Selbstständigkeit in Deutschland: So gründen Sie ein Einzelunternehmen, eine freiberufliche Tätigkeit oder ein Gewerbe

Ein Einzelunternehmen wird in Deutschland meist als Einzelunternehmen angemeldet. Für russischsprachige Unternehmer liegt die größte Schwierigkeit nicht in der Anmeldung selbst, sondern in der richtigen Wahl der Rechtsform, der Überprüfung der Arbeitserlaubnis, dem Steuerfragebogen, der Krankenversicherung und der Buchführung.

Diese Anleitung erläutert den allgemeinen Ablauf. Bei steuerlichen, ausländerrechtlichen und versicherungstechnischen Fragen hängen die Einzelheiten vom Bundesland, der Stadt, dem Beruf, dem Visumstatus und der familiären Situation ab; daher sollten Sie vor der Einreichung der Unterlagen die Bedingungen mit dem Finanzamt, der Ausländerbehörde, der IHK/HWK und einem Steuerberater abklären.

Was vor der Anmeldung zu prüfen ist

Sammeln Sie vor dem Start grundlegende Informationen zu fünf Bereichen:

Ist es Ihnen gemäß Ihrem Visum oder Ihrer Aufenthaltserlaubnis () gestattet, eine selbstständige Tätigkeit auszuüben? ;
ob die Tätigkeit als freiberuflich oder gewerblich einzustufen ist;
Welche Steuern und Vorauszahlungen das Finanzamt festsetzen kann;
Wie wird die Krankenversicherung geregelt?
welche Unterlagen, Genehmigungen und Mitgliedschaften speziell für Ihren Beruf erforderlich sind.

Wenn Sie speziell für unternehmerische oder freiberufliche Tätigkeiten nach Deutschland ziehen, werden in der Regel folgende Unterlagen benötigt: Aufenthaltsgenehmigung in Deutschland als Unternehmer , Geschäftsplan , Finanznachweise und Nachweis des wirtschaftlichen Interesses. Diese Anforderungen sollten Sie nicht pauschal auf sich selbst übertragen: Die Ausländerbehörde bewertet jeden Einzelfall individuell.

Wenn Sie bereits in einem Angestelltenverhältnis stehen und neben Ihrer Haupttätigkeit ein Gewerbe als „“ betreiben möchten , prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag. Der Arbeitgeber kann eine Benachrichtigung oder Zustimmung verlangen, insbesondere wenn die Tätigkeit mit der Haupttätigkeit konkurriert, die Arbeitszeit beeinflusst oder Kranken- und Urlaubstage betrifft.

Freiberufler oder Gewerbe: Was ist der Unterschied?

In der deutschen Praxis wird die selbstständige Tätigkeit in der Regel in zwei Gruppen unterteilt:

Status	So erfolgt die Anmeldung	Was ist wichtig
Freiberufler	direkt über das Finanzamt	keine Gewerbeanmeldung, in der Regel keine Gewerbesteuer, der Status hängt vom Beruf ab
Gewerbetreibende	über das Gewerbeamt, anschließend das Finanzamt	Gewerbeanmeldung erforderlich, ggf. IHK/HWK, Gewerbesteuer und Sondergenehmigungen

Freiberufler sind nicht einfach nur „Freiberufler“ im alltäglichen Sinne. Zu den freien Berufen zählen in der Regel beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, Ingenieure, Steuerberater, Journalisten, Künstler, Lehrkräfte und ähnliche Berufe, sofern die Voraussetzungen hinsichtlich Qualifikation und Art der Tätigkeit erfüllt sind.

Die Entscheidung über den Status trifft das Finanzamt. Liegt die Tätigkeit an der Grenze zwischen freier Berufstätigkeit und Gewerbe, ist es ratsam, diese vorab schriftlich zu beschreiben und mit einem Steuerberater zu besprechen. Ein Fehler kann zu einer Nachforderung der Gewerbesteuer oder zur Notwendigkeit einer nachträglichen Gewerbeanmeldung führen.

Wichtigste Gesetze und Behörden

Für Einzelunternehmer sind mehrere Regulierungsebenen von Bedeutung:

Steuerrecht: Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Steuererklärungen und Buchführung;
Handelsgesetzbuch (HGB) – Handelsrecht, insbesondere wenn das Unternehmen eine Eintragung ins Handelsregister erfordert;
Gewerbeordnung und örtliche Vorschriften – Gewerbeanmeldung und Genehmigungen für bestimmte Tätigkeiten;
Einwanderungsvorschriften – falls der Unternehmer kein deutscher Staatsbürger oder EU-Bürger ist.

Bei der alltäglichen Anmeldung sind am häufigsten das Finanzamt, das Gewerbeamt, die Ausländerbehörde, die IHK, die HWK, die Berufsgenossenschaft/DGUV und – bei der Einstellung von Mitarbeitern – die Agentur für Arbeit beteiligt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anmeldung

1. Prüfen Sie die Berechtigung zur selbstständigen Tätigkeit

Ausländer müssen sich vergewissern, dass ihre Aufenthaltserlaubnis eine selbstständige Tätigkeit oder unternehmerische Tätigkeit zulässt. Wenn in dem Dokument angegeben ist, dass eine unternehmerische Tätigkeit verboten oder ausdrücklich nicht gestattet ist, wenden Sie sich zunächst an die Ausländerbehörde.

2. Bestimmen Sie die Art der Tätigkeit

Freiberufler melden die Aufnahme ihrer Tätigkeit in der Regel direkt beim Finanzamt mittels des „Fragebogens zur steuerlichen Erfassung“. Gewerbetreibende melden ihr Gewerbe zunächst beim örtlichen Gewerbeamt an.

3. Melden Sie ein Gewerbe an, sofern Sie kein Freiberufler sind

Für ein Gewerbe ist die Gewerbeanmeldung erforderlich. Die zuständige Behörde können Sie über Behördenwegweiser oder die Website der Stadt ermitteln. Nach der Anmeldung erhält der Unternehmer einen Gewerbeschein oder eine Bestätigung der Gewerbeanmeldung.

Die Gebühr für die Gewerbeanmeldung hängt von der Stadt ab. In bestimmten Berufen können zusätzliche Genehmigungen erforderlich sein, beispielsweise für die Gastronomie, den Transport, Sicherheitsdienste, handwerkliche Tätigkeiten oder Berufe, die mit besonderen Risiken verbunden sind.

4. Reichen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein

Nach Angaben von ELSTER muss der „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit elektronisch über ELSTER an das Finanzamt übermittelt werden. Im Fragebogen sind die Art der Tätigkeit, die erwarteten Einnahmen und Gewinne, die Bankverbindung, die Umsatzsteuerregelung sowie weitere Angaben anzugeben.

Für den Fragebogen wird in der Regel die deutsche Steuer-Identifikationsnummer oder die Steuer-Identifikationsnummer benötigt. Nach der Bearbeitung vergibt das Finanzamt eine Steuernummer für die unternehmerische Tätigkeit.

Es ist ratsam, im Voraus ein separates Konto , ein Girokonto oder ein separates Geschäftskonto zu eröffnen. Das Gesetz schreibt für Einzelunternehmer nicht immer ein separates Geschäftskonto vor, doch die Trennung von privaten und geschäftlichen Zahlungen vereinfacht die Buchführung erheblich.

Steuern für Einzelunternehmer

Ein Selbstständiger in Deutschland kann mit drei wesentlichen Steuern konfrontiert sein:

Einkommensteuer – Einkommensteuer auf Einkünfte;
Gewerbesteuer – Gewerbesteuer für Gewerbebetriebe, sofern eine Steuerpflicht besteht;
Umsatzsteuer – Mehrwertsteuer, sofern der Unternehmer nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt oder aufgrund der Art seiner Dienstleistungen von der Steuer befreit ist.

Einkommensteuer

Die Einkommensteuer wird nicht auf den Umsatz, sondern auf das zu versteuernde Einkommen berechnet. Bei Selbstständigen ist dies in der Regel der Gewinn nach Abzug der Betriebsausgaben, bereinigt nach den Vorschriften des Steuerrechts. Der Steuersatz in Deutschland ist progressiv: Je höher das zu versteuernde Einkommen, desto höher der Grenz-Steuersatz .

Gemäß § 32a EStG beträgt der Grundfreibetrag in der Grundtabelle für das Jahr 2026 12.348 Euro. Danach steigt der Steuersatz progressiv an; der oberste Steuersatz von 42 % beginnt bei 69.879 Euro, und der Steuersatz von 45 % gilt ab einem steuerpflichtigen Einkommen von 277.826 Euro. Das bedeutet nicht, dass das gesamte Einkommen mit dem Höchstsatz besteuert wird: Der Steuersatz wird anhand einer Formel berechnet.

Steuerpflichtiges Einkommen, 2026	Richtwerte für den Steuersatz
bis zu 12.348 Euro	0 % nach Grundtabelle
12.349–17.799 Euro	erste progressive Steuerklasse
17.800–69.878 Euro	zweite progressive Zone
69.879–277.825 Euro	Steuerklasse 42 %
ab 277.826 Euro	Zone 45 %

Das Finanzamt kann Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer festsetzen. Diese richten sich nach den erwarteten Einnahmen, die der Unternehmer im Fragebogen angibt, und werden anschließend anhand der Steuererklärung angepasst.

Gewerbesteuer

Freiberufler zahlen in der Regel keine Gewerbesteuer. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die ein Gewerbe betreiben, gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbesteuerertrag pro Jahr. Liegt der Gewerbesteuerertrag darüber, wird die Steuer anhand der Steuermesszahl von 3,5 % und des lokalen Hebesatzes berechnet.

Gerade der Hebesatz sorgt dafür, dass die Steuer regional unterschiedlich ausfällt. Er wird von der Gemeinde festgelegt, daher ist es sinnvoll, vor der Anmeldung den Hebesatz in der Stadt zu überprüfen, in der das Unternehmen seinen Sitz haben wird.

Ein Teil der Gewerbesteuer kann bei der Einkommensteuer angerechnet werden, dies ist jedoch keine allgemeine Garantie für eine Nullbelastung. Bei einem hohen Hebesatz, einer besonderen Einkommensstruktur oder einer komplexen Situation sollte die Berechnung von einem Steuerberater vorgenommen werden.

Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung

Der reguläre Umsatzsteuersatz in Deutschland beträgt 19 %; für bestimmte Waren und Dienstleistungen gilt ein ermäßigter Satz von 7 % oder eine Steuerbefreiung. Kleinunternehmer können jedoch die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG in Anspruch nehmen.

Ab 2025 gilt folgende Regelung: Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer abführen, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Bei Überschreitung der Obergrenze im laufenden Jahr sind die Regeln für den Übergang zur regulären Besteuerung zu beachten.

Wenn ein Unternehmer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, weist er in seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und erhält keinen Vorsteuerabzug auf Einkäufe. In Rechnungen wird üblicherweise ein Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ hinzugefügt.

Die Kleinunternehmerregelung ist oft vorteilhaft bei der Arbeit mit Privatkunden. Wenn das Unternehmen viele Waren und Dienstleistungen mit Mehrwertsteuer kauft oder mit Firmen in Deutschland und im Ausland zusammenarbeitet, kann der Verzicht auf die Mehrwertsteuer nachteilig sein.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Rechnungen an ausländische Kunden

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hat das Format „DE“ plus 9 Ziffern. Sie ist besonders wichtig bei B2B-Geschäften innerhalb der EU und beim Reverse-Charge-Verfahren.

Man sollte nicht automatisch davon ausgehen, dass jeder Selbstständige eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigt. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, mit ausländischen juristischen Personen zusammenarbeiten oder digitale Dienstleistungen verkaufen, sollten Sie sich besser beim Finanzamt oder bei einem Steuerberater über das Verfahren informieren: Fehler bei der Umsatzsteuer können schnell teuer werden.

Krankenversicherung für Selbstständige

Eine Krankenversicherung ist obligatorisch. Für Unternehmer gibt es verschiedene Möglichkeiten:

freiwillige gesetzliche Krankenversicherung, sofern ein Anspruch auf Verbleib in der gesetzlichen Krankenkasse besteht;
private Krankenversicherung;
spezielle befristete Tarife für bestimmte Expats;
Künstler-Sozialkasse für bestimmte kreative Berufe, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.

Wenn der Unternehmer bereits in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert war, kann er auf freiwilliger Basis in der „“ verbleiben: . In der Familienversicherung des Ehepartners kann man nur bleiben, wenn die Einkommens- und Beschäftigungsgrenzen eingehalten werden; diese Grenzen ändern sich, daher müssen sie bei der eigenen Krankenkasse überprüft werden. Einzelheiten zur Familienversicherung finden Sie in den Artikeln „“ und „“.

Zu den Beiträgen zur Krankenversicherung kommen noch und zur Pflegeversicherung hinzu. Bei der privaten Krankenversicherung gilt der Grundsatz eines separaten Vertrags für jede Person; eine kostenlose Familienmitversicherung wie im gesetzlichen System gibt es in der Regel nicht. Bei schweren Erkrankungen kann der Tarif BASIS in Betracht gezogen werden.

Für bestimmte vorübergehende Situationen nutzen Expats internationale oder spezielle private Tarife. Care Concept veröffentlicht beispielsweise eine russischsprachige Seite mit Tarifen: Care Concept для expatriates. Vor der Auswahl ist es wichtig zu prüfen, ob eine solche Police für die Aufenthaltserlaubnis, die Verlängerung des Aufenthaltsstatus und Pläne für einen dauerhaften Aufenthalt geeignet ist.

Rente, Kredite und Haftung

Ein Einzelunternehmer haftet in der Regel mit seinem gesamten Privatvermögen für die Verbindlichkeiten. Dies ist der wesentliche Unterschied zur GmbH und anderen Gesellschaftsformen mit beschränkter Haftung.

Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung und zur Rentenversicherung sind für Unternehmer nicht immer verpflichtend, es gibt jedoch Berufe und Situationen, in denen eine Beitragspflicht besteht. Wenn keine Beitragspflicht besteht, entscheidet der Unternehmer selbst, ob er freiwillig Beiträge zahlt, eine private Altersvorsorge abschließt oder verschiedene Optionen kombiniert.

Kredite für Unternehmen sind möglich, doch die Bank prüft in der Regel den Geschäftsplan, den Umsatz, den Gewinn, die persönliche Bonität und die Sicherheiten. Kredite für ein Unternehmen ohne Risikobewertung aufzunehmen, ist gefährlich, da die Schulden eines Einzelunternehmens in der persönlichen Haftung des Unternehmers verbleiben.

Für die Unternehmensgründung stehen manchmal Programme der KfW, der Landesförderbanken oder Bürgschaften der Bürgschaftsbank zur Verfügung. Anträge werden in der Regel nicht direkt bei der KfW, sondern über die betreuende Bank gestellt.

Unterstützung durch die Agentur für Arbeit und das Jobcenter

Arbeitslose, die ein Unternehmen gründen möchten, können die Möglichkeiten unter und zum Gründungszuschuss unter prüfen. Die Entscheidung trifft die Bundesagentur für Arbeit; in der Regel sind ein Geschäftsplan, eine Prüfung der Tragfähigkeit des Vorhabens und der Nachweis der beruflichen Eignung erforderlich.

Wenn Sie ALG oder Bürgergeld beziehen, müssen Sie dies vor der Gewerbeanmeldung der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter melden. Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit können die Höhe der Leistung mindern oder Ihre Meldepflichten ändern.

Unterlagen für die Gewerbeanmeldung

In der Regel können folgende Unterlagen erforderlich sein:

Reisepass oder Personalausweis;
Aufenthaltstitel mit Erlaubnis zur selbstständigen Erwerbstätigkeit, sofern Sie kein deutscher Staatsangehöriger oder EU-Bürger sind;
Geschäftsadresse;
Beschreibung der Tätigkeit;
Sondergenehmigungen, falls der Beruf reglementiert ist;
gegebenenfalls ein Führungszeugnis, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister oder Qualifikationsnachweise.

Wenn es sich um ein Handwerk handelt, prüfen Sie die Anforderungen unter ремесленной палате HWK. Für Gewerbetreibende ist auch IHK-Finder hilfreich, da viele Unternehmer automatisch Mitglieder der IHK werden. Beiträge und Befreiungen hängen von der Region, dem Gewinn, der Rechtsform und den Vorschriften der jeweiligen Kammer ab.

Name und Anschrift des Unternehmens

Ein Einzelunternehmer kann unter seinem eigenen Namen tätig sein oder eine Handelsbezeichnung verwenden, sofern diese die Kunden nicht irreführt und keine Rechte Dritter verletzt. Wird das Unternehmen in das Handelsregister eingetragen, gelten strengere Anforderungen an die Firmenbezeichnung.

Als Adresse kann die Privatadresse oder ein separates Räumlichkeiten dienen. Bei Anmietung einer Wohnung sollten Sie den Mietvertrag prüfen und die Zustimmung des Vermieters einholen, falls Kunden zu Besuch kommen, Lagerraum benötigt wird, laute Tätigkeiten stattfinden oder eine nennenswerte gewerbliche Belastung entsteht. Für bestimmte Tätigkeiten kann die Stadt separate Räumlichkeiten, Parkplätze oder eine Genehmigung zur zweckentfremdeten Nutzung von Wohnimmobilien verlangen.

Einstellung von Mitarbeitern

Wenn ein Unternehmer Mitarbeiter einstellt, sind zusätzliche Schritte erforderlich: die Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit, die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft, die Lohnabrechnung, Sozialabgaben sowie die Einhaltung des Arbeitsrechts und der Arbeitsschutzvorschriften. Zum Thema Einstellung ausländischer Arbeitskräfte siehe . Hier finden Sie weitere Informationen zur Einstellung ausländischer Arbeitskräfte in Deutschland: .

Auch ohne Mitarbeiter können dem Unternehmer Schreiben von der Berufsgenossenschaft oder der DGUV zugestellt werden. Diese sollten nicht vollständig ignoriert werden: Es muss geklärt werden, ob für Ihre Tätigkeit eine Meldepflicht oder Beitragspflicht besteht. Zur Unfallversicherung siehe , zur gesetzlichen Unfallversicherung .

Wie man Rechnungen ausstellt

Eine Rechnung für einen B2B-Kunden sollte in der Regel folgende Angaben enthalten:

Name, Adresse und Angaben zum Unternehmer;
Name und Anschrift des Kunden;
Rechnungsdatum;
eine eindeutige Kontonummer;
Zeitraum oder Datum der Leistungserbringung;
Beschreibung der Ware oder Dienstleistung;
Steuernummer oder USt-IdNr., falls zutreffend;
den Betrag, den Umsatzsteuersatz und die Brutto-/Nettosumme oder einen Verweis auf § 19 UStG für Kleinunternehmer;
Zahlungsfrist und Bankverbindung.

Für Privatkunden ist eine Rechnung manchmal nicht zwingend erforderlich, wird jedoch häufig als Sicherheit, zur Kostenerstattung oder für die Buchhaltung angefordert. In bestimmten Branchen gelten besondere Vorschriften, daher sollte die Rechnungsvorlage vor den ersten Verkäufen überprüft werden.

Berichterstattung und Aufbewahrung von Unterlagen

Die einfachste Form der Buchführung für viele Einzelunternehmer ist die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR): Einnahmen minus Ausgaben. Der Anspruch auf die EÜR und die Pflicht zur doppelten Buchführung hängen jedoch vom Umsatz, vom Gewinn, vom Handelsstatus und von der Registrierung ab.

In der Regel reicht ein Unternehmer jährlich eine Einkommensteuererklärung ein. Bei Umsatzsteuer können Umsatzsteuer-Voranmeldungen und eine Umsatzsteuererklärung hinzukommen. Bei einem Gewerbe ist eine Gewerbesteuererklärung einzureichen, sofern eine Steuerpflicht besteht.

Die Steuererklärung kann über ELSTER oder über einen Steuerberater eingereicht werden. Ein Teil der Bescheide von Behörden wird per Post () an die Geschäftsadresse () versandt, daher muss an der Geschäftsadresse ein korrekter Briefkasten vorhanden sein. Rechnungen, Verträge, Bescheinigungen, Bankunterlagen und Steuerbescheinigungen müssen gemäß den vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt werden. In der Praxis wird bei steuerlich relevanten Unternehmensunterlagen oft von einer langfristigen Aufbewahrung ausgegangen, daher ist es ratsam, gleich von Anfang an ein ordentliches digitales Archiv aufzubauen.

Wie man ein Einzelunternehmen auflöst

Bei einem Gewerbe erfolgt die Abmeldung über die Gewerbeabmeldung beim Gewerbeamt. Die Behörde leitet die Daten weiter, dennoch sollte der Unternehmer separat beim Finanzamt, bei der IHK/HWK, der Berufsgenossenschaft, der Krankenkasse sowie bei Verträgen mit Kunden und Lieferanten nachprüfen.

Freiberufler melden die Einstellung ihrer Tätigkeit beim Finanzamt. Wenn Mitarbeiter beschäftigt waren, Umsatzsteuer anfiel, ein Eintrag im Handelsregister vorlag, spezielle Genehmigungen erforderlich waren oder Mitgliedschaften in Kammern bestanden, kann die Schließung zusätzliche Schritte erfordern.

Nach der Schließung des Unternehmens müssen die Steuererklärungen für den Zeitraum der Geschäftstätigkeit dennoch eingereicht werden. Falls Vorauszahlungen festgesetzt wurden, muss eine Überprüfung beantragt werden, um keine Vorauszahlungen für die bereits eingestellte Geschäftstätigkeit zu leisten.

Kurze Checkliste

Überprüfen Sie die Aufenthaltserlaubnis, den Arbeitsvertrag und die Berechtigung zur selbstständigen Tätigkeit.
Entscheiden Sie sich für „Freiberufler“ oder „Gewerbe“.
Erkundigen Sie sich, ob Genehmigungen der IHK/HWK oder des Handelsregisters erforderlich sind.
Reichen Sie eine Gewerbeanmeldung ein, wenn es sich um eine gewerbliche Tätigkeit handelt.
Reichen Sie den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ über ELSTER ein.
Wählen Sie den Umsatzsteuer-Modus und prüfen Sie die Kleinunternehmerregelung.
Richten Sie Versicherungen, Buchhaltung, Rechnungswesen und die Dokumentenablage ein.
Bei der Einstellung von Mitarbeitern beantragen Sie eine Betriebsnummer und prüfen Sie die Verpflichtungen gegenüber der DGUV/Berufsgenossenschaft.