedeutung. Die Rechtsprechung in Deutschland räumt ein, dass komplexe Softwareentwicklung, Systemarchitektur, IT-Beratung oder das Management technischer IT-Projekte einer ingenieurwissenschaftlichen Tätigkeit ähneln können.

Es gibt jedoch keine automatische Regel „Programmierer = Freiberufler“. Das Finanzamt prüft in der Regel:

• Verfügt der Fachmann über einen einschlägigen Hochschulabschluss oder vergleichbare Kenntnisse?
• inwieweit die Arbeit technisch anspruchsvoll und eigenständig ist;
• ob der Fachmann eine technische Lösung erarbeitet und nicht nur einfache Einstellungen vornimmt;
• Lässt sich die IT-Dienstleistung vom kommerziellen Weiterverkauf, vom Marketing, vom Hosting oder von der Vermittlungstätigkeit trennen?

Beispielsweise hat ein Entwickler, der komplexe Software für einen Kunden entwirft und programmiert, in der Regel gute Argumente für eine freiberufliche Tätigkeit. Die Erstellung einfacher Websites mit einem Website-Baukasten, die Betreuung eines Online-Shops, Vermittlungsdienstleistungen oder der Verkauf fertiger digitaler Produkte können hingegen eher als Gewerbe angesehen werden.

Wie man als Freiberufler anfängt

Für den steuerlichen Start ist in der Regel keine Gewerbeanmeldung erforderlich. Freiberufler melden dem Finanzamt die Aufnahme ihrer Tätigkeit über den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Das Formular wird elektronisch über ELSTER oder einen anderen zulässigen Steuerkanal eingereicht.

In der Regel werden im Fragebogen folgende Angaben gemacht:

• das Datum der Aufnahme der Tätigkeit;
• Beschreibung der Dienstleistungen;
• erwartete Einnahmen und Gewinne;
• Bankverbindung;
• Umsatzsteuerplan, einschließlich der Anwendung der Kleinunternehmerregelung, sofern diese zutrifft;
• Angaben zum Steuerberater, falls vorhanden.

Nach Bearbeitung des Antrags stellt das Finanzamt eine Steuernummer für die selbstständige Tätigkeit aus. Anschließend müssen Einnahmen und Ausgaben erfasst, Belege aufbewahrt und die Jahres-Steuererklärung eingereicht werden.

Welche Steuern zahlt ein Freiberufler?

Freiberufler sehen sich in der Regel mit drei Steuerbereichen konfrontiert.

Steuer	Wann fällt sie an?	Was ist wichtig?
Einkommensteuer	auf den Jahresgewinn	der Gewinn wird in das gesamte steuerpflichtige Einkommen der natürlichen Person einbezogen
Umsatzsteuer	sofern keine Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt und die Dienstleistung umsatzsteuerpflichtig ist	müssen Rechnungen mit Umsatzsteuer ausgestellt und Erklärungen/Vorabmeldungen eingereicht werden
Gewerbesteuer	gilt in der Regel nicht für freiberufliche Tätigkeiten	kann anfallen, wenn die Tätigkeit tatsächlich ein Gewerbe darstellt oder gemischte Einkünfte nicht aufteilbar sind

Freiberufler sind nicht von der Einkommensteuer befreit. Die Steuerersparnis betrifft in erster Linie die Gewerbesteuer, doch in der Praxis ist der Unterschied nicht immer groß.

Warum die Einsparungen bei der Gewerbesteuer oft geringer ausfallen, als es den Anschein hat

Für natürliche Personen und Personengesellschaften wird die Gewerbesteuer erst ab einem Gewerbebetrag von 24.500 Euro nach Abzug des Freibetrags erhoben. Die Steuerbemessungsgrundlage wird anhand der Steuermesszahl von 3,5 % berechnet und anschließend mit dem kommunalen Hebesatz multipliziert.

Beispiel: Ein Unternehmer erzielte einen Gewerbeertrag von 40.500 Euro.

1. 40.500 Euro abzüglich Freibetrag 24.500 Euro = 16.000 Euro.
2. 16.000 Euro × 3,5 % = 560 Euro Steuerbemessungsgrundlage.
3. Bei einem Hebesatz der Gemeinde von 410 % beträgt die Gewerbesteuer 2.296 Euro.

Für Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften gilt gemäß § 35 EStG eine Anrechnung der Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer: Die Einkommensteuer kann um bis zum Vierfachen des Gewerbesteuer-Messbetrags gemindert werden, jedoch nicht über die tatsächlich festgesetzte Gewerbesteuer hinaus und unter Berücksichtigung der festgelegten Beschränkungen.

