Die Arbeit als Tagesmutter oder Tagesvater in Deutschland: Genehmigung, Einkommen und Steuern

Eine Tagesmutter oder ein Tagesvater ist eine Fachkraft für die familiäre Tagesbetreuung von Kindern, auf Deutsch Kindertagespflege. Diese Betreuungsform existiert neben Krippen und Kindergärten und wird vor allem von Familien mit kleinen Kindern nachgefragt, denen kleine Gruppen, flexible Zeiten und ein persönlicherer Kontakt wichtig sind.

Die Arbeit sieht nur von außen einfach aus. In Deutschland ist dies eine regulierte Tätigkeit: Für die klassische Kindertagespflege sind in der Regel eine Pflegeerlaubnis, eine Eignungsprüfung durch das Jugendamt, geeignete Räumlichkeiten, eine Qualifikation, Versicherungen und ein überschaubares Steuermodell erforderlich.

Wann ist eine Pflegeerlaubnis erforderlich?

Gemäß § 43 SGB VIII ist eine Genehmigung erforderlich, wenn jemand Kinder betreuen möchte:

außerhalb der Wohnung der Eltern;
halbtags;
mehr als 15 Stunden pro Woche;
gegen Entgelt;
länger als drei Monate.

Genau diesen Fall meint man in der Regel, wenn von einer Tagesmutter oder einem Tagesvater die Rede ist. Die Genehmigung erteilt das Jugendamt nach einer Eignungsprüfung. Sie erlaubt in der Regel die Betreuung von maximal fünf fremden Kindern, die gleichzeitig anwesend sind, doch die Behörde kann eine geringere Obergrenze festlegen. Landesrechtliche Regelungen können erweiterte Modelle vorsehen, zum Beispiel die Großtagespflege, insbesondere wenn die Fachkraft über eine pädagogische Ausbildung verfügt.

Findet die Betreuung im Haus der Eltern statt, handelt es sich meist nicht um Kindertagespflege, sondern um die Tätigkeit einer Tagesmutter oder Kinderfrau im Rahmen eines Arbeitsvertrags. Dort stehen nicht mehr die Pflegeerlaubnis, sondern das Arbeitsrecht, der Mindestlohn, der Minijob oder eine reguläre Beschäftigung im Mittelpunkt.

Die Genehmigung für die Kindertagespflege ist befristet: In der Regel wird sie für fünf Jahre erteilt. Für eine Verlängerung werden die Unterlagen, die Arbeitsbedingungen und die Eignung erneut geprüft.

Wen das Jugendamt als geeigneten Kandidaten ansieht

Ein pädagogischer Abschluss ist hilfreich, ersetzt aber allein die Zulassung nicht. Auch Personen ohne einschlägigen Hochschulabschluss können als Tagesmutter oder Tagesvater tätig werden, sofern sie das örtliche Verfahren durchlaufen und ihre persönliche, berufliche und häusliche Eignung nachweisen.

In der Regel prüfen das Jugendamt und die Fachberatung Folgendes:

Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und psychische Belastbarkeit;
Erfahrung und Bereitschaft, mit Kleinkindern zu arbeiten;
die Fähigkeit, mit Eltern, dem Jugendamt, Ärzten und anderen Fachkräften zusammenzuarbeiten;
ausreichende Deutschkenntnisse für die Kommunikation, Verträge und Dokumentation;
sichere Räumlichkeiten mit Platz zum Spielen, Schlafen, Essen und Bewegen;
Grundkenntnisse in Pädagogik, Eingewöhnung, Tagesablauf, Hygiene und Erster Hilfe;
das Fehlen schwerwiegender Risiken gemäß dem erweiterten Führungszeugnis;
Nachweis über den Masernschutz oder eine ärztliche Begründung, falls eine Impfung nicht möglich ist.

Wie man Tagesmutter wird: Schritt für Schritt

Die erste Anlaufstelle ist das örtliche , das Jugendamt oder die dazugehörige Fachberatung/das Kindertagespflegebüro. Dort erhält man eine aktuelle Liste der erforderlichen Unterlagen und wird über die örtlichen Anforderungen an Räumlichkeiten, Qualifikationen, Vergütungen und Versicherungen aufgeklärt.

1. Die Eignungsfeststellung bestehen

Eignungsfeststellung – Prüfung der Eignung des Bewerbers. Sie kann einen Fragebogen, ein Vorstellungsgespräch, einen Hausbesuch, eine Überprüfung der Motivation, die Erörterung des künftigen pädagogischen Konzepts und die Beurteilung der Bedingungen in der Wohnung oder einem anderen Raum umfassen.

2. Unterlagen zusammenstellen

Die genaue Liste hängt von der Stadt und dem Bundesland ab, häufig sind jedoch erforderlich:

erweitertes Führungszeugnis — erweitertes Führungszeugnis;
ärztliches Eignungszeugnis;
Erste-Hilfe-Kurs für Kinder;
Nachweis über den Masernschutz oder eine ärztliche Befreiung;
Qualifikationsnachweise oder Anmeldungen zu Kursen;
ein Betreuungskonzept;
Unterlagen zu den Räumlichkeiten, falls die Betreuung nicht im Haus der Eltern stattfindet.

3. Eine Qualifikation erwerben

Einen einheitlichen bundesweiten Lehrgang für ganz Deutschland gibt es nicht. In der Praxis gibt es Grundausbildungsprogramme und Schulungen nach QHB. In vielen Regionen orientiert man sich an einer umfassenderen Qualifikation, doch über den konkreten Umfang, die Anerkennung früherer pädagogischer Erfahrungen und mögliche Erleichterungen entscheidet die zuständige Behörde vor Ort.

Block	Was wird in der Regel geprüft
Zuverlässigkeit	erweitertes Führungszeugnis, Fragebogen, Vorstellungsgespräch
Gesundheit und Sicherheit	ärztliches Attest, Erste Hilfe für Kinder, Masernschutz
Qualifikation	Grundkurs, QHB, Praktikum oder örtliche Prüfung
Räumlichkeiten	Hausbesuch, Sicherheit, Hygiene, Platz zum Schlafen und Spielen
Rechtsstatus	Pflegeerlaubnis, Recht auf Selbstständigkeit oder Anstellung

4. Den Aufenthaltsstatus prüfen

Für Staatsangehörige aus Nicht-EU-Ländern reicht es nicht aus, eine Pflegeerlaubnis zu erhalten. Die Aufenthaltserlaubnis muss eine selbstständige Tätigkeit oder eine konkrete Beschäftigung zulassen. Vor dem Start sollte man den Wortlaut im Aufenthaltsdokument überprüfen und gegebenenfalls eine Genehmigung unter für die Selbstständigkeit unter beantragen.

5. Ein Arbeitsmodell wählen

Eine Tagesmutter bzw. ein Tagesvater kann bei sich zu Hause, in gemieteten Räumlichkeiten, gemeinsam mit anderen Fachkräften oder – in einem anderen Rechtsmodell – im Haus der Eltern arbeiten. Davon hängen Prüfungen, Verträge, Steuern, Versicherungen und Haftung ab.

Format	Typischer Status	Was wichtig ist
Zu Hause	meist selbstständige Tätigkeit	Pflegeerlaubnis, Überprüfung der Räumlichkeiten, Kinderzahlbegrenzung, eigene Tagesgestaltung
In anderen Räumlichkeiten	meist selbstständige Tätigkeit	Anforderungen an die Räumlichkeiten, Abstimmung mit dem Jugendamt, manchmal auch mit dem Bauamt und Brandschutz
Im Haus der Eltern	meist eine bezahlte Tätigkeit	Eltern als Arbeitgeber, Mindestlohn, Minijob oder gewöhnlicher Arbeitsvertrag
Großtagespflege	Zusammenarbeit mehrerer Fachkräfte	Landesvorschriften, eigene Organisation, strengere Anforderungen an die Räumlichkeiten

6. Unterlagen für Familien vorbereiten

Vor der Aufnahme des ersten Kindes sollten ein Vertrag, Regelungen zu Bezahlung und Abwesenheiten, ein Tagesablauf, ein pädagogisches Konzept, eine Liste mit Notfallkontakten, Einverständniserklärungen der Eltern, ein Vorgehensplan bei Krankheit des Kindes sowie eine grundlegende Dokumentation der Betreuungszeiten vorbereitet werden.

Wie sind die Zahlungen und das Einkommen geregelt?

Einen einheitlichen Tarif gibt es in Deutschland nicht. Wenn ein Kind über eine öffentlich finanzierte Kindertagespflege betreut wird, erfolgen die Zahlungen gemäß den Bestimmungen des § 23 SGB VIII und des örtlichen Jugendamts. In der Regel bestehen sie aus einer Erstattung der Kosten für den Unterhalt des Kindes, einem Betrag für die Erziehungsarbeit sowie Ausgleichszahlungen für bestimmte Versicherungsbeiträge.

Die Höhe der Vergütung wird vom örtlichen Träger der Jugendhilfe oder durch das Landesrecht festgelegt. Sich daher am „deutschen Durchschnittssatz“ zu orientieren, ist riskant: Für denselben Zeitplan kann die Vergütung in Berlin, München, einer Kleinstadt oder einer ländlichen Region unterschiedlich ausfallen.

Im privaten Modell können die Eltern direkt bezahlen. Dann richten sich die Gebühren meist nach dem Markt, den Vereinbarungen, dem Zeitplan, der Verpflegung, zusätzlichen Stunden und der Qualifikation der Fachkraft. Doch die private Bezahlung befreit nicht von Steuern, Verträgen und Genehmigungsauflagen, wenn es sich tatsächlich um Kindertagespflege handelt.

Das Einkommen wird am stärksten beeinflusst durch:

Anzahl der genehmigten und tatsächlich belegten Plätze;
vertraglich festgelegte Betreuungszeiten;
das Alter der Kinder und die örtlichen Regelungen zu Zuschlägen;
die Kosten für Verpflegung und Verbrauchsmaterialien;
Krankheitsfälle, Urlaub und Vertretungen; – Miete, Versicherungen, Anschaffungen und Zeitaufwand für die Dokumentation.

Anforderungen an die Räumlichkeiten und die Sicherheit

Das Jugendamt prüft nicht die Designer-Einrichtung, sondern die Eignung der Räumlichkeiten für die tägliche Betreuung kleiner Kinder. Das Kind muss Platz zum Spielen, Bewegen, Essen, Schlafen und Ausruhen haben, ohne dass dabei unnötige Risiken bestehen.

In der Regel werden folgende Faktoren berücksichtigt:

Sicherheit von Fenstern, Treppen, Steckdosen, scharfen Ecken, in der Küche und bei der Aufbewahrung von Reinigungsmitteln;
Hygiene und die Möglichkeit, die Räumlichkeiten regelmäßig zu reinigen;
einen Ort zum Schlafen und zur ruhigen Erholung;
Platz zum Spielen und Bewegen;
altersgerechte Materialien und Spielzeuge;
Zugang zu Spazierwegen, einem Hof, einem Park oder einer anderen sicheren Außenanlage;
die Möglichkeit, die Kinder im Notfall schnell abzuholen.

Findet die Betreuung in einem separaten Raum statt, werden die Anforderungen oft strenger. Neben dem Jugendamt können Genehmigungen hinsichtlich der Nutzung der Räumlichkeiten, der Bauvorschriften oder des Brandschutzes erforderlich sein. Für die Großtagespflege ist dies besonders wichtig.

Steuern und Abrechnung

Eine selbstständige Tagesmutter gibt ihr Einkommen in der Regel als selbstständige Tätigkeit an. Die Einkünfte aus der Kindertagespflege müssen in der Steuererklärung angegeben werden, unabhängig davon, ob das Jugendamt oder die Eltern direkt zahlen.

In der Praxis bedeutet das:

die Anmeldung der Tätigkeit beim Finanzamt;
Erfassung der Einnahmen und Ausgaben;
Einnahmen-Überschuss-Rechnung;
Anlage S und Anlage EÜR in der Steuererklärung;
Einreichung über , Elster oder mit Hilfe eines Steuerberaters.

Die Kindertagespflege gilt nicht als Gewerbe, daher ist eine übliche Anmeldung beim Gewerbeamt nicht erforderlich und es fällt in der Regel keine Gewerbesteuer an. Dienstleistungen der Kindertagespflege sind bei Vorliegen einer Pflegeerlaubnis oder einer bestätigten Eignung durch das Jugendamt in der Regel von der Mehrwertsteuer befreit.

Für die Ausgaben kann man entweder die tatsächlichen Kosten oder eine Pauschale geltend machen. Ab 2023 sieht das offizielle „Handbuch Kindertagespflege“ eine Betriebsausgabenpauschale von bis zu 400 Euro pro Monat und Kind bei einer Betreuungszeit von 40 Stunden pro Woche vor; bei einer geringeren Stundenzahl verringert sich der Betrag proportional. Sind die tatsächlichen Kosten höher, können sie anhand von Belegen geltend gemacht werden, allerdings dürfen beide Ansätze innerhalb eines Jahres nicht miteinander kombiniert werden.

Versicherungen und Sozialabgaben

Die Versicherung hängt davon ab, ob es sich um eine selbstständige Tätigkeit oder um ein Arbeitsverhältnis handelt.

Für die selbstständige Kindertagespflege sind wichtig:

Rentenversicherung: Eine Beitragspflicht kann ab einem Einkommen oberhalb einer festgelegten Schwelle entstehen; die aktuellen Beträge sind bei der Deutschen Rentenversicherung zu erfragen.
Krankenversicherung und Pflegeversicherung: In Deutschland ist eine Krankenversicherung erforderlich. Die Möglichkeit einer Familienversicherung hängt vom Einkommen ab und davon, ob die Tätigkeit als Haupttätigkeit gilt.
Unfallversicherung: Selbstständige Kindertagespflegepersonen unterliegen in der Regel der Unfallversicherungspflicht über die BGW.
Haftpflicht: Eine normale Privathaftpflicht reicht oft nicht aus; erforderlich ist eine Berufshaftpflichtversicherung oder eine Regelung über den Träger/das Jugendamt.

Bei öffentlicher Finanzierung kann das Jugendamt die Unfallversicherung sowie die Hälfte der nachgewiesenen Kosten für Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung erstatten, sofern die Voraussetzungen gemäß § 23 SGB VIII erfüllt sind. Die genauen Beträge und das Verfahren müssen vor Arbeitsbeginn geklärt werden.

Wenn jemand im Haus der Eltern als Kinderbetreuer*in im Rahmen eines Arbeitsvertrags tätig ist, gelten die Regeln der regulären Beschäftigung: Gehalt, Sozialabgaben, Mindestlohn, Minijob oder Vollzeitbeschäftigung.

Was für Ausländer wichtig ist

Für Zugezogene ist die wichtigste Frage nicht nur die Qualifikation, sondern auch das Recht, in der gewählten Form tätig zu sein. Wenn die Aufenthaltserlaubnis nur eine abhängige Beschäftigung erlaubt, ist eine selbstständige Kindertagespflege ohne zusätzliche Genehmigung möglicherweise nicht möglich. Wenn eine selbstständige Tätigkeit geplant ist, ist es hilfreich, sich im Voraus darüber zu informieren, wie die „“ (Selbstständigkeit) und die „Eröffnung einer selbstständigen Tätigkeit“ geregelt sind und worin der Unterschied zu einem Arbeitsvertrag besteht.

Auch die deutsche Sprache sollte berücksichtigt werden. Selbst wenn die Familien Russisch oder Englisch sprechen, erfordern Dokumente, Überprüfungen sowie die Kommunikation mit dem Jugendamt, Ärzten und Schulen sichere Deutschkenntnisse.

Wie man die Chancen erhöht, Familien zu gewinnen

Eltern achten nicht nur auf den Preis. Für sie sind eine sanfte Eingewöhnung, Sicherheit, ein fester Tagesablauf, Feedback sowie klare Regeln in Bezug auf Krankheit, Ernährung, Schlaf und Spaziergänge wichtig.

Ein kurzes schriftliches Konzept ist dabei hilfreich:

welches Alter die Kinder haben, die Sie betreuen;
Wie verläuft die Eingewöhnungsphase?;
Wie sieht der Tagesablauf der Gruppe aus?
wie Mahlzeiten, Schlaf und Spaziergänge organisiert sind;
Was passiert, wenn ein Kind oder eine Fachkraft krank wird?
wie Eltern Feedback erhalten;
Welche Regelungen gelten für Urlaub, Absagen und Überstunden?

Fazit

Die Tätigkeit als Tagesmutter oder Tagesvater kann zu einem tragfähigen selbstständigen Beruf werden, doch man sollte beim örtlichen Jugendamt beginnen und nicht mit der Berechnung eines ungefähren Stundensatzes. Prüfen Sie zunächst die Pflegeerlaubnis, die Qualifikation, die Räumlichkeiten, die Selbstständigkeitsberechtigung, Steuern und Versicherungen. Erst danach macht es Sinn, die Wirtschaftlichkeit zu berechnen: tatsächliche Plätze, Betreuungsstunden, Vergütungen, Ausgaben, Urlaub, Krankentage und Vertretungen.