So gründen Sie ein eigenes Unternehmen in Deutschland: Selbstständigkeit, Gewerbe und Steuern

Die Gründung eines eigenen Unternehmens in Deutschland beginnt nicht mit einem Logo und einer Website, sondern mit der Klärung von drei Punkten: Erlaubt Ihre Aufenthaltserlaubnis die Selbstständigkeit, fällt die Tätigkeit unter das Gewerberecht oder unter die freien Berufe, und welche Anmeldungen, Genehmigungen und Steuerformulare sind speziell für Ihren Bereich erforderlich?

Im Jahr 2026 ist es besonders wichtig, sich nicht an alte Beträge und allgemeine Ratschläge aus dem Internet zu orientieren: Steuerfreibeträge, behördliche Anforderungen und Vorschriften für Ausländer hängen vom Aufenthaltsstatus, vom Wohnort und von der Art der Tätigkeit ab.

Gewerbe, Freiberufler und Existenzgründung: Was ist der Unterschied?

„Existenzgründung“ ist ein Oberbegriff für die Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit oder die Gründung eines Unternehmens. Als Nächstes müssen Sie herausfinden, wie die deutschen Behörden Ihre Tätigkeit einordnen.

Gewerbe bezeichnet in der Regel eine gewerbliche Tätigkeit: ein Geschäft, Online-Handel, ein Restaurant, handwerkliche Dienstleistungen, eine Agentur, Produktion sowie viele Dienstleistungsunternehmen. Für ein Gewerbe ist meist eine Gewerbeanmeldung beim örtlichen Gewerbeamt oder Ordnungsamt erforderlich.

Freiberufliche Tätigkeit gehört zu den freien Berufen: Dazu zählen beispielsweise bestimmte Berufe in den Bereichen Medizin, Recht, Ingenieurwesen, Journalismus, Lehre, Kunst und Beratung. Freiberufler melden in der Regel kein Gewerbe an, reichen aber den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ über ELSTER ein und erhalten beim Finanzamt eine Steuernummer.

Die Grenze zwischen Gewerbe und Freiberuflern ist nicht immer eindeutig. Bei einer gemischten Tätigkeit sollten Sie sich besser im Voraus beim Finanzamt, bei der IHK, der Handwerkskammer oder einem Steuerberater erkundigen.

Erste Einschränkung für Ausländer: Aufenthaltsgenehmigung

Wenn Sie die Staatsangehörigkeit der EU, des EWR oder der Schweiz besitzen, benötigen Sie für die Selbstständigkeit in der Regel keine gesonderte Einwanderungsgenehmigung, doch berufliche Genehmigungen und Anmeldepflichten bleiben dennoch bestehen.

Wenn Sie Staatsangehöriger eines Nicht-EU-Landes sind, prüfen Sie genau, was in Ihrer Aufenthaltserlaubnis oder Ihrem Zusatzblatt steht. Der Wortlaut muss die Selbstständigkeit oder eine bestimmte Art der selbstständigen Tätigkeit zulassen. Wenn keine Genehmigung vorliegt, müssen Sie sich vor der Unternehmensgründung an die Ausländerbehörde wenden und klären, ob die Einschränkung geändert oder eine passende Aufenthaltserlaubnis beantragt werden kann.

Für die Einreise oder den Aufenthalt zu geschäftlichen Zwecken gelten die Bestimmungen des § 21 AufenthG. Bei gewerblichen Tätigkeiten prüfen die Behörden das wirtschaftliche Interesse oder den regionalen Bedarf, die erwarteten Auswirkungen auf die Wirtschaft sowie die Finanzierung des Vorhabens. Bei freien Berufen sind die Finanzierung, die Berufszulassung und die Fähigkeit zur Ausübung der angegebenen Tätigkeit entscheidend.

Wann ist eine Gewerbeanmeldung erforderlich?

Gewerbetreibende sind gemäß § 14 der Gewerbeordnung verpflichtet, die Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit anzumelden. Die Anmeldung erfolgt in der Regel beim Gewerbeamt am Ort der Tätigkeit oder am Wohnort, je nach den Vorschriften der jeweiligen Stadt.

Nach der Gewerbeanmeldung leitet die Behörde die Daten weiter: an das Finanzamt, die IHK oder die Handwerkskammer, die Berufsgenossenschaft und andere Stellen. Die Anmeldung allein bedeutet jedoch nicht, dass bereits alle Genehmigungen vorliegen. Für bestimmte Bereiche sind zusätzliche Zulassungen erforderlich.

Beispiele für Bereiche, in denen möglicherweise besondere Genehmigungen oder Bescheinigungen erforderlich sind:

Gastronomie und Hotellerie;
Handwerksberufe mit Anforderungen der Handwerksrolle;
Sicherheitsdienstleistungen;
Versicherungs- und Finanzvermittlung;
Transportdienstleistungen, Straßenverkauf oder Tätigkeiten mit erhöhten Anforderungen an die Zuverlässigkeit;
Berufe, für die eine anerkannte Qualifikation oder die Mitgliedschaft in einer Berufskammer erforderlich ist.

Informieren Sie sich vor der Anmeldung auf der Website Ihres Gewerbeamts, Ihrer IHK oder Ihrer Handwerkskammer. Die Anforderungen an die Unterlagen und die Terminvereinbarung unterscheiden sich je nach Bundesland und Stadt.

Welche Unterlagen werden in der Regel vorbereitet?

Die genaue Liste hängt von der Tätigkeit ab, meist sind jedoch folgende Unterlagen erforderlich:

Reisepass oder Personalausweis;
Meldebescheinigung, sofern diese von der örtlichen Behörde verlangt wird;
Aufenthaltsgenehmigung mit Erlaubnis zur Selbstständigkeit, sofern Sie kein Staatsangehöriger der EU, des EWR oder der Schweiz sind;
ein ausgefülltes Formular zur Gewerbeanmeldung oder eine Anmeldung über das lokale Online-Portal;
Qualifikationsnachweis, sofern der Beruf reglementiert ist;
eine Genehmigung, Lizenz oder Eintragung in ein Register, sofern dies für die Branche erforderlich ist;
Führungszeugnis oder Auskunft aus dem Gewerbezentralregister für bestimmte Tätigkeiten;
Anmeldegebühr, deren Höhe von der örtlichen Behörde festgelegt wird.

Für Freiberufler ist anstelle der Gewerbeanmeldung die steuerliche Registrierung über ELSTER der entscheidende Schritt. Nach der Bearbeitung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung vergibt das Finanzamt eine Steuernummer.

Handelsregister und Rechtsform

Nicht jedes Kleinunternehmen wird automatisch in das Handelsregister eingetragen. Die Eintragung in das Handelsregister ist für bestimmte Rechtsformen obligatorisch, beispielsweise für GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, OHG und KG sowie für Kaufleute, wenn die Tätigkeit aufgrund ihrer Art und ihres Umfangs ein gewerblich organisiertes Unternehmen erfordert.

Für eine Einzelgründung kommen häufig das Einzelunternehmen, der Freiberuflerstatus, die UG oder die GmbH in Betracht. Jede Rechtsform hat unterschiedliche Auswirkungen auf Haftung, Steuern, Buchhaltung, Kapital, Firmenname und Rechnungslegung. Die Wahl der Rechtsform sollten Sie am besten vor der Anmeldung mit einem Steuerberater oder Rechtsanwalt besprechen, insbesondere wenn Mitarbeiter, Investitionen, Partner oder eine hohe Haftung gegenüber Kunden geplant sind.

Steuern und Kleinunternehmerregelung

Nach Aufnahme der Tätigkeit erwartet das Finanzamt die steuerliche Anmeldung. Darin sind die Art der Tätigkeit, der erwartete Umsatz und Gewinn, die Bankverbindung, die Form der Buchführung sowie der Umsatzsteuerbescheid anzugeben.

Die Kleinunternehmerregelung ist weder eine Befreiung von allen Steuern noch eine Gewinnregelung. Es handelt sich um eine Sonderregelung zur Umsatzsteuer. Im Jahr 2026 gilt gemäß § 19 UStG folgende Richtlinie: Die Regelung kommt in Betracht, wenn der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Der alte Schwellenwert von 22.000 Euro aus früheren Unterlagen sollte nicht mehr als aktuell herangezogen werden.

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, weisen Sie in der Regel keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus, erhalten aber auch keinen Vorsteuerabzug für Ihre Ausgaben. Manchmal ist es vorteilhafter, freiwillig auf die Regelung zu verzichten, beispielsweise bei größeren Investitionen oder bei der Zusammenarbeit mit Geschäftskunden. Diese Entscheidung sollten Sie besser im Voraus abwägen, anstatt sie automatisch zu treffen.

Neben der Umsatzsteuer können Einkommensteuer, Gewerbesteuer für Gewerbebetriebe, Beiträge zur Krankenkasse sowie Renten- oder berufsbezogene Verpflichtungen für bestimmte Berufe anfallen. Bei Mitarbeitern kommen Verpflichtungen in Bezug auf die Lohnabrechnung, die Sozialversicherung und die Anmeldung als Arbeitgeber hinzu.

Praktische Vorgehensweise

Beschreiben Sie Ihre Tätigkeit in einfachen Worten: Was verkaufen Sie, an wen, wo und auf welcher Grundlage?
Prüfen Sie Ihren Aufenthaltstitel oder Ihr Recht auf Freizügigkeit.
Stellen Sie fest, ob es sich um ein Gewerbe, einen freien Beruf oder eine gemischte Tätigkeit handelt.
Erkundigen Sie sich bei der IHK, der Handwerkskammer, dem Gewerbeamt oder dem Finanzamt, ob Genehmigungen erforderlich sind.
Wählen Sie eine Rechtsform und prüfen Sie Haftung, Steuern und Buchhaltung.
Bereiten Sie die Unterlagen vor und melden Sie ein Gewerbe an oder beantragen Sie die steuerliche Registrierung als Freiberufler.
Füllen Sie den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ über ELSTER aus.
Klären Sie die Frage der Umsatzsteuer und der Kleinunternehmerregelung.
Prüfen Sie den Versicherungsschutz, die Berufsgenossenschaft, das Bankkonto und die Regeln für die Rechnungsstellung.
Bewahren Sie Anmeldebestätigungen, Schreiben der Behörden und Steuerunterlagen auf.

Häufige Fehler

Beginnen Sie mit der Arbeit, bevor geprüft wird, ob Ihre Aufenthaltserlaubnis eine selbstständige Tätigkeit zulässt.
Jede selbstständige Tätigkeit als „Gewerbe“ zu bezeichnen, obwohl das Finanzamt sie möglicherweise als „freien Beruf“ einstuft oder umgekehrt.
Sich an der veralteten Grenze von 22.000 Euro für die Kleinunternehmerregelung zu orientieren.
Zu glauben, dass die Gewerbeanmeldung eine Branchenlizenz oder die Anerkennung einer Qualifikation ersetzt.
Eine UG oder GmbH nur aus Imagegründen zu wählen, ohne die Buchhaltung, den Notar und die Rechnungslegung zu berücksichtigen.
Planen Sie Ausgaben für Krankenkasse, Steuern, Versicherungen und professionelle Beratung ein.

Kurz zusammengefasst

Um sich in Deutschland selbstständig zu machen, prüfen Sie zunächst Ihre Berechtigung zur Selbstständigkeit, legen Sie dann die Art der Tätigkeit fest und melden Sie sich erst danach bei der zuständigen Behörde an. Für ein Gewerbe ist in der Regel das Gewerbeamt zuständig, für Freiberufler das Finanzamt und ELSTER. Steuer- und Einwanderungsdetails sollten Sie am besten anhand offizieller Quellen und unter Berücksichtigung Ihrer Stadt überprüfen, da ein Fehler zu Beginn zu Bußgeldern, einer Ablehnung durch die Behörde oder Problemen mit der Aufenthaltsgenehmigung führen kann.