Referenzen und Arbeitszeugnis in Deutschland: Welche Empfehlungen werden für eine Stelle benötigt?

Bei der Jobsuche in Deutschland bezeichnet der Begriff Referenzen berufliche Empfehlungen: Kontakte zu Personen oder Dokumente, die Ihre Erfahrung, Zuverlässigkeit und Arbeitsqualität bestätigen. Sie sind nicht mit dem Anschreiben zu verwechseln. Das Anschreiben erläutert Ihre Motivation für eine bestimmte Stelle, während Referenzen dem Arbeitgeber helfen, zu überprüfen, wie Sie bisher gearbeitet haben.

Bei deutschen Bewerbungen können Referenzen unterschiedlich aussehen: als Arbeitszeugnis eines ehemaligen Arbeitgebers, als separates Empfehlungsschreiben oder als Liste von Personen, die der Personalverantwortliche nach Ihrer Zustimmung kontaktieren kann. Nicht jede Stellenausschreibung verlangt sofort Referenzen, aber bei vielen Positionen stärken sie die Bewerbung und helfen dabei, die letzte Auswahlrunde zu bestehen.

Wie unterscheiden sich Referenzen vom Anschreiben?

Das Anschreiben ist Teil Ihrer Bewerbung. Darin zeigen Sie, warum Sie sich für die Stelle interessieren, welche Fähigkeiten den Anforderungen entsprechen und warum Sie gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchten. In der Regel ist das Anschreiben etwa eine Seite lang und sollte den Lebenslauf nicht einfach wiederholen.

Referenzen erfüllen eine andere Aufgabe. Sie bestätigen Ihren beruflichen Ruf aus dritter Hand: dass Sie tatsächlich ähnliche Aufgaben übernommen haben, im Team gearbeitet haben, Vereinbarungen eingehalten haben, Verantwortung übernommen haben und Ergebnisse erzielt haben.

Kurz gesagt sieht der Unterschied wie folgt aus:

Dokument	Wer erstellt es	Wozu dient es
Lebenslauf	Bewerber	Berufserfahrung, Ausbildung, Fähigkeiten und berufliche Entwicklung darlegen
Anschreiben	Bewerber	Motivation und Bezug zur konkreten Stellenausschreibung erläutern
Arbeitszeugnis	Ehemaliger Arbeitgeber	Beschreiben Sie den Beschäftigungszeitraum, die Aufgaben, die Ergebnisse und das Verhalten
Referenzen	Ehemaliger Vorgesetzter, Kollege, Kunde oder Dozent	Kompetenzen bestätigen und dem Arbeitgeber eine zusätzliche Überprüfung ermöglichen

Was ist ein Arbeitszeugnis?

Das Arbeitszeugnis ist eine deutsche Bescheinigung oder Beurteilung durch den Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Gemäß § 109 der Gewerbeordnung hat ein Arbeitnehmer in Deutschland Anspruch auf eine schriftliche Arbeitsbescheinigung. Es enthält mindestens Angaben zur Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Auf Wunsch des Arbeitnehmers muss das Dokument auch eine Beurteilung der Arbeit und des Verhaltens enthalten; diese Variante wird üblicherweise als qualifiziertes Arbeitszeugnis bezeichnet.

Gerade das Arbeitszeugnis spielt oft die Rolle der wichtigsten Empfehlung in den deutschen Bewerbungsunterlagen. Wenn Sie bereits in Deutschland gearbeitet haben und über solche Unterlagen von früheren Arbeitgebern verfügen, lohnt es sich in der Regel, diese der Bewerbung beizufügen, sofern für die Stelle ein vollständiges Bewerbungspaket verlangt wird oder Zeugnisse für Ihren Beruf angemessen sind.

Falls kein Dokument ausgestellt wurde, können Sie sich an die Personalabteilung oder Ihren ehemaligen Arbeitgeber wenden und dieses schriftlich anfordern. Für die aktuelle Stelle wird manchmal ein Zwischenzeugnis angefordert – eine Zwischenbeurteilung, beispielsweise bei einem Wechsel des Vorgesetzten, einer Versetzung innerhalb des Unternehmens oder zur Vorbereitung auf eine interne/externe Bewerbung.

Welche Referenzen können verwendet werden, wenn kein Arbeitszeugnis vorliegt?

Neue Einwanderer, Hochschulabsolventen und Fachkräfte, die zuvor nicht in Deutschland gearbeitet haben, verfügen möglicherweise nicht über ein deutsches Arbeitszeugnis. Das ist normal. In diesem Fall können andere Nachweise herangezogen werden:

ein Empfehlungsschreiben eines ehemaligen Vorgesetzten;
Kontaktdaten eines ehemaligen Vorgesetzten oder Teamleiters, der bereit ist, eine Rückmeldung zu geben;
eine Empfehlung eines Kunden, wenn Sie projektbezogen gearbeitet haben;
ein Zeugnis eines Dozenten, wissenschaftlichen Betreuers oder Praktikumskoordinators;
Zertifikate, Portfolios und Projektergebnisse dienen als Ergänzung, nicht als Ersatz für Referenzen.

Wenn eine Empfehlung nicht auf Deutsch oder Englisch verfasst ist, benötigen manche Arbeitgeber möglicherweise eine Übersetzung. Für eine normale Bewerbung reicht oft eine englische Fassung aus, doch bei reglementierten Berufen, staatlichen Einrichtungen und formellen Verfahren können die Anforderungen strenger sein.

Wann sollten Referenzen an den Arbeitgeber gesendet werden?

Es ist nicht immer notwendig, die Kontaktdaten der Referenzpersonen sofort beizufügen. Wenn in der Stellenanzeige von „vollständigen Bewerbungsunterlagen“ die Rede ist, erwartet der Arbeitgeber möglicherweise einen Lebenslauf, ein Anschreiben, Diplome, Zertifikate und Zeugnisse. Wenn nicht ausdrücklich nach Referenzen gefragt wird, kann man im Lebenslauf oder im Anschreiben einen neutralen Satz wie „Referenzen auf Anfrage“ angeben.

Es hat sich bewährt, die privaten Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Referenzpersonen nicht unnötig zu veröffentlichen. Holen Sie zunächst die Zustimmung der Person ein, klären Sie, in welcher Sprache sie bereit ist zu kommunizieren, und informieren Sie sie darüber, auf welche Stelle Sie sich bewerben. So wird die Referenz präziser und das Vertrauen bleibt gewahrt.

Wer eignet sich als Referenzgeber?

Am besten wirken Empfehlungen von Personen, die Ihre Arbeit tatsächlich miterlebt haben und konkret darüber berichten können. Die Position ist wichtig, aber nicht das Entscheidende. Eine aussagekräftige Empfehlung des direkten Vorgesetzten ist in der Regel hilfreicher als ein formelles Schreiben von einer Person mit hohem Titel, die kaum mit Ihnen zusammengearbeitet hat.

Geeignete Optionen:

ehemaliger direkter Vorgesetzter;
Projektleiter;
ein erfahrener Kollege, der Ihre Arbeit überprüft hat;
Kunde oder Auftraggeber bei freiberuflicher Tätigkeit und Beratung;
Lehrkraft oder Praktikumskoordinator für Junior-Positionen.

Sie sollten keine Verwandten, Freunde ohne beruflichen Bezug oder Personen angeben, die keine Details Ihrer Arbeit kennen. Deutsche Arbeitgeber legen Wert auf konkrete Angaben: Aufgaben, Verantwortungsbereich, Qualität der Ergebnisse, Kommunikationsstil und Zuverlässigkeit.

So erstellen Sie eine Referenzliste

Wenn der Arbeitgeber nach Referenzpersonen fragt, erstellen Sie ein separates, kurzes Dokument oder fügen Sie am Ende Ihres Lebenslaufs einen übersichtlichen Abschnitt ein. In der Regel reichen zwei bis drei Personen aus.

Geben Sie für jede Referenzperson Folgendes an:

Vor- und Nachname;
Position und Unternehmen zum Zeitpunkt der Zusammenarbeit;
Ihre beruflichen Kontakte;
E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, sofern die Person damit einverstanden ist;
Kommunikationssprache;
eine kurze Anmerkung, welche Projekte oder Aufgaben er bestätigen kann.

Übertreiben Sie die Beziehung zu der Person, die die Empfehlung ausspricht, nicht. Wenn die Person nur bei einem einzigen kurzen Projekt Ihr Vorgesetzter war, geben Sie das auch so an. Ehrliche, konkrete Angaben wirken überzeugender als hochgestochene, aber vage Formulierungen.

Häufige Fehler

Die häufigsten Probleme mit Empfehlungen bei der Jobsuche in Deutschland:

Anschreiben und Referenzen zu verwechseln;
die Kontaktdaten von Personen ohne deren Zustimmung weiterzugeben;
zu viele irrelevante Schreiben beizufügen;
Referenzen anzugeben, die keinen Bezug zur angestrebten Stelle haben;
das Fehlen eines deutschen Arbeitszeugnisses zu verschweigen, anstatt alternative Nachweise vorzulegen;
das Dokument so frei zu übersetzen, dass sich der Sinn der Bewertung verändert.

Wenn Sie über mehrere Dokumente verfügen, wählen Sie diejenigen aus, die die Anforderungen der jeweiligen Stelle am besten belegen. Für eine technische Position sind Projekte und die Qualität der Aufgabenbearbeitung wichtiger, für eine Führungsposition die Personalführung, Verantwortung und die Ergebnisse des Teams, für eine kundenorientierte Position Kommunikation und Zuverlässigkeit.

Kurze Checkliste vor dem Absenden der Bewerbung

Bevor Sie Ihre Unterlagen einsenden, überprüfen Sie Folgendes:

ob in der Stellenausschreibung Arbeitszeugnisse, Referenzen oder vollständige Bewerbungsunterlagen verlangt werden;
Haben Sie die Zustimmung der Referenzpersonen zur Kontaktaufnahme?
Stimmen die Referenzen mit den im Lebenslauf angegebenen Erfahrungen überein?;
Sind die Positionen, Unternehmen und Daten für einen ausländischen Arbeitgeber verständlich?
Ist eine Übersetzung des Dokuments erforderlich?
Senden Sie nicht unnötigerweise zusätzliche personenbezogene Daten mit.

FAQ

Kann man in Deutschland auch ohne Referenzen nach einer Stelle suchen?

Ja. Viele Bewerber bewerben sich ohne separate Liste von Referenzpersonen. Referenzen können später angefordert werden, insbesondere gegen Ende des Auswahlverfahrens. Wenn Sie kein deutsches Arbeitszeugnis haben, legen Sie den Schwerpunkt auf Ihren Lebenslauf, relevante Projekte, Abschlüsse, Zertifikate und die Bereitschaft, auf Anfrage Kontaktdaten anzugeben.

Müssen alle alten Arbeitszeugnisse beigefügt werden?

Nicht immer. Für erfahrene Fachkräfte ist es besser, Unterlagen auszuwählen, die einen Bezug zur angestrebten Stelle haben und wichtige Stationen der beruflichen Laufbahn abdecken. Wenn der Arbeitgeber ein vollständiges Paket verlangt, befolgen Sie die Anweisungen in der Stellenanzeige.

Kann man LinkedIn-Empfehlungen verwenden?

Sie können als zusätzliches Signal dienen, ersetzen jedoch selten ein Arbeitszeugnis oder den Kontakt zu einem echten Referenzgeber. Für eine deutsche Bewerbung sind Unterlagen und Personen, die konkrete Erfahrungen bestätigen können, wichtiger.

Was tun, wenn ein ehemaliger Arbeitgeber im Ausland das deutsche Format nicht kennt?

Bitten Sie um ein übliches Empfehlungsschreiben mit einer Beschreibung Ihrer Rolle, der Beschäftigungsdauer, Ihrer Aufgaben, Ihrer Ergebnisse und Ihrer Stärken. Das deutsche Format ist hilfreich, aber bei internationaler Berufserfahrung haben Arbeitgeber in der Regel Verständnis dafür, dass sich die Unterlagen unterscheiden können.