'Довіреність у Німеччині для іншої країни: консульство, нотаріус,

Мешканцю Німеччини може знадобитися довіреність для справ в іншій країні: отримати документи в РАГСі, оформити спадщину, закрити банківський рахунок, продати або здати нерухомість, поставити аапостиль на документи або доручити родичу спілкування з відомствами. Зазвичай є два шляхи: оформити документ у консульстві країни, де довіреність використовуватимуть, або підписати його у німецького нотаріуса, а потім легалізувати для іноземного органу.

Головне правило: довіреність потрібно готувати відповідно до вимог конкретної країни та конкретної організації. Для банку, спадкової справи, угоди з нерухомістю та реєстрації у відомстві можуть знадобитися різні формулювання, дані довірителя та довіреної особи, переклад, апостиль або консульське оформлення.

Коли довіреність особливо потрібна

Довіреність допомагає вирішити справи без особистої поїздки, якщо потрібно:

• отримати повторне свідоцтво про народження, шлюб, розлучення або зміну імені;
• подати документи на апостиль або забрати готові документи;
• представляти інтереси у спадковій справі;
• закрити або обслуговувати банківський рахунок;
• продати, купити, здати в оренду або зареєструвати нерухомість;
• подати заяви до державних, муніципальних або приватних організацій;
• отримати довідки, виписки, дублікати, архівні документи або дипломи.

Для великих майнових операцій не варто використовувати загальний шаблон з інтернету без перевірки. Чим вищий фінансовий ризик, тим точнішими мають бути повноваження в тексті.

Два основні способи оформлення

1. Консульство своєї країни в Німеччині

Консульська довіреність часто зручна тим, що її оформлює орган країни, де документ потім буде пред’явлений. Для багатьох відомств і нотаріусів за кордоном такий документ зрозуміліший, ніж довіреність, підписана у німецького нотаріуса.

Але порядок залежить від конкретного консульства. Зазвичай потрібно заздалегідь перевірити:

• доступні консульські округи та найближчий запис;
• чи оформляє консульство повний текст довіреності, чи лише засвідчує підпис;
• якою мовою потрібен проект документа;
• які паспорти, номери, адреси та додаткові дані вказати;
• розмір консульського збору та спосіб оплати;
• чи можна оформити документ під час виїзного консульського прийому.

Недоліки консульського шляху — запис може бути рідкісним, прийом може відбуватися далеко від місця проживання, а вимоги до тексту та документів змінюються. Тому проект довіреності краще готувати заздалегідь і звіряти з офіційним сайтом консульства.

2. Німецький нотаріус

Другий спосіб — підписати довіреність у німецького нотаріуса. Для іноземного тексту часто шукають нотаріуса, який готовий зробити Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurf unter einem fremdsprachigen Text: засвідчення підпису без підготовки нотаріусом самого тексту під документом іноземною мовою.

Зазвичай процес виглядає так:

1. Юрист, нотаріус або фахівець у країні використання готує текст довіреності.
2. За необхідності текст перекладають німецькою мовою або складають двомовний документ.
3. Німецький нотаріус перевіряє, чи може він засвідчити підпис під таким документом.
4. Довіритель особисто приходить до нотаріуса з паспортом або Ausweis і підписує документ у присутності нотаріуса.
5. Після засвідчення підпису на документ зазвичай ставлять апостиль, якщо країна використання бере участь у Гаазькій конвенції та вимагає apostille.
6. Готовий оригінал та переклад надсилають довіреній особі або до відповідної організації.

Нотаріус не зобов’язаний засвідчувати будь-який іноземний текст. Якщо зміст суперечить німецькому праву, є незрозумілим для нотаріуса або пов’язаний із діями, які в Німеччині є неприпустимими, можлива відмова.

Навіщо потрібен апостиль

Апостиль підтверджує справжність публічного документа або офіційного посвідчення для використання за кордоном у країнах, що беруть участь у Гаазькій конвенції 1961 року. У Німеччині апостиль видає компетентний орган, і це залежить від виду документа та федеральної землі.

Для нотаріально засвідченого підпису часто потрібен апостиль на засвідчувальний напис нотаріуса. На практиці цим може займатися сам нотаріус за додаткову плату або довіритель самостійно звертається до компетентного суду чи органу землі. Точний порядок, термін і вартість потрібно перевіряти за місцем оформлення.

Приклад довіреності, оформленої в Німеччині: текст документа та нотаріальне засвідчення можуть бути об’єднані в один комплект.

Апостиль зазвичай додається до документа або оформляється як окремий засвідчувальний лист згідно з правилами компетентного органу.

Двомовний текст і переклад

На практиці часто використовують двомовну довіреність: абзац мовою країни використання та поруч або одразу після нього — німецький переклад. Іноді складають два пов’язані тексти: один німецькою, другий — іноземною мовою. Нотаріус має розуміти, що саме засвідчується, тому вимоги до перекладу краще уточнити до оформлення.

