Kündigungserklärung in Deutschland: Aufbau, Fristen und deutsche Formulierungen

Die Kündigung in Deutschland muss als schriftliches Schreiben mit eigenhändiger Unterschrift eingereicht werden. E-Mails, Messenger-Nachrichten, PDF-Dateien ohne Originalunterschrift oder mündliche Mitteilungen ersetzen nicht die Schriftform für die Kündigung eines Arbeitsvertrags. Im Folgenden finden Sie eine praktische Anleitung: Was Sie vor der Einreichung prüfen sollten, wie Sie das Schreiben an den Arbeitgeber übermitteln und welche deutschen Formulierungen Sie verwenden können.

Kurz: Was vor der Einreichung wichtig ist zu prüfen

• Suchen Sie im Arbeitsvertrag den Abschnitt „Kündigung“, „Termination“ oder einen Verweis auf den Tarifvertrag.
• Klären Sie die Kündigungsfrist: Diese kann sich aus dem Arbeitsvertrag, dem Tarifvertrag oder dem Gesetz ergeben.
• Berechnen Sie das Datum des Arbeitsende so, dass der Arbeitgeber das Schreiben rechtzeitig erhält.
• Verfassen Sie ein schriftliches Kündigungsschreiben in deutscher Sprache und unterschreiben Sie es eigenhändig.
• Übergeben Sie die Kündigung so, dass Sie einen Nachweis über das Empfangsdatum haben.
• Bewahren Sie eine Kopie des Schreibens und eine Empfangsbestätigung auf.

Wenn es sich um eine Sonderfall handelt – Probezeit, befristeter Vertrag, Tarifvertrag, Konflikt mit dem Arbeitgeber, Urlaub, Krankheit oder eine mögliche fristlose Kündigung –, sollten Sie sich besser nicht nur auf eine Vorlage verlassen, sondern die Bedingungen gesondert prüfen.

Warum die Kündigung in Papierform eingereicht werden muss

Für die Kündigung eines Arbeitnehmers auf eigenen Wunsch gilt in Deutschland die Schriftform. Das bedeutet, dass das Kündigungsschreiben ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben werden muss. Eine elektronische Form der Kündigung des Arbeitsvertrags ist ausgeschlossen, daher besteht das Risiko, dass ein Schreiben per E-Mail, WhatsApp, SMS oder ein Dokument mit einer einfachen digitalen Signatur als ungültige Kündigungsform angesehen wird.

In der Praxis sieht das so aus:

• Drucken Sie die Kündigung aus;
• Geben Sie das Datum an;
• Unterschreiben Sie das Schreiben mit einem Kugelschreiber;
• Übergeben Sie dem Arbeitgeber das Original;
• Behalten Sie eine Kopie und einen Empfangsnachweis für sich.

So ermitteln Sie die Kündigungsfrist

Überprüfen Sie zunächst Ihren Arbeitsvertrag. In der Regel findet sich der relevante Punkt unter den Begriffen „Kündigung“, „Kündigungsfrist“ oder „Termination“. Wenn im Vertrag auf einen Tarifvertrag verwiesen wird, kann die Kündigungsfrist durch den Tarifvertrag geregelt sein. Sind keine besonderen Bedingungen vorhanden, gelten die allgemeinen Bestimmungen des deutschen Arbeitsrechts; für das konkrete Datum müssen Sie jedoch in jedem Fall Ihre individuelle Situation prüfen.

Beispiel für eine Klausel zur Kündigungsfrist in einem deutschen Arbeitsvertrag

Die Frist muss ab dem Zeitpunkt berechnet werden, zu dem der Arbeitgeber die Kündigung erhalten hat, und nicht ab dem Tag, an dem Sie sie verfasst oder versendet haben. Berücksichtigen Sie daher bei einem Versand per Post die Zustellzeit. Wenn Sie sich hinsichtlich des genauen Enddatums unsicher sind, lassen Sie sich am besten vor der Einreichung beraten, da ein Fehler bei der Frist das tatsächliche Ende des Arbeitsverhältnisses verschieben kann.

Wie übergibt man die Kündigung dem Arbeitgeber?

Am einfachsten ist es, das Original persönlich zu übergeben und darum zu bitten, das Empfangsdatum auf Ihrer Kopie zu vermerken. Ist eine persönliche Übergabe nicht möglich, versenden Sie das Schreiben per Post mit Rückschein. In Deutschland wird hierfür häufig das Einschreiben verwendet; weitere Informationen zum Postversand finden Sie unter [[How To Send A Letter In Germany [A Postal Guide in English] | Einschreiben Rückschein]].

Lesen Sie auch:

[[How To Send A Letter In Germany [A Postal Guide in English] | Wie man einen Brief in Deutschland verschickt]]

Vor der Übergabe des Papieroriginals können Sie Ihren Vorgesetzten mündlich über Ihre Entscheidung informieren, wenn Sie ein gutes Verhältnis bewahren möchten. Eine solche Mitteilung ersetzt jedoch nicht die Kündigung selbst.

In welcher Sprache soll die Kündigung verfasst werden?

Es ist besser, das Kündigungsschreiben auf Deutsch zu verfassen. Selbst wenn die Arbeitssprache im Team Englisch ist, werden die rechtswirksame Fassung des Vertrags und die Personalunterlagen oft auf Deutsch geführt. Ein deutsches Schreiben verringert das Risiko von Missverständnissen in der Personalabteilung und bei der Führungskraft.

Beispiel für eine Klausel zum Vorrang der deutschen Vertragsfassung

Der Stil sollte formell sein. Verwenden Sie in der Anrede „Sie“, auch wenn Sie im Arbeitsalltag mit Ihrem Vorgesetzten auf „du“ sind.

An wen ist das Schreiben zu richten?

Prüfen Sie, wer im Unternehmen die Kündigung entgegennimmt: der direkte Vorgesetzte, die Personalabteilung, die Geschäftsführung oder eine bestimmte juristische Person des Arbeitgebers. Wenn im Vertrag der Arbeitgeber als Unternehmen und nicht als einzelner Manager angegeben ist, müssen die Unternehmensangaben im Schreiben mit denen im Vertrag übereinstimmen.

Wenn die Personalabteilung um eine Kopie bittet, können Sie ein zweites Exemplar anfertigen. Das Original muss jedoch den richtigen Empfänger erreichen, und Sie sollten einen Empfangsnachweis behalten.

Formale Struktur der Kündigung

Beispiel für ein Kündigungsschreiben in Deutschland

Format einer deutschen Kündigungserklärung

Felder und Erscheinungsbild

Bei der Geschäftskorrespondenz in Deutschland orientiert man sich häufig an DIN 5008. In praktischen Vorlagen für DIN A4 finden sich folgende Felder:

• linker Rand: 2,5 cm;
• rechter Rand: 2,0 cm;
• oberer Rand: 4,5 cm;
• unterer Rand: 2,5 cm.

Dies ist nicht die wichtigste rechtliche Voraussetzung für eine Kündigung. Wichtiger ist, dass das Schreiben verständlich ist, die richtigen Angaben enthält und handschriftlich unterschrieben ist.

Angaben zum Absender

Geben Sie die Kontaktdaten an, unter denen der Arbeitgeber Sie nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erreichen kann:

• vollständiger Name;
• die Adresse;
• Postleitzahl und Ort;
• die private Telefonnummer;
• persönliche E-Mail-Adresse.

Wenn Sie umziehen, geben Sie eine Adresse an, unter der Sie Ihre Post sicher erhalten können. Der Arbeitgeber kann Ihnen dorthin ein Arbeitszeugnis, Bescheinigungen oder andere Unterlagen zusenden.

Angaben zum Arbeitgeber

Im Adressfeld werden üblicherweise folgende Angaben gemacht:

• Name des Unternehmens;
• Name des Ansprechpartners oder der Abteilung;
• die Anschrift des Unternehmens;
• Postleitzahl und Ort.

Wenn Sie einen Umschlag mit Sichtfenster verwenden, wird die Empfängeradresse in der Regel links platziert, damit sie im Sichtfenster korrekt angezeigt wird.

Datum und Betreff des Schreibens

Das Datum des Schreibens wird separat angegeben, in der Regel rechts. Im Betreff des Schreibens reicht es aus, deutlich zu vermerken, dass es sich um eine Kündigung handelt. Mögliche Formulierungen:

• Kündigung
• Kündigung meines Arbeitsvertrags zum TT.MM.JJJJ
• Kündigung meines Arbeitsvertrags, Personalnummer: XXX

Falls Sie eine Personalnummer haben, können Sie diese in den Betreff oder in eine separate Zeile einfügen.

Anrede

Verwenden Sie das offizielle Formular:

DE: Sehr geehrte Frau [Nachname],

RU: Sehr geehrte Frau [Nachname],

DE: Sehr geehrter Herr [Nachname],

RU: Sehr geehrter Herr [Nachname],

Wenn Sie den konkreten Adressaten nicht kennen, können Sie die neutrale Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden.

Hauptabschnitt zur Vertragsauflösung

Der Hauptsatz sollte kurz und eindeutig sein:

DE: Hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum TT.MM.JJJJ.

RU: Hiermit kündige ich das Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß und unter Einhaltung der Kündigungsfrist zum TT.MM.JJJJ.

Das Datum in diesem Satz bezieht sich in der Regel auf das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Geben Sie es nicht nach Augenmaß an: Überprüfen Sie zunächst den Arbeitsvertrag, den Tarifvertrag und das voraussichtliche Datum des Eingangs des Schreibens beim Arbeitgeber.

Muss ein Kündigungsgrund angegeben werden?

Bei einer gewöhnlichen Kündigung aus eigenem Wunsch muss der Arbeitnehmer in der Regel keinen Grund angeben. Wenn Sie einen neutralen Ton beibehalten möchten, sollten Sie besser keine emotionalen Details, Vorwürfe oder lange Erklärungen hinzufügen. Diese können separat besprochen werden, beispielsweise bei einem Exit-Interview.

Empfangsbestätigung anfordern

Man kann den Arbeitgeber bitten, den Erhalt der Kündigung und das Datum des Endes des Arbeitsverhältnisses schriftlich zu bestätigen. Eine solche Bestätigung ist für die eigene Akte nützlich, aber es ist ratsam, unabhängig vom guten Willen des Arbeitgebers einen Nachweis über die Übermittlung zu haben.

DE: Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung sowie das Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses schriftlich.

RU: Bitte bestätigen Sie schriftlich den Erhalt dieses Antrags und das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Der Arbeitgeber kann ein separates Schreiben ausstellen oder Ihre Kopie mit Datum und Unterschrift versehen.

Arbeitszeugnis und Urlaubsbescheinigung

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Wenn Sie nicht nur eine einfache Bescheinigung über die ausgeübte Tätigkeit und die Beschäftigungsdauer benötigen, sondern ein umfassendes Zeugnis mit einer Bewertung der Arbeit und des Verhaltens, fordern Sie das qualifizierte Arbeitszeugnis direkt im Schreiben an.

DE: Außerdem bitte ich um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.

RU: Bitte stellen Sie mir außerdem ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus.

Separat kann eine Urlaubsbescheinigung angefordert werden. Dabei handelt es sich um eine Bescheinigung darüber, welcher Urlaub im laufenden Kalenderjahr bereits gewährt oder ausgeglichen wurde. Diese kann der neue Arbeitgeber benötigen, um die verbleibenden Urlaubstage korrekt zu berechnen.

Beispiel für eine allgemeine Anfrage:

DE: Außerdem bitte ich um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses sowie einer Urlaubsbescheinigung.

RU: Ich bitte außerdem um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses sowie einer Urlaubsbescheinigung.

Lesen Sie auch:

Was passiert mit dem Urlaub bei einem Jobwechsel?

Höfliche Schlussformel und Unterschrift

Am Ende kann man einen kurzen Dank hinzufügen, sofern dies der Situation angemessen ist:

DE: Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit. Ich wünsche Ihnen und dem Unternehmen weiterhin viel Erfolg.

RU: Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit. Ich wünsche Ihnen und dem Unternehmen weiterhin viel Erfolg.

Beenden Sie das Schreiben mit einer Standardformel:

DE: Mit freundlichen Grüßen

RU: Mit freundlichen Grüßen

Tragen Sie unten Ihren vollständigen Namen ein und leisten Sie eine eigenhändige Unterschrift. Für das Original des Schreibens sollten Sie am besten einen normalen Kugelschreiber verwenden; die Unterschrift muss auf dem Papierdokument stehen.

Mini-Vorlage für eine Kündigung auf Deutsch

[Ihr Name]
[Ihre Adresse]
[Postleitzahl und Ort]

[Name des Unternehmens]
[Ansprechpartner oder Personalabteilung]
[Adresse des Unternehmens]
[Postleitzahl und Ort]

[Stadt], [Datum]

Kündigung meines Arbeitsvertrags zum TT.MM.JJJJ

Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname],

Hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß und fristgerecht zum TT.MM.JJJJ.

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung sowie das Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses schriftlich.

Außerdem bitte ich um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses sowie einer Urlaubsbescheinigung.

Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]
[gedruckter Name]

Häufige Fehler

• Die Kündigung nicht ausschließlich per E-Mail oder über einen Messenger versenden.
• Berechnen Sie die Frist ab dem Versanddatum und nicht ab dem Datum des Eingangs beim Arbeitgeber.
• Angabe eines falschen Arbeitgebers oder einer falschen Firmenadresse.
• Die eigenhändige Unterschrift vergessen.
• Fügen Sie keine langen, emotionalen Erklärungen anstelle einer neutralen Formulierung hinzu.
• Keine Kopie des Schreibens und keine Empfangsbestätigung aufbewahren.
• Fordern Sie das Arbeitszeugnis nicht sofort an, um anschließend keine Zeit mit separatem Schriftverkehr zu verschwenden.

Fazit

Eine gute Kündigung in Deutschland ist kein langes Schreiben, sondern ein präzises, formelles Dokument. Überprüfen Sie die Kündigungsfrist, verfassen Sie die Kündigung auf Deutsch, unterschreiben Sie das Original in Papierform und übergeben Sie es so, dass das Empfangsdatum nachweisbar ist. Wenn der Vertrag komplexe Bedingungen enthält oder Sie sich bezüglich des Enddatums nicht sicher sind, sollten Sie die Berechnung vor Einreichung der Kündigung überprüfen.

Dieser Beitrag dient lediglich der Information und ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung. Wenden Sie sich in strittigen oder ungewöhnlichen Fällen an einen Rechtsanwalt, eine Gewerkschaft, den Betriebsrat oder einen anderen qualifizierten Berater.