Eigentümerversammlung in Deutschland: So läuft eine Eigentümerversammlung ab

Die Wohnungseigentümerversammlung in Deutschland – Wohnungseigentümerversammlung oder Eigentümerversammlung – ist das Forum, in dem die Wohnungseigentümer Beschlüsse über das gemeinschaftliche Hausvermögen fassen. Durch solche Beschlüsse werden der Haushalt, Reparaturen, die Hausordnung, die Tätigkeit des Verwalters, Versicherungsverträge, die Modernisierung des Gebäudes und die Nutzung der Gemeinschaftsräume geregelt.

Die Regeln basieren auf dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Für den Wohnungseigentümer ist dies keine reine Formalität: Selbst wenn er nicht an der Versammlung teilnimmt, gelten die gefassten Beschlüsse in der Regel für alle, bis ein Gericht sie für ungültig erklärt.

Wann findet die Versammlung statt?

Der Hausverwalter (Verwalter) muss mindestens einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung einberufen. Eine außerordentliche Versammlung findet statt, wenn dies in der Gemeinschaftsordnung vorgesehen ist oder wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer dies schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt.

In der Praxis ist eine außerordentliche Versammlung erforderlich, wenn eine Angelegenheit nicht bis zur nächsten Jahresversammlung aufgeschoben werden kann: dringende Reparaturen, ein eiliger Vertrag mit einem Auftragnehmer, ein Konflikt um das Gemeinschaftseigentum, eine größere Modernisierung oder eine Entscheidung, ohne die der Verwalter nicht handeln kann.

Ist die Anwesenheit verpflichtend?

Das WEG verpflichtet nicht jeden Eigentümer, persönlich an der Versammlung teilzunehmen. Die Teilnahme ist jedoch aus drei Gründen wichtig:

• Die Beschlüsse können sich auf die Höhe der Hausgeld- und Sonderumlagen auswirken;
• Es werden die Regeln für die Nutzung des Gemeinschaftseigentums besprochen; – Ein abwesender Eigentümer kann später in der Regel nicht einfach behaupten, er habe nichts davon gewusst oder sei nicht einverstanden.

Ist eine Teilnahme nicht möglich, kann eine Vollmacht erteilt werden. Nach dem WEG muss die Vollmacht zur Stimmabgabe in Textform vorliegen. In der Teilungserklärung, der Gemeinschaftsordnung oder dem Verwaltungsvertrag können zusätzliche Anforderungen an den Bevollmächtigten festgelegt sein, daher lohnt es sich, diese im Voraus zu prüfen.

Welche Themen stehen auf der Tagesordnung?

In der Regel besprechen die Eigentümer:

• Jahresbericht und Wirtschaftsplan;
• die Höhe der Hausgeldbeiträge und der Rücklagen für die Instandhaltung des Hauses;
• Instandhaltung von Fassade, Dach, Treppenhaus, Rohrleitungen, Fenstern und Haustechnik;
• Verträge mit dem Verwalter, Reinigungsdiensten, Gärtnern, Versicherungen und Versorgungsunternehmen;
• die Hausordnung;
• die Nutzung des Kellers, der Parkplätze, des Hofes, der Fahrradstellplätze und anderer Gemeinschaftsbereiche;
• bauliche Veränderungen – bauliche Änderungen und Modernisierungen;
• Streitigkeiten zwischen Eigentümern, sofern sie das Gemeinschaftseigentum betreffen.

Die Beschlüsse selbst müssen sich auf Themen beziehen, die bei der Einberufung angegeben wurden. Wenn ein wichtiges Thema nicht in der Einladung aufgeführt ist, kann dies ein Argument für die Anfechtung des Beschlusses sein.

Beispiele für Themen

Spalte	Was wird üblicherweise besprochen
Außenbereich des Hauses	Begrünung, Baumpflege, Parkplätze, Fahrradabstellplatz, Hofbelag
Verhalten der Bewohner	Ruhe, Müll, Nutzung des Treppenhauses, Nachbarschaftskonflikte, Einhaltung der Hausordnung
Nebenkosten und Versicherungen	Reinigung, Gebäudeversicherung, Hausstrom, Heizungswartung, Nebenkosten
Individuelle Änderungen	Klimaanlage, Balkon, Vordach, Ladestation, Austausch von Fenstern oder Türen
Instandhaltung und Modernisierung	Dach, Fassade, Rohrleitungen, Treppenhaus, Abwasserkanalisation, energetische Sanierung

Die Hausordnung darf die Rechte der Bewohner und Eigentümer nicht willkürlich einschränken. So lassen sich beispielsweise Kinderlärm, übliche Gästebesuche, die angemessene Nutzung von Haushaltsgeräten oder die eigenständige Aufrechterhaltung einer angenehmen Raumtemperatur nicht so einfach verbieten wie das Abstellen von Gegenständen im Treppenhaus. Konkrete Einschränkungen hinsichtlich der Zeiten, der Sicherheit und der Nutzung gemeinschaftlicher Bereiche können jedoch zulässig sein, sofern sie verhältnismäßig sind und nicht im Widerspruch zu übergeordneten Vorschriften stehen.

Wie werden die Eigentümer einberufen?

In der Regel wird die Versammlung vom Verwalter einberufen. Gibt es keinen Verwalter oder weigert sich dieser unrechtmäßig, dies zu tun, erlaubt das WEG die Einberufung durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Stellvertreter oder einen Eigentümer, der durch einen Beschluss dazu bevollmächtigt wurde.

Die Einladung muss in Textform erfolgen. Dies kann ein Brief oder ein anderes Textformat sein, sofern daraus der Absender, der Empfänger, das Datum, der Ort, die Art der Versammlung und die Tagesordnung hervorgehen.

Nach dem geltenden WEG muss die Einberufungsfrist unter normalen Umständen mindestens drei Wochen betragen, sofern keine besondere Dringlichkeit vorliegt. Daher sollte die alte Regel „zwei Wochen“ besser nicht als aktueller Richtwert herangezogen werden. In der Gemeinschaftsordnung können detailliertere interne Regelungen enthalten sein, diese dürfen jedoch die zwingenden gesetzlichen Vorgaben nicht außer Acht lassen.

Persönliche, hybride und virtuelle Teilnahme

Die Eigentümer können beschließen, dass die Teilnehmer berechtigt sind, sich elektronisch zuzuschalten und ihre Rechte ganz oder teilweise über elektronische Kommunikation auszuüben. Nach den Änderungen des WEG ist auch eine vollständig virtuelle Eigentümerversammlung möglich: Hierfür ist ein Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erforderlich, und die Dauer dieser Regelung ist auf einen Zeitraum von bis zu drei Jahren ab dem Zeitpunkt des Beschlusses begrenzt.

Das virtuelle Format muss hinsichtlich der Teilnahmemöglichkeiten und der Abstimmungsmöglichkeiten mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Wenn die technische Organisation es dem Wohnungseigentümer nicht ermöglicht, tatsächlich teilzunehmen, kann dies ein Problem für die Rechtswirksamkeit des Beschlusses darstellen.

Wie werden die Stimmen gezählt?

Grundregel des WEG: Bei Abstimmungen entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, und jeder Eigentümer hat eine Stimme. Gehört eine Wohnung mehreren Personen gemeinsam, so stimmen diese einheitlich ab.

In der Praxis muss man die Unterlagen des jeweiligen Hauses prüfen. Die Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung können ein anderes Berechnungsprinzip vorsehen, beispielsweise nach Miteigentumsanteilen oder nach Objekten. Daher ist es vor einer umstrittenen Abstimmung wichtig zu prüfen, welches Prinzip genau in dieser WEG gilt.

Der Eigentümer nimmt bei Themen, bei denen ein Interessenkonflikt besteht, nicht an der Abstimmung teil, beispielsweise wenn ein Beschluss ein Geschäft der Eigentümergemeinschaft mit ihm oder einen Rechtsstreit gegen ihn betrifft.

Gibt es eine Beschlussfähigkeit?

