Die Entgeltabrechnung in Deutschland: So lesen Sie die Entgeltabrechnung

Die deutsche Entgeltabrechnung, auch Entgeltabrechnung genannt, zeigt, wie sich aus dem Bruttolohn der auf das Konto zu überweisende Betrag ergibt. Darin sind Abzüge, Steuern, Sozialbeiträge, die persönlichen Daten des Arbeitnehmers sowie die betrieblichen Codes aufgeführt, anhand derer die Buchhaltung die Daten an die Versicherungs- und Steuersysteme übermittelt.

Das Dokument sollte zusammen mit dem Arbeitsvertrag und den jährlichen Steuerbescheinigungen aufbewahrt werden. Es kann für die Steuererklärung, die Überprüfung von Rentenzeiten, die Beantragung eines Kredits, die Anmietung einer Wohnung, Visa- und Einwanderungsverfahren sowie bei Streitigkeiten mit dem Arbeitgeber benötigt werden.

Wann stellt der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung aus?

Gemäß § 108 der Gewerbeordnung muss der Arbeitgeber bei der Auszahlung des Arbeitsentgelts eine Entgeltabrechnung in Textform aushändigen, wenn sich die Angaben der Abrechnung im Vergleich zum vorherigen Zeitraum geändert haben. In der Praxis erhalten die Mitarbeiter diese in der Regel monatlich zusammen mit dem Gehalt oder kurz nach der Überweisung des Geldes.

Das Format hängt vom jeweiligen Unternehmen ab:

ein Papierdokument in einem Umschlag;
als PDF in einer gesicherten E-Mail oder über das HR-Portal; – das Dokument im Buchhaltungssystem, z. B. DATEV, SAP oder einem anderen Lohnabrechnungsdienst.

Wenn das Gehalt von Arbeitsstunden, Schichten, Prämien oder Überstunden abhängt, liegt der Gehaltsabrechnung oft eine separate Arbeitszeitaufstellung bei. Darin können Arbeitsstunden, Urlaub, Krankentage, Nachtschichten, Feiertagsarbeit und andere Gründe für Zuschläge aufgeführt sein.

Wie sieht eine Entgeltabrechnung aus?

Es gibt kein einheitliches Layout: DATEV, SAP, Lexware, interne HR-Systeme und kleine Buchhaltungsvorlagen weisen unterschiedliche Layouts auf. Die Logik ist jedoch fast immer dieselbe:

Angaben zum Arbeitgeber und zum Arbeitnehmer;
steuerliche Merkmale;
Sozialversicherung;
Bruttobezüge;
Steuern und Sozialabgaben;
Nettobetrag und Gesamtbetrag der Überweisung.

Ein Beispiel dafür, wie eine Gehaltsabrechnung in einem deutschen Unternehmen aussehen kann.

Angaben zum Arbeitgeber und zum Arbeitnehmer

Im oberen Teil sind in der Regel folgende Angaben aufgeführt:

Name und Anschrift des Arbeitgebers;
Vor- und Nachname sowie Anschrift des Arbeitnehmers;
Personal-Nr. – interne Mitarbeiternummer;
Abrechnungsmonat — Abrechnungsmonat;
Eintrittsdatum – Datum des Arbeitsbeginns;
Kostenstelle oder Abteilung – die betreffende Einheit, sofern das Unternehmen eine interne Buchhaltung nutzt.

Diese Angaben mögen technisch erscheinen, doch Fehler darin sollten am besten sofort über die Personalabteilung oder die Buchhaltung korrigiert werden. Überprüfen Sie besonders sorgfältig den Namen, die Adresse, das Geburtsdatum, die Sozialversicherungsnummer und die Krankenkasse.

Steuerfelder: Steuerklasse, Steuer-ID und Freibetrag

Im Abschnitt „Steuern“ finden sich meist folgende Angaben:

Feld	Bedeutung
Steuer-ID	persönliche Steueridentifikationsnummer in Deutschland; bleibt in der Regel ein Leben lang bestehen
StKl / Steuerklasse	Steuerklasse , anhand derer die Lohnsteuer berechnet wird
Faktor	Koeffizient für Ehepartner in der Steuerklasse IV mit Faktor
KiSt / Konfession	Kennzeichen für die Kirchensteuer, wenn die Person einer Religionsgemeinschaft angehört, für die die Steuer vom Gehalt einbehalten wird
Kinderfreibetrag / KFB	Steuerfreibetrag für Kinder, der bei der Berechnung bestimmter Steuerkomponenten berücksichtigt wird
Freibetrag	individueller Abzugsbetrag, der vom Finanzamt in die elektronischen Steuerdaten eingetragen wurde
DBA	Vermerk über die Anwendung des Doppelbesteuerungsabkommens, sofern relevant

Die Steuer-ID ist nicht mit der Steuernummer zu verwechseln: Erstere dient der Identifizierung einer Person, während sich Letztere meist auf eine bestimmte Steueranmeldung oder Steuererklärung bezieht. Dies wird in der Regel in einem separaten Beitrag zum Thema „“ (Steuernummer in Deutschland) näher erläutert: .

Kinderfreibetrag und „“ (Kindergeld) sind nicht einfach nur ein „Zuschlag zum Gehalt“. In den meisten Familien wird das Kindergeld separat ausgezahlt, und das Finanzamt prüft bei der Jahresabrechnung, was günstiger ist: die Beihilfe oder der Kinderfreibetrag. Daher bedeutet ein leeres KFB-Feld in der Gehaltsabrechnung an sich noch nicht, dass bei den Kindern etwas falsch abgewickelt wurde.

Sozialversicherung: KV, RV, AV und PV

Das deutsche Gehalt unterliegt nicht nur Steuern, sondern auch Sozialversicherungsbeiträgen. In der Entgeltabrechnung wird in der Regel der Anteil des Arbeitnehmers – der Arbeitnehmeranteil – ausgewiesen. Der Arbeitgeberanteil ist in einigen Vorlagen separat aufgeführt, in anderen wird er nicht angezeigt.

Wichtige Abkürzungen:

Abkürzung	Deutsche Bezeichnung	Was ist das?
KV	Krankenversicherung	staatliche Krankenversicherung
RV	Rentenversicherung	Rentenversicherung
AV	Arbeitslosenversicherung	Arbeitslosenversicherung im Zusammenhang mit Arbeitslosengeld
PV	Pflegeversicherung	Pflegeversicherung

Für das Jahr 2026 gelten folgende Basissätze: Krankenversicherung 14,6 % zuzüglich des individuellen Zusatzbeitrags der Kasse, Rentenversicherung 18,6 %, Arbeitslosenversicherung 2,6 %, Pflegeversicherung 3,6 %. Für die Pflegeversicherung gilt ein Zuschlag für Kinderlose über 23 Jahre und Ermäßigungsregelungen für Eltern mit mehreren Kindern; in Sachsen weicht die Aufteilung der Anteile zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ab. Daher kann der Betrag auf Ihrem Entgeltnachweis von einer einfachen Hälbingung des Gesamtsatzes abweichen.

Wenn neben „Krankenkasse“ beispielsweise TK, AOK, Barmer oder eine andere Kasse angegeben ist, handelt es sich um den Namen Ihrer Krankenkasse. Das Feld KK % gibt in der Regel den Gesamtbeitragssatz für die Krankenversicherung mit dem Zusatzbeitrag der jeweiligen Kasse an.

Was ist die BGRS?

BGRS oder Beitragsgruppenschlüssel – ein vierstelliger Code für die Sozialversicherung. Jede Position bezieht sich auf eine Versicherungsart: Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.

Der typische Code 1111 steht für einen regulären Arbeitnehmer, der allen vier Sozialversicherungszweigen unterliegt. Es gibt jedoch auch andere Kombinationen: beispielsweise für Minijobs, private Krankenversicherung, Rentner, Praktika oder besondere Beschäftigungsformen.

Die vereinfachte Leselogik lautet wie folgt:

Position	Versicherungsart	Was ist zu überprüfen?
1.	Krankenversicherung	GKV, freiwillige GKV, PKV oder Befreiung
2.	Rentenversicherung	Besteht eine Rentenpflicht oder eine Befreiung?
3.	Arbeitslosenversicherung	Werden Beiträge zur Arbeitslosenversicherung gezahlt?
4.	Pflegeversicherung	Ist die Pflegeversicherung gültig?

Wenn der Code nicht dem für Ihre Situation üblichen entspricht, versuchen Sie nicht, die Bedeutung anhand einer Tabelle im Internet zu erraten: Fragen Sie die Buchhaltung. Für die Gehaltsabrechnung ist die genaue Mitarbeiterkategorie wichtig, und diese hängt vom Vertrag, der Versicherung, dem Alter, dem Ausbildungsstatus und dem Einkommen ab.

Was ist PGRS?

Der PGRS oder Personengruppenschlüssel beschreibt die Gruppe, zu der der Arbeitnehmer gehört. Der häufigste Code ist 101, d. h. ein normaler Arbeitnehmer, der ohne besondere Merkmale sozialversicherungspflichtig ist.

Häufig kommen auch andere Codes vor:

PGRS	Bedeutet in der Regel
101	regulärer Arbeitnehmer mit Sozialversicherung
102	Auszubildende, betriebliche Berufsausbildung
103	Altersteilzeit
105	Praktikant in bestimmten Fällen
106	Werkstudent
109	geringfügig bezahlte Beschäftigung, d. h. Minijob
110	kurzfristige Beschäftigung
119 / 120	Rentner mit unterschiedlichem Versicherungsstatus

Die Minijob-Grenze liegt im Jahr 2026 bei 603 Euro pro Monat, während der Übergangsbereich für den Midijob bis zu 2.000 Euro reicht. Liegt das Gehalt in der Nähe dieser Grenzen, prüfen Sie, ob der Arbeitgeber die Beschäftigungsart und die Sozialabgaben korrekt angegeben hat.

Wie aus dem Brutto das Netto wird

Im Abrechnungsteil der Entgeltabrechnung erfolgt die Darstellung in der Regel von oben nach unten: zuerst die Zu- und Abzüge, dann der Auszahlungsbetrag.

1. Bruttobezüge

Im Abschnitt „Brutto-Bezüge“ können folgende Posten aufgeführt sein:

Gehalt, Monatslohn oder Grundlohn – das Grundgehalt;
Stundenlohn und Arbeitsstunden – Stundenlohn;
Zuschläge – Zuschläge für Schichtarbeit, Nachtarbeit, Sonntags- oder Feiertagsarbeit;
Urlaubsgeld oder Urlaubsentgelt – Urlaubsvergütung;
Krankengeld / Lohnfortzahlung – Bezahlung bei Krankheit innerhalb des gesetzlich festgelegten Zeitraums;
Auszahlung AZK – Auszahlung vom Arbeitszeitkonto;
Bonus, Prämie, Weihnachtsgeld oder Einmalbezug – einmalige Zahlungen;
Vermögenswirksame Leistungen (VL) – Arbeitgeberbeiträge zum Sparvertrag;
betriebliche Altersvorsorge / AVmG – betriebliche Altersvorsorge.

Das Ergebnis dieses Abschnitts ist das Gesamtbrutto, also das gesamte Bruttoeinkommen für den Zeitraum.

2. Steuerbemessungsgrundlage

Nicht alle Bestandteile des Gesamtbruttos unterliegen gleichermaßen der Besteuerung und den Sozialabgaben. Einige Beträge können steuerfrei oder sozialversicherungsfrei sein, andere verringern die Bemessungsgrundlage für die Steuerberechnung. Daher wird anschließend das Steuerbrutto ausgewiesen – der Betrag, auf dessen Grundlage die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag berechnet werden.

Der Solidaritätszuschlag wird nicht bei allen Arbeitnehmern vom regulären Gehalt einbehalten. Im Jahr 2026 gilt für die Einkommensteuer eine Freigrenze von 20.350 Euro bei Einzelveranlagung und 40.700 Euro bei gemeinsamer Veranlagung; das Lohnabrechnungssystem berechnet den Abzug gemäß den Lohnsteuerregeln und den Angaben des Arbeitnehmers.

3. Sozialabgaben

Nach den Steuern werden die Arbeitnehmeranteile für KV, RV, AV und PV ausgewiesen. Wenn Sie privat versichert sind, einer freiwilligen GKV angehören oder einen besonderen Beschäftigungsstatus haben, kann dieser Abschnitt anders aussehen: So kann der Arbeitgeber beispielsweise einen Zuschuss anstelle des üblichen GKV-Abzugs ausweisen.

4. Netto-Arbeitsentgelt und Auszahlung

Nach Abzug von Steuern und Sozialabgaben ergibt sich das Netto-Arbeitsentgelt. Dies entspricht jedoch nicht immer dem Überweisungsbetrag. Vom Nettobetrag können folgende Beträge abgezogen oder hinzugefügt werden:

Vorschuss / Abschlag – bereits ausgezahlter Vorschuss;
Sachbezüge – monetäre Bewertung der gewährten Leistungen;
Fahrtkosten oder Erstattungen – Kostenerstattungen;
VL, wenn das Geld direkt auf einen Vorsorgevertrag überwiesen wird;
persönliche Abzüge – individuelle Abzüge, zum Beispiel die Rückzahlung eines Darlehens an den Arbeitgeber.

Die letzte Zeile wird in der Regel als Auszahlungsbetrag, Überweisung oder ähnlich bezeichnet. Genau dieser Betrag muss mit dem auf Ihrem Konto eingegangenen Betrag übereinstimmen.

Urlaub, Krankschreibung und Überstunden

In den ersten sechs Wochen der Krankheit erhält der Arbeitnehmer in der Regel eine Entgeltfortzahlung vom Arbeitgeber, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Danach kann bei einer gesetzlichen Krankenversicherung Krankengeld von der Krankenkasse hinzukommen; die Regelungen hängen vom Versicherungsstatus und dem Grund der Arbeitsunfähigkeit ab.

Das Urlaubs wird über das Urlaubs vergütet. Bei einem festen Monatsgehalt entspricht dies oft dem regulären Gehalt. Bei variablen Bezügen orientiert sich § 11 des Bundesurlaubsgesetzes am Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen vor dem Urlaub, wobei Überstundenzuschläge in der Regel nicht in die Berechnungsgrundlage einfließen.

Im Abschnitt „Urlaub“ können folgende Abkürzungen vorkommen:

Feld	Wert
VJ Url. üb.	Resturlaub aus dem Vorjahr
Url. Anspr.	Urlaubsanspruch für das laufende Jahr
Url. Tg. gen.	Wie viele Tage wurden bereits in Anspruch genommen?
Resturlaub	wie viele Tage noch übrig sind
Urlaubstage	Urlaubstage im Abrechnungsmonat
Urlaub Std.	Urlaubsstunden, wenn die Abrechnung stundenweise erfolgt

Beispiel für einen Abschnitt mit Urlaubstagen in der Gehaltsabrechnung.

Überstunden hängen vom Arbeitsvertrag, vom Tarifvertrag, von der Betriebsvereinbarung und vom Zeiterfassungssystem ab. In der Entgeltabrechnung können sie als Überstunden, Mehrarbeit, AZK, Auszahlung Arbeitszeitkonto oder mit einem separaten Lohnart-Code ausgewiesen werden.

Was ist auf der ersten Entgeltabrechnung zu überprüfen?

Gehen Sie nach der ersten Auszahlung die Checkliste durch:

stimmt der Lohnsatz mit dem Arbeitsvertrag überein oder Arbeitsvertrag ;
Sind Steuerklasse, Steuer-ID, Geburtsdatum und Anschrift korrekt angegeben?
Stimmt die Krankenkasse mit Ihrer Versicherung überein?;
Sind Minijob, Midijob, Werkstudent, Ausbildung oder ein anderer Sonderstatus korrekt vermerkt?
Sind Urlaub, Krankschreibungen, Nachtschichten, Prämien und Feiertage berücksichtigt?
ob es keine seltsamen Abzüge gibt, die nicht im Vertrag oder in den Anhängen erläutert sind; – stimmt der Auszahlungsbetrag mit dem Gutschriftbetrag auf dem Girokonto überein?

Wenn der Betrag vom Üblichen abweicht, liegt nicht immer ein Fehler vor. Das Netto wird durch Prämien, Krankengeld, Überstunden, eine Änderung der Steuerklasse, die Kirchensteuer, den Wechsel zu einer anderen Krankenkasse, eine einmalige Prämie oder eine Korrektur des Vormonats beeinflusst. Wenn jedoch keine Erklärung vorliegt, sollten Sie sich am besten umgehend an die Personalabteilung oder die Buchhaltung wenden und um eine Erläuterung bitten.

Häufige Abkürzungen in der Entgeltabrechnung

Abkürzung	Bedeutung
A / Abfindung	Abfindung bei Kündigung
AV	Arbeitslosenversicherung
BGRS	Beitragsgruppenschlüssel, Code für die Sozialversicherungsarten
E / Einmalbezug	Einmalzahlung
F / Freibetrag	Steuerabzug oder steuerfreier Betrag
GB / Gesamtbrutto	Gesamtbruttoeinkommen
J	Betrag ist Bestandteil des Gesamtbruttos
Ki.Frbtr. / KFB	Kinderfreibetrag
KiSt	Kirchensteuer
KK	Krankenkasse
KK %	Krankenkassenbeitragssatz mit Zusatzbeitrag
L / Laufender Bezug	regelmäßige Zahlung
LSt	Lohnsteuer
MFB	Mehrfachbeschäftigung
PV	Pflegeversicherung
RV	Rentenversicherung
RV-Nr.	Rentenversicherungsnummer
S / Sonstiger Bezug	sonstige oder einmalige Zahlung
St	Steuer-Brutto
StKl	Steuerklasse
SV	Sozialversicherung
V	Vorjahr oder vorangegangener Zeitraum
W	Wertguthaben
Z	Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose

Warum man Entgeltabrechnungen aufbewahren sollte

Entgeltabrechnungen dienen als Nachweis für Einkommen, Beschäftigungsdauer, gezahlte Beiträge und Arbeitsbedingungen. Sie können von einer Bank, einem Vermieter, der Ausländerbehörde, der Familienkasse, einem Steuerberater, einem Rechtsanwalt oder einem ehemaligen Arbeitgeber zur Wiederherstellung von Daten angefordert werden.

Sie können die Originaldokumente in Papierform, als PDF oder als Scans aufbewahren. Es ist praktisch, diese nach Jahren sortiert zusammen mit der Lohnsteuerbescheinigung, dem Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen und der Korrespondenz zum Gehalt abzulegen.

Wenn Sie einen Fehler bemerken, wenden Sie sich schriftlich an Ihren Arbeitgeber: Beschreiben Sie kurz den Monat, die betreffende Abrechnungszeile und die erwartete Korrektur. Bei Streitigkeiten bezüglich des Gehalts, bei Gehaltsverzögerungen oder bei Gehaltsabzügen ist es wichtig, nicht zu zögern, da in Arbeitsverträgen und Tarifverträgen häufig Ausschlussfristen vorgesehen sind.

FAQ

Frage	Kurze Antwort
Was tun, wenn die Entgeltabrechnung nicht angekommen ist?	Fordern Sie sie zunächst bei der Personalabteilung oder der Buchhaltung an. Wenn das Gehalt ausgezahlt wurde, die Abrechnung aber nicht ausgestellt wird, können Sie sich auf § 108 GewO berufen.
Sind Fehler im Nachnamen, in der Adresse oder bei der Sozialversicherung kritisch?	Ja, solche Fehler sollten besser sofort korrigiert werden, damit sich keine falschen Steuer- oder Versicherungsdaten fortsetzen.
Warum ist mein Netto geringer als erwartet?	Überprüfen Sie die Steuerklasse, die Kirchensteuer, den Zusatzbeitrag zur Krankenkasse, den PV-Zuschlag, einmalige Zahlungen und Abzüge vom Netto.
Wo sind Prämien aufgeführt?	In der Regel im Abschnitt „Brutto-Bezüge“ als „Bonus“, „Prämie“, „Einmalbezug“ oder als separate Lohnart.
Wie wirkt sich eine Änderung der Steuerklasse aus?	In der Regel nimmt die Lohnbuchhaltung nach Erhalt neuer ELStAM-Daten eine Neuberechnung vor; manchmal ist die Anpassung in einer separaten Zeile ersichtlich.
Muss man die Entgeltabrechnungen aufbewahren?	Das Gesetz schreibt zwar keine unbefristete Aufbewahrung durch den Arbeitnehmer vor, aber in der Praxis lohnt es sich, sie langfristig aufzubewahren: Sie dienen als Nachweis für Einkommen und Sozialbeiträge.
Kann man alte Entgeltabrechnungen beim ehemaligen Arbeitgeber anfordern?	Ja, einen Versuch ist es wert. Man sollte sich jedoch besser nicht ausschließlich auf das Archiv des Arbeitgebers verlassen und eigene Kopien aufbewahren.
Was tun, wenn BGRS oder PGRS unverständlich sind?	Bitten Sie die Buchhaltung, den Code in Bezug auf Ihren Vertrag und Ihren Versicherungsstatus zu erklären.