Im Beispiel: 4 × 560 Euro = 2.240 Euro. Beträgt die tatsächliche Gewerbesteuer bei einem Hebesatz von 410 % 2.296 Euro, kann die reale zusätzliche Belastung nach der Anrechnung bei etwa 56 Euro liegen. Bei einem Hebesatz von bis zu 400 % wird die Gewerbesteuer oft fast vollständig durch die Anrechnung ausgeglichen. Bei einem höheren Hebesatz wächst die Differenz.

Wann der Status als Freiberufler wirklich wichtig ist

Dieser Status kommt besonders zum Tragen, wenn:

• Der Gewinn liegt dauerhaft über 24.500 Euro;
• Der kommunale Hebesatz liegt deutlich über 400 %;
• Die Tätigkeit lässt sich leicht von gewerblichen Dienstleistungen abgrenzen;
• Man kann den Kunden und dem Finanzamt den beruflichen Charakter der Tätigkeit klar darlegen;
• Es gibt keinen Verkauf von Waren, keine Vermittlung, keine Werbung und kein Agenturmodell, die die Tätigkeit in Richtung Gewerbe lenken würden.

Liegt der Gewinn unter 24.500 Euro und handelt es sich um ein Einzelunternehmen, fällt aufgrund des Freibetrags in der Regel keine Gewerbesteuer an. In diesem Fall ist die Einstufung als Freiberufler oft eher aus Gründen der einfachen Buchführung und Positionierung von Bedeutung als wegen unmittelbarer Steuereinsparungen.

Der Hebesatz variiert je nach Stadt und Gemeinde. Er muss an dem Ort überprüft werden, an dem sich die Betriebsstätte befindet oder an dem die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird. Bei der Telearbeit von zu Hause aus hängt dies oft vom Wohnort ab, doch die konkrete Zuordnung sollte je nach Situation geklärt werden.

Dürfen Freiberufler Mitarbeiter einstellen?

Ja, die Einstellung von Mitarbeitern an sich ist nicht verboten. § 18 EStG lässt die Hinzuziehung fachlich vorgebildeter Arbeitskräfte zu, sofern der Spezialist selbst leitend und eigenverantwortlich tätig bleibt, d. h. die Arbeit auf der Grundlage seines eigenen Fachwissens leitet und persönlich für das Ergebnis haftet.

Ein Risiko entsteht, wenn der Inhaber faktisch nur die Dienstleistungen seines Teams verkauft und nicht mehr persönlich das berufliche Ergebnis bestimmt. In diesem Fall kann das Finanzamt einen Gewerbebetrieb darin sehen.

Kann man Freiberufler und Gewerbe miteinander kombinieren?

Man kann verschiedene Einkommensarten gleichzeitig erzielen: zum Beispiel als Freiberufler unterrichten, Immobilien vermieten und parallel dazu ein gewerbliches Projekt betreiben. Ein Problem entsteht, wenn die freiberufliche und die gewerbliche Tätigkeit so stark miteinander verflochten sind, dass sie nicht zuverlässig voneinander getrennt werden können.

Um das Risiko zu verringern, ist es in der Regel wichtig:

• eine getrennte Buchführung über Einnahmen und Ausgaben führen;
• die Dienstleistungen in Verträgen und Rechnungen gesondert aufzuführen;
• Die Beratungstätigkeit darf nicht mit dem Verkauf von Waren oder der Vermittlung verwechselt werden;
• Strittige Modelle sollten im Vorfeld mit einem Steuerberater besprochen werden.

Häufige Fehler

• Sich nur deshalb als Freiberufler zu bezeichnen, weil die Arbeit aus der Ferne oder projektbezogen ausgeführt wird.
• Reichen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nicht ein, in der Erwartung einer gesonderten „Registrierung als Freiberufler“.
• Die Annahme, dass Freiberufler weder Umsatzsteuer noch Einkommensteuer zahlen.
• In Rechnungen eine zu allgemeine Beschreibung der Dienstleistung anzugeben, wodurch der berufliche Charakter der Tätigkeit nicht erkennbar ist.
• Die Vermischung von Entwicklung, Marketing, Weiterverkauf und Vermittlungsdienstleistungen ohne getrennte Buchführung.

Kurzes Fazit

Freiberufler in Deutschland sind kein Mittel, um „Steuern zu umgehen“, sondern eine steuerrechtliche Einstufung einer bestimmten beruflichen Tätigkeit. Sie kann von der Gewerbesteuer befreien, jedoch nicht von der Einkommensteuer, der Buchführung und der Steuererklärung. Je näher die Tätigkeit den Berufen gemäß § 18 EStG kommt und je besser die Qualifikation, der eigene Beitrag und die Selbstständigkeit nachgewiesen sind, desto stärker ist die Position gegenüber dem Finanzamt.