Apostille für Dokumente in Deutschland: Wann sie nötig ist, wo man sie erhält und wie man die Übersetzung vorbereitet

Eine Apostille ist erforderlich, wenn eine deutsche Behörde ein ausländisches öffentliches Dokument akzeptieren und sich vergewissern muss, dass die Unterschrift, die Funktion der unterzeichnenden Person und das Siegel auf dem Dokument echