Remote-Arbeit für ein ausländisches Unternehmen von Deutschland aus: Steuern, Versicherungen und Anmeldung

Wenn Sie in Deutschland leben und im Homeoffice für ein Unternehmen aus einem anderen Land arbeiten, können Sie Ihr Einkommen in der Regel nicht einfach „dort lassen, wo es gezahlt wird“. Für in Deutschland steuerlich ansässige Personen gelten die deutschen Vorschriften: Einkommensteuer, Sozialversicherung, Krankenversicherung und die korrekte Regelung des Aufenthaltsstatus.

Es gibt zwei grundlegende Szenarien:

• Angestellter eines ausländischen Unternehmens – der Arbeitsvertrag bleibt bestehen, aber die deutschen Steuern und die Sozialversicherung müssen geregelt werden;
• Selbstständigkeit oder unternehmerische Tätigkeit – Sie erbringen Dienstleistungen als Freiberufler oder Gewerbetreibender und sind selbst für die Anmeldung, Steuern, Versicherungen und Buchhaltung verantwortlich.

Die Entscheidung darf nicht allein aus Bequemlichkeitsgründen getroffen werden. Wenn die Tätigkeit wie ein normales Arbeitsverhältnis mit einem einzigen Auftraggeber, festen Arbeitszeiten und der Unterstellung unter einen Vorgesetzten aussieht, kann die Einstufung als Freiberufler Fragen hinsichtlich einer Scheinselbstständigkeit aufwerfen.

Die wichtigste Regel für in Deutschland ansässige Personen

Bei Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland gilt eine Person in der Regel als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. Das bedeutet, dass sowohl deutsche als auch ausländische Einkünfte in der deutschen Steuererklärung berücksichtigt werden, sofern der konkrete Fall nicht anders geregelt ist.

Doppelbesteuerungsabkommen heben die Verpflichtung zur Abgabe einer deutschen Steuererklärung nicht auf. Sie legen fest, welches Land in welchem Umfang das Recht hat, ein bestimmtes Einkommen zu besteuern. Daher ist der Satz „Die Steuer wurde bereits im Ausland einbehalten“ kein ausreichender Grund, in Deutschland nichts anzugeben.

In komplexen Fällen sind folgende Punkte besonders wichtig:

• das Land des Arbeitgebers oder des Kunden;
• das Vorhandensein einer ständigen Vertretung;
• Vertragsart: Arbeitsvertrag, Dienstvertrag, Werkvertrag, B2B-Vertrag;
• Ort der tatsächlichen Arbeitsausübung;
• die Aufenthaltsdauer in Deutschland und im anderen Land;
• Staatsangehörigkeit und Aufenthaltsgenehmigung;
• Es gilt ein Doppelbesteuerungsabkommen.

Szenario 1: Sie bleiben Angestellter eines ausländischen Unternehmens

Wenn das ausländische Unternehmen weiterhin als Arbeitgeber fungiert, müssen in Deutschland zwei Bereiche geregelt werden: Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge. In der Praxis ist dies oft komplizierter, als es scheint, da der ausländische Arbeitgeber möglicherweise keine deutsche Lohnbuchhaltung hat.

Was man in der Regel prüfen sollte:

1. Ist der Arbeitgeber bereit, die deutschen Arbeitgeberpflichten zu erfüllen oder ein Payroll-/Lohnbüro zu beauftragen?
2. Verfügt der Arbeitgeber über eine Betriebsnummer für Meldungen an die Sozialversicherung?
3. Wer über das SV-Meldeportal oder ein Payroll-System Daten übermittelt.
4. Wie wird die Lohnsteuer einbehalten und abgeführt?
5. Welche Krankenkasse fungiert als Einzugsstelle für die Sozialbeiträge?
6. Ist eine Unfallversicherung über die Berufsgenossenschaft, beispielsweise die VBG, für bestimmte Büro- und IT-Tätigkeiten erforderlich?

Ein ausländischer Arbeitgeber mit einem Mitarbeiter in Deutschland benötigt möglicherweise eine deutsche Betriebsnummer. Der Antrag wird über den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit gestellt; er kann vom Arbeitgeber oder einem bevollmächtigten Vertreter, beispielsweise einem Steuerberater, eingereicht werden.

Sozialversicherungsbeiträge eines Angestellten

Im Jahr 2026 gelten für ein normales Arbeitsverhältnis folgende Grundsätze und Grenzwerte:

Art des Beitrags	Richtwert für 2026
Krankenversicherung	14,6 % zuzüglich des Zusatzbeitrags der jeweiligen Krankenkasse
Pflegeversicherung	grundsätzlich 3,6 %; für Kinderlose über 23 Jahre gilt ein Zuschlag
Rentenversicherung	18,6 %
Arbeitslosenversicherung	2,6 %
Beitragsbemessungsgrenze GKV/PV	69.750 Euro pro Jahr, 5.812,50 Euro pro Monat
Jahresarbeitsentgeltgrenze	77.400 Euro pro Jahr, 6.450 Euro pro Monat

Bei einem regulären deutschen Arbeitsverhältnis zahlt ein Teil der Beiträge der Arbeitgeber, ein Teil der Arbeitnehmer. Bei einem ausländischen Arbeitgeber ohne deutsche Niederlassung muss die Abwicklung gesondert vereinbart werden: Manchmal übernimmt dies ein Payroll-Anbieter oder ein Berater, manchmal wird die Abwicklung technisch über einen Vertreter des Arbeitgebers organisiert.

Sie sollten nicht eigenmächtig willkürliche Beträge „nach Augenmaß“ überweisen. Für die Sozialversicherung sind korrekte Meldungen, Beitragsnachweise, die Einzugsstelle und die Fristen entscheidend.

SV-Meldeportal statt sv.net

Der alte Dienst sv.net wird nicht mehr genutzt: Er wurde am 30.06.2024 endgültig eingestellt. Für elektronische Meldungen an die Sozialversicherung kommt das SV-Meldeportal oder ein professionelles Lohnabrechnungssystem zum Einsatz.

Für die Anmeldung im SV-Meldeportal benötigen Sie möglicherweise:

• Betriebsnummer des Arbeitgebers;
• Zugang über das ELSTER-Unternehmenskonto oder eine andere unterstützte Registrierungsmethode;
• Angaben zum Arbeitgeber und zum Arbeitnehmer;
• Informationen zur Krankenkasse und zur Sozialversicherung.

Das SV-Meldeportal ist kein Programm zur Lohnabrechnung. Es hilft bei der Übermittlung von Meldungen, ersetzt jedoch nicht die Berechnung von Beiträgen, Steuern und die Lohnabrechnung.

Steuernummer, Elster und Finanzamt

Für steuerliche Angelegenheiten kann eine Registrierung bei Elster und die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt erforderlich sein. Für Arbeitgeber ohne Sitz in Deutschland kann in Einzelfällen das Finanzamt Neubrandenburg zuständig sein, doch die konkrete Vorgehensweise hängt von der Struktur des Arbeitgebers und der Art der Tätigkeit ab.

Für Privatpersonen ist es wichtig, Folgendes nicht zu verwechseln:

• Steueridentifikationsnummer – persönliche Steueridentifikationsnummer;
• Steuernummer – die Steueridentifikationsnummer beim Finanzamt;
• Betriebsnummer – die Arbeitgeber-Nummer für die Sozialversicherung;
• Unternehmensnummer – Nummer für die Unfallversicherung/Berufsgenossenschaft.

Wenn es um die Gehaltsabrechnung eines ausländischen Arbeitgebers geht, sollten Sie sich am besten vorab bei einem Steuerberater oder einem Lohnbüro erkundigen. Ein Fehler zu Beginn kann zu nachträglichen Nachforderungen führen.

Szenario 2: Sie arbeiten als Freiberufler oder im Gewerbe

Wenn Sie kein Angestellter sind, sondern Dienstleistungen auf Vertragsbasis erbringen, müssen Sie in Deutschland in der Regel eine selbstständige Tätigkeit anmelden. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

• Freiberufler – freiberufliche Tätigkeit, sofern die Tätigkeit den deutschen Kriterien entspricht;
• Gewerbe – eine gewerbliche Tätigkeit, für die eine Anmeldung beim Gewerbeamt erforderlich ist.

Nach Aufnahme der Tätigkeit reicht der Unternehmer über ELSTER den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ beim Finanzamt ein. Bei freiberuflicher Tätigkeit besteht die Pflicht, die Aufnahme der Tätigkeit innerhalb eines Monats zu melden. Bei einem Gewerbe wird in der Regel zunächst eine Gewerbeanmeldung eingereicht, woraufhin die steuerliche Registrierung ebenfalls über ELSTER erfolgt.

Steuern für Selbstständige

Selbstständige Tätigkeit für Kunden im Ausland macht das Einkommen nicht zu „ausländischem“ Einkommen im Sinne einer Befreiung von der deutschen Steuer. Wenn die Tätigkeit von Deutschland aus ausgeübt wird, wird der Gewinn in der Regel in der deutschen Steuererklärung angegeben.

Mögliche Steuern und Pflichten:

• Einkommensteuer – Steuer auf das Einkommen natürlicher Personen;
• Umsatzsteuer – Mehrwertsteuer, sofern keine Befreiung vorliegt oder das Reverse-Charge-Verfahren bzw. die internationale Regelung zur Anwendung kommt;
• Gewerbesteuer – für Gewerbebetriebe bei Überschreitung der geltenden Schwellenwerte und abhängig von der Gemeinde;
• Vorauszahlungen, sofern das Finanzamt diese festlegt;
• Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, Rechnungen, Belege und Verträge.

Für Kunden innerhalb und außerhalb der EU können sich die Umsatzsteuerregeln unterscheiden. Bei B2B-Dienstleistungen sind häufig der Ort der Leistungserbringung, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Reverse-Charge-Verfahren und die korrekte Formulierung der Rechnung von Bedeutung. Dies ist einer der Punkte, die am besten individuell geprüft werden sollten.

Krankenversicherung

In Deutschland besteht eine Krankenversicherungspflicht. Für Personen mit Wohnsitz in Deutschland ist dies in § 193 VVG geregelt.

Bei Angestellten hängt die Wahl zwischen GKV und PKV unter anderem von der Jahresarbeitsentgeltgrenze ab. Im Jahr 2026 liegt die allgemeine Grenze für die Pflichtversicherung bei 77.400 Euro pro Jahr oder 6.450 Euro pro Monat. Liegt das regelmäßige Einkommen unter dieser Grenze, bleibt der Arbeitnehmer in der Regel in der gesetzlichen Pflichtversicherung, sofern keine besondere Ausnahme vorliegt.

Für Selbstständige ist es wichtig, im Voraus zu klären, ob Sie freiwillig in der GKV verbleiben können oder ob Sie in die PKV wechseln müssen bzw. wollen. Die freiwillige GKV für Unternehmer berechnet sich nach dem Einkommen, jedoch mit einer Mindest- und einer Höchstbemessungsgrundlage. Im Jahr 2026 liegt die Mindestbemessungsgrundlage für freiwillig Versicherte bei 1.318,33 Euro pro Monat; die Obergrenze für GKV/PV beträgt 5.812,50 Euro pro Monat.

Man sollte den Umzug oder die Gewerbeanmeldung nicht auf das „Modell“ stützen, über eine Kurzzeitbeschäftigung in die gesetzliche Krankenversicherung (GKV) einzutreten. Der Zugang zur GKV hängt von der Versicherungshistorie, dem Alter, dem Aufenthaltsstatus, dem bisherigen Versicherungssystem und den Einzelheiten des jeweiligen Falls ab.

Rentenbeiträge für Selbstständige

Nicht jeder Selbstständige ist verpflichtet, Rentenversicherungsbeiträge zu zahlen, aber bestimmte Gruppen von Selbstständigen sind pflichtversichert. Dazu können beispielsweise Lehrer, Erzieher, Pflegekräfte, Handwerker, Künstler und Publizisten gehören sowie Personen, die unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen dauerhaft und überwiegend für einen einzigen Auftraggeber tätig sind.

Die Deutsche Rentenversicherung gibt einen Satz von 18,6 % an. Für beitragspflichtige Selbstständige gelten im Jahr 2026 ebenfalls Berechnungsgrundlagen, darunter der Regelbeitrag und der halbe Regelbeitrag für Berufseinsteiger. Die Frage, ob Sie beitragspflichtig sind, sollten Sie besser nicht anhand der Berufsbezeichnung, sondern anhand des tatsächlichen Arbeitsmodells prüfen.

Wenn Sie fast ausschließlich für einen einzigen Kunden arbeiten, müssen Sie das Risiko einer Scheinselbstständigkeit und der Rentenpflicht vor der Registrierung abwägen. In strittigen Fällen kommt das Statusfeststellungsverfahren zum Einsatz.

Was passiert, wenn man das Einkommen nicht angibt?

Nicht angegebene Einkünfte können zu Steuernachforderungen, Zinsen, Bußgeldern und in schweren Fällen zu einer strafrechtlichen Einstufung als Steuerhinterziehung gemäß § 370 Abgabenordnung führen. Das Risiko steigt, wenn das Einkommen über Bankkonten, Versicherungsanträge, Visumunterlagen, Hypothekenanträge, Scheidungen, Unterhaltszahlungen oder den Informationsaustausch zwischen Ländern läuft.

Die richtige Strategie ist, nicht abzuwarten, bis das Finanzamt von sich aus nachfragt. Wenn das Einkommen bereits erzielt und nicht versteuert wurde, ist es sicherer, mit einem Steuerberater zu besprechen, wie die Situation korrekt bereinigt werden kann.

Praktische Checkliste

Bevor Sie von Deutschland aus mit der Remote-Arbeit beginnen, sollten Sie Folgendes prüfen:

• Wo Sie tatsächlich leben und ob Sie in Deutschland steuerlich ansässig sind;
• ein Arbeitsvertrag oder eine selbstständige Dienstleistung;
• Ist der ausländische Arbeitgeber bereit, die deutschen Verpflichtungen im Bereich der Lohnabrechnung zu erfüllen?
• Braucht man eine Betriebsnummer?
• Wer meldet die Einkünfte bei der Sozialversicherung an?
• Welche Krankenkasse kommt zum Tragen?
• Muss man sich als Freiberufler oder mit einem Gewerbe anmelden?
• Wie wird die Umsatzsteuer auf Ihre Kunden angewandt?
• Besteht das Risiko einer Scheinselbstständigkeit?;
• Hat die Arbeit Auswirkungen auf das Visum, die Blue Card, den Studentenstatus oder die Aufenthaltserlaubnis?

Wann wird genau ein Fachmann benötigt?

Ein Steuerberater oder ein spezialisierter Payroll-Experte ist besonders wichtig, wenn:

• Der Arbeitgeber hat seinen Sitz außerhalb der EU;
• Das Gehalt wird bereits in einem anderen Land besteuert;
• Sie erzielen Einkünfte in mehreren Währungen;
• Sie sind gleichzeitig Angestellter und Freiberufler;
• Es gibt einen einzigen Großkunden und das Risiko der Scheinselbstständigkeit;
• Sie müssen Ihre GKV beibehalten oder abschließen;
• Das Einkommen wirkt sich auf die Aufenthaltserlaubnis, den Daueraufenthaltsstatus oder Familienbeihilfen aus;
• Frühere Einkünfte wurden noch nicht angegeben.

Fazit

Remote-Arbeit für ein ausländisches Unternehmen von Deutschland aus ist möglich, darf aber nicht ausschließlich nach den Vorschriften des Landes des Arbeitgebers geregelt werden. Für Deutschland sind der tatsächliche Wohn- und Arbeitsort, die Art des Vertrags, die Steuererklärung, die Krankenversicherung und die Sozialversicherung entscheidend.

Am sichersten ist es, zunächst den Status zu klären, dann die steuerlichen und versicherungsrechtlichen Aspekte zu regeln und erst danach einen langfristigen Arbeitsvertrag abzuschließen. In strittigen Fällen ist eine Beratung vor Arbeitsbeginn kostengünstiger als die Korrektur von Fehlern nach mehreren Monaten der Gehaltszahlungen.