Nach der WEG-Reform hat die bisherige Logik des obligatorischen Quorums an Bedeutung verloren: Das Gesetz geht davon aus, dass Beschlüsse mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst werden, sofern der Antrag ordnungsgemäß gestellt wurde und keine besonderen Anforderungen an die Mehrheit bestehen. Die Satzung der jeweiligen Eigentümergemeinschaft kann jedoch zusätzliche Regelungen enthalten, und für einzelne Beschlüsse können gesetzlich oder vertraglich festgelegte besondere Schwellenwerte erforderlich sein.

In der Praxis bedeutet dies Folgendes: Man sollte nicht davon ausgehen, dass die Abwesenheit der Hälfte der Eigentümer automatisch jeden Beschluss blockiert. Bei größeren Ausgaben, baulichen Veränderungen und strittigen Themen ist es jedoch ratsam, vorab die Teilungserklärung, die Gemeinschaftsordnung und die aktuelle Rechtslage zu prüfen.

Protokoll und Beschluss-Sammlung

Gemäß dem WEG muss über die Beschlüsse der Versammlung unverzüglich ein Protokoll (Niederschrift) angefertigt werden. Darin werden in der Regel festgehalten:

• Ort, Datum und Form der Versammlung;
• wer die Versammlung geleitet hat;
• Informationen zur Einladung und zur Tagesordnung;
• die Anwesenden und die vorgelegten Vollmachten;
• Formulierungen der Beschlüsse;
• Abstimmungsergebnisse: Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen;
• Unterschriften der Personen, die im WEG und in der Hausordnung vorgesehen sind.

Für die Eigentümer ist nicht nur eine Kopie des Protokolls wichtig, sondern auch die Beschluss-Sammlung – die Sammlung der Beschlüsse. Der Verwalter führt diese Sammlung, und der Eigentümer hat das Recht, Einsicht zu verlangen. Wenn Sie mit einem Beschluss nicht einverstanden sind, sollten Sie nicht monatelang warten: Die Fristen für die Einreichung einer Klage laufen ab dem Datum der Beschlussfassung und nicht ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie sich das Protokoll im Detail durchgelesen haben.

Wie kann man einen Beschluss anfechten?

Wurde ein Beschluss unter Verstoß gegen das Gesetz, die Tagesordnung, die Einberufungsvorschriften oder die Rechte eines Eigentümers gefasst, kann er durch eine Anfechtungsklage angefochten werden. Nach dem WEG muss die Klage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung eingereicht und innerhalb von zwei Monaten nach der Beschlussfassung begründet werden.

Eine Beschlussklage wird gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer erhoben. Das zuständige Gericht richtet sich in der Regel nach dem Standort der Immobilie. Wird die Frist versäumt, bleibt der Beschluss in der Regel wirksam, außer in Fällen der Nichtigkeit, in denen zwingende Vorschriften verletzt wurden.

Was sollte ein Wohnungseigentümer vor der Versammlung prüfen?

• Haben Sie eine Einladung in der vorgeschriebenen Form und mit ausreichender Frist erhalten?
• Sind alle wichtigen Themen auf der Tagesordnung aufgeführt?
• Welches Abstimmungsprinzip ist in den WEG-Dokumenten festgelegt?
• Benötigen Sie eine Vollmacht, wenn Sie nicht persönlich teilnehmen können?
• Gibt es Kostenvoranschläge, Verträge und Abrechnungen über die Ausgaben?
• Betrifft der Beschluss das Sonder- oder das Gemeinschaftseigentum?
• Ist für einen bestimmten Punkt eine besondere Mehrheit erforderlich?

Fazit

Die Eigentümerversammlung ist das wichtigste Instrument zur Verwaltung des Gemeinschaftseigentums in einem deutschen Wohnhaus. Für den Wohnungseigentümer ist es wichtig, die Einladung zu lesen, die Tagesordnung zu prüfen, selbst teilzunehmen oder eine Vollmacht zu erteilen und schnell auf umstrittene Beschlüsse zu reagieren. In Fragen zu Fristen, Abstimmungen, baulichen Veränderungen und gerichtlichen Anfechtungen sollte man sich am besten auf den aktuellen Wortlaut des WEG und die Unterlagen der jeweiligen Eigentümergemeinschaft stützen.