Vollmacht in Deutschland für ein anderes Land: Konsulat, Notar, Apostille und Übersetzung

Ein in Deutschland ansässiger Bürger benötigt möglicherweise eine Vollmacht für Angelegenheiten in einem anderen Land: um Dokumente beim Standesamt zu erhalten, eine Erbschaft abzuwickeln, ein Bankkonto zu schließen, eine Immobilie zu verkaufen oder zu vermieten, Dokumente mit einem Apostille oder einem Apostille zu versehen oder einen Verwandten mit der Kommunikation mit Behörden zu beauftragen. In der Regel gibt es zwei Möglichkeiten: Das Dokument kann beim Konsulat des Landes, in dem die Vollmacht verwendet werden soll, ausgestellt werden, oder es kann bei einem deutschen Notar unterzeichnet und anschließend für eine ausländische Behörde beglaubigt werden.

Die wichtigste Regel lautet: Die Vollmacht muss entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Landes und der jeweiligen Organisation erstellt werden. Für Bankangelegenheiten, Erbschaftsangelegenheiten, Immobiliengeschäfte und die Registrierung bei einer Behörde können unterschiedliche Formulierungen, Angaben zum Vollmachtgeber und zum Bevollmächtigten, eine Übersetzung, ein Apostille oder eine konsularische Beglaubigung erforderlich sein.

Wann ist eine Vollmacht besonders wichtig?

Eine Vollmacht hilft dabei, Angelegenheiten ohne persönliche Anreise zu regeln, wenn dies erforderlich ist:

eine Ersatzurkunde über Geburt, Eheschließung, Scheidung oder Namensänderung zu erhalten;
Unterlagen zur Apostille einreichen oder fertige Dokumente abholen;
Vertretung der Interessen in Erbangelegenheiten;
ein Bankkonto zu schließen oder zu führen;
eine Immobilie zu verkaufen, zu kaufen, zu vermieten oder zu registrieren;
Anträge bei staatlichen, kommunalen oder privaten Einrichtungen einzureichen;
Bescheinigungen, Auszüge, Duplikate, Archivunterlagen oder Zeugnisse zu erhalten.

Bei umfangreichen Vermögensgeschäften sollte man keine allgemeine Vorlage aus dem Internet verwenden, ohne diese zuvor zu prüfen. Je höher das finanzielle Risiko, desto genauer müssen die Befugnisse im Text formuliert sein.

Zwei grundlegende Möglichkeiten der Ausfertigung

1. Das Konsulat des eigenen Landes in Deutschland

Eine konsularische Vollmacht ist oft insofern praktisch, als sie von einer Behörde des Landes ausgestellt wird, in dem das Dokument anschließend vorgelegt wird. Für viele Behörden und Notare im Ausland ist ein solches Dokument verständlicher als eine bei einem deutschen Notar unterzeichnete Vollmacht.

Das Verfahren hängt jedoch vom jeweiligen Konsulat ab. In der Regel sollte man im Voraus prüfen:

verfügbare Konsularbezirke und den nächstmöglichen Termin;
Beglaubigt das Konsulat den vollständigen Text der Vollmacht oder nur die Unterschrift?
In welcher Sprache soll der Dokumententwurf vorliegen?
welche Reisepässe, Nummern, Adressen und weiteren Angaben anzugeben sind;
Höhe der Konsulargebühr und Zahlungsweise; – Ist es möglich, das Dokument bei einem konsularischen Außendiensttermin ausstellen zu lassen?

Nachteile des konsularischen Weges: Termine werden möglicherweise nur selten angeboten, der Terminort kann weit vom Wohnort entfernt sein, und die Anforderungen an den Text und die Unterlagen ändern sich. Daher ist es ratsam, den Entwurf der Vollmacht im Voraus zu erstellen und auf der offiziellen Website des Konsulats zu überprüfen.

2. Deutscher Notar

Die zweite Möglichkeit besteht darin, die Vollmacht bei einem deutschen Notar zu unterzeichnen. Für fremdsprachige Texte wird häufig ein Notar gesucht, der bereit ist, eine Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurf unter einem fremdsprachigen Text vorzunehmen: eine Beglaubigung der Unterschrift, ohne dass der Notar den Text unter dem fremdsprachigen Dokument selbst verfasst.

In der Regel läuft der Vorgang wie folgt ab:

Ein Rechtsanwalt, Notar oder Fachmann im Bestimmungsland erstellt den Text der Vollmacht.
Bei Bedarf wird der Text ins Deutsche übersetzt oder es wird ein zweisprachiges Dokument erstellt.
Der deutsche Notar prüft, ob er die Unterschrift unter einem solchen Dokument beglaubigen kann.
Der Vollmachtgeber erscheint persönlich beim Notar mit seinem Reisepass oder Personalausweis und unterzeichnet das Dokument in Anwesenheit des Notars.
Nach der Beglaubigung der Unterschrift wird das Dokument in der Regel mit einem Apostille versehen, sofern das Bestimmungsland Vertragspartei des Haager Übereinkommens ist und eine Apostille verlangt.
Das fertige Original und die Übersetzung werden an den Bevollmächtigten oder an die zuständige Organisation gesendet.

Der Notar ist nicht verpflichtet, jeden ausländischen Text zu beglaubigen. Wenn der Inhalt dem deutschen Recht widerspricht, für den Notar unverständlich ist oder Handlungen betrifft, die in Deutschland unzulässig sind, ist eine Ablehnung möglich.

Wozu dient das Apostill-Verfahren?

Der Apostille bestätigt die Echtheit einer öffentlichen Urkunde oder einer amtlichen Bescheinigung für die Verwendung im Ausland in den Ländern, die dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten sind. In Deutschland wird der Apostille von der zuständigen Behörde ausgestellt, wobei dies von der Art des Dokuments und dem Bundesland abhängt.

Für eine notariell beglaubigte Unterschrift ist häufig ein Apostille-Vermerk auf der notariellen Beglaubigung erforderlich. In der Praxis kann dies der Notar selbst gegen eine zusätzliche Gebühr erledigen, oder der Vollmachtgeber wendet sich eigenständig an das zuständige Gericht oder die zuständige Behörde des Bundeslandes. Die genaue Vorgehensweise, die Fristen und die Kosten müssen vor Ort geprüft werden.

Beispiel für eine in Deutschland ausgestellte Vollmacht: Der Text des Dokuments und die notarielle Beglaubigung können in einem Dokument zusammengefasst werden.

Der Apostille wird in der Regel dem Dokument beigefügt oder als separates Beglaubigungsblatt gemäß den Vorschriften der zuständigen Behörde ausgestellt.

Zweisprachiger Text und Übersetzung

In der Praxis wird häufig eine zweisprachige Vollmacht verwendet: ein Absatz in der Sprache des Verwendungslandes und daneben oder im Anschluss eine deutsche Übersetzung. Manchmal werden zwei miteinander verbundene Texte erstellt: einer auf Deutsch, der zweite in der Fremdsprache. Der Notar muss verstehen, was genau beglaubigt wird; daher ist es ratsam, die Anforderungen an die Übersetzung vor der Beurkundung zu klären.

Am Ende zweisprachiger Dokumente wird manchmal angegeben, welche Fassung im Falle von Abweichungen Vorrang hat. Zum Beispiel:

Bei Abweichungen zwischen der deutschen und der fremdsprachigen Fassung oder bei sonstigen Zweifelsfällen hat die deutsche Fassung Vorrang. / Bei Abweichungen zwischen dem deutschen und dem fremdsprachigen Text oder in anderen strittigen Fällen hat der deutsche Text Vorrang.

Ein solcher Satz darf nicht automatisch in alle Vollmachten eingefügt werden. In einigen Ländern oder bei bestimmten Geschäften kann die Priorität der ausländischen Fassung unerwünscht sein. Der Text muss von einem Experten des Landes abgestimmt werden, in dem die Vollmacht verwendet werden soll.

Wo findet man einen Notar?

Einen Notar können Sie über das offizielle Portal der Bundesnotarkammer suchen: notar.de. In der Anfrage oder im Schreiben sollten Sie ausdrücklich angeben, dass das Dokument für die Verwendung im Ausland benötigt wird und, falls zutreffend, eine Unterschriftsbeglaubigung unter einem fremdsprachigen Text erforderlich ist.

Senden Sie dem Notar vor dem Termin Folgendes zu:

Entwurf der Vollmacht;
eine Übersetzung oder eine zweisprachige Fassung;
das Land, in dem das Dokument verwendet werden soll;
Anforderungen der empfangenden Organisation hinsichtlich Apostille, Übersetzung und Form der Vollmacht;
Angaben zu dem Dokument, mit dem der Vollmachtgeber zur Unterzeichnung erscheint.

Dadurch wird das Risiko verringert, dass sich beim Termin herausstellt, dass der Notar nicht bereit ist, einen solchen Text zu beglaubigen, oder dass ein anderes Format erforderlich ist.

Wo wird eine solche Vollmacht akzeptiert?

Die Anerkennung der Vollmacht hängt vom Land, der Behörde und der Art des Vorgangs ab. Für einfache Aufgaben wie das Einholen von Bescheinigungen oder die Einreichung von Unterlagen reicht oft eine von einem deutschen Notar ausgefertigte Vollmacht mit Apostille aus, sofern die empfangende Stelle die Form im Voraus bestätigt hat. Bei Banken, Erbschaftsangelegenheiten und Immobiliengeschäften können die Anforderungen strenger sein.

Wenn es um den Verkauf von Immobilien, die Verfügung über große Geldbeträge, Erbschaftsangelegenheiten oder gerichtliche Schritte geht, ist es sicherer, vorab eine schriftliche Auflistung der Anforderungen von der zuständigen Behörde im Zielland einzuholen. Manchmal erweist sich eine konsularische Vollmacht als praktischer, da ihr Format den örtlichen Behörden geläufiger ist.

Beispielhafter Ablauf

Legen Sie fest, wo genau die Vollmacht vorgelegt werden soll und für welchen Vorgang sie bestimmt ist.
Bitten Sie die aufnehmende Organisation oder einen Rechtsanwalt, Ihnen die vorgeschriebenen Formulierungen, Angaben und die Form der Vollmacht mitzuteilen.
Entscheiden Sie sich für einen Weg: das Konsulat oder einen deutschen Notar mit anschließender Apostille.
Erstellen Sie einen Textentwurf und gegebenenfalls eine Übersetzung.
Vereinbaren Sie einen Termin beim Konsulat oder bei einem Notar.
Unterzeichnen Sie das Dokument persönlich und erhalten Sie die Bescheinigung.
Lassen Sie gegebenenfalls ein Apostille anbringen.
Lassen Sie eine notariell beglaubigte oder vereidigte Übersetzung anfertigen, sofern dies von der empfangenden Seite verlangt wird.
Senden Sie das Original der Vollmacht und die Übersetzung per sicherem Postversand an den Bevollmächtigten.

Fristen und Kosten

Es gibt keine pauschalen Preise und Fristen. Diese hängen vom jeweiligen Land, vom Konsulat, vom deutschen Bundesland, von der Notargebühr sowie vom Umfang des Textes, der Übersetzung, des Apostills und des Versands ab. In manchen Fällen dauert der Vorgang einige Wochen, in anderen Fällen länger, da man auf einen Termin beim Konsulat oder die Bearbeitung des Apostills warten muss.

Planen Sie die Kosten nach Kategorien ein:

Erstellung des Textes durch einen Rechtsanwalt oder Notar im Land der Verwendung;
Übersetzung ins Deutsche oder in die Sprache des Ziellandes;
Konsulargebühr oder Notargebühr in Deutschland;
Apostille;
Versand des Originals;
eine zusätzliche Übersetzung nach der Apostille, falls dies von der empfangenden Seite verlangt wird.

Bezahlen Sie Vermittlern keine Gebühren für eine Eilbearbeitung, solange Sie nicht genau wissen, was genau in der Dienstleistung enthalten ist und wer für Fehler im Text haftet.

Was ist im Text der Vollmacht zu prüfen?

Vollständige Angaben zum Vollmachtgeber und zum Bevollmächtigten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Reisepassnummer, Anschrift, gegebenenfalls Steuernummer oder Sozialversicherungsnummer (SNILS), sofern dies im Land der Verwendung erforderlich ist.
Die genaue Bezeichnung der Organisation, der Bank, des Gerichts, des Standesamtes, der Registrierungsbehörde oder des Notars.
Konkrete Befugnisse: einreichen, entgegennehmen, unterzeichnen, Gebühren entrichten, Interessen vertreten, Anträge stellen, Duplikate erhalten.
Das Recht auf Weitervollmacht, sofern dies tatsächlich erforderlich ist.
Gültigkeitsdauer der Vollmacht.
Die Befugnis, Geschäfte im Zusammenhang mit Immobilien, Erbschaften oder Geld zu tätigen, sofern dies der Zweck des Dokuments ist.
Anforderungen an die Übersetzung, den Apostille-Vermerk und die Anzahl der Originale.

Vorlagen aus dem Internet können nur als Grundlage dienen. Den endgültigen Text sollten Sie am besten mit einem Anwalt, einem Notar oder der Organisation abstimmen, die die Vollmacht entgegennehmen wird.

Wann sollte man sich für ein Konsulat entscheiden und wann für einen deutschen Notar?

Die Beglaubigung durch das Konsulat ist in der Regel vorzuziehen, wenn die Vollmacht für komplexe Angelegenheiten im Herkunftsland benötigt wird: Immobilien, Erbschaft, umfangreiche Bankgeschäfte, gerichtliche Verfahren. Ein deutscher Notar kann praktischer sein, wenn ein Termin beim Konsulat nicht verfügbar ist, die aufnehmende Organisation einer deutschen notariellen Form mit Apostille zustimmt und der Text bereits von einem Fachmann des Bestimmungslandes vorbereitet wurde.

In jedem Fall kommt es nicht allein auf den Stempel an. Ausschlaggebend sind die Form des Dokuments, die Genauigkeit der Befugnisse, die Anerkennung im Verwendungsland und die Bereitschaft der jeweiligen Organisation, genau dieses Dokument anzuerkennen.