У кінці двомовних документів іноді вказують, яка версія має пріоритет у разі розбіжностей. Наприклад:

У разі розбіжностей між німецькою та іноземною версіями або в інших спірних випадках пріоритет має німецька версія. / При розбіжностях між текстами німецькою та іноземною мовами або в інших спірних випадках пріоритет має текст німецькою мовою.

Таку фразу не можна вставляти автоматично в усі довіреності. У деяких країнах або угодах пріоритет іноземної версії може бути небажаним. Текст має узгодити фахівець країни, де довіреність використовуватимуть.

Де шукати нотаріуса

Нотаріуса можна шукати через офіційний портал Федеральної нотаріальної палати: notar.de. У запиті або листі варто прямо вказати, що потрібен документ для використання за кордоном і, якщо це доречно, Unterschriftsbeglaubigung unter einem fremdsprachigen Text.

Перед записом надішліть нотаріусу:

• проект довіреності;
• переклад або двомовну версію;
• країну, де документ використовуватимуть;
• вимоги приймаючої організації щодо апостилю, перекладу та форми посвідчення;
• дані документа, з яким довіритель прийде на підписання.

Це знижує ризик того, що під час прийому з’ясується: нотаріус не готовий засвідчити такий текст або потрібен інший формат.

Де таку довіреність можуть прийняти

Прийняття довіреності залежить від країни, відомства та типу дії. Для простих завдань, таких як отримання довідок або подання документів, довіреність від німецького нотаріуса з апостилем часто підходить, якщо приймаюча сторона заздалегідь підтвердила форму. Для банків, спадкових справ та угод з нерухомістю вимоги можуть бути суворішими.

Якщо йдеться про продаж нерухомості, розпорядження великими сумами, спадщину або судові дії, безпечніше заздалегідь отримати письмовий перелік вимог від організації в країні використання. Іноді консульська довіреність виявляється практичнішою, оскільки її форма є звичнішою для місцевих органів.

Приблизний порядок дій

1. Визначте, де саме довіреність буде пред’явлена та для якої дії.
2. Попросіть приймаючу організацію або юриста вказати обов’язкові формулювання, дані та форму посвідчення.
3. Оберіть шлях: консульство або німецький нотаріус із подальшим апостилем.
4. Підготуйте проект тексту та переклад, якщо він потрібен.
5. Запишіться до консульства або до нотаріуса.
6. Підпишіть документ особисто та отримайте посвідчення.
7. Оформіть апостиль, якщо він потрібен.
8. Зробіть нотаріальний або присяжний переклад там, де цього вимагає приймаюча сторона.
9. Надішліть оригінал довіреності та переклад надійною поштою довіреній особі.

Терміни та витрати

Універсальної ціни та терміну немає. Вони залежать від країни, консульства, землі Німеччини, нотаріального тарифу, обсягу тексту, перекладу, апостиля та пересилання. В одному випадку процес займає кілька тижнів, в іншому — довше через очікування запису в консульство або оформлення апостиля.

Плануйте витрати за категоріями:

• підготовка тексту юристом або нотаріусом у країні використання;
• переклад на німецьку мову або мову країни, що приймає;
• консульський збір або нотаріальний збір у Німеччині;
• апостиль;
• пересилання оригіналу;
• додатковий переклад після апостиля, якщо цього вимагає приймаюча сторона.

Не оплачуйте посередникам термінове оформлення, доки не зрозумієте, що саме входить у послугу та хто відповідає за помилки в тексті.

Що перевірити в тексті довіреності

• Повні дані довірителя та довіреної особи: ПІБ, дата народження, паспорт, адреса, іноді податковий номер або СНІЛС, якщо це вимагається в країні використання.
• Точна назва організації, банку, суду, РАГСу, реєстраційного органу або нотаріуса.
• Конкретні повноваження: подати, отримати, підписати, сплатити мита, представляти інтереси, подавати заяви, отримувати дублікати.
• Право передоручення, якщо воно дійсно потрібне.
• Термін дії довіреності.
• Можливість укладати угоди з нерухомістю, спадщиною або грошима, якщо це мета документа.
• Вимоги до перекладу, апостилю та кількості оригіналів.

Шаблони з інтернету можна використовувати лише як основу. Остаточний текст краще узгодити з юристом, нотаріусом або організацією, яка прийматиме довіреність.

Коли краще звернутися до консульства, а коли — до німецького нотаріуса

Звернутися до консульства зазвичай краще, якщо довіреність потрібна для складних справ у країні громадянства: нерухомість, спадщина, великі банківські операції, судові дії. Німецький нотаріус може бути зручнішим, якщо запис у консульство недоступний, приймаюча організація згодна на німецьку нотаріальну форму з апостилем, а текст уже підготовлений фахівцем країни використання.

У будь-якому випадку вирішальну роль відіграє не сама печатка. Вирішальними є форма документа, точність повноважень, визнання в країні використання та готовність конкретної організації прийняти саме такий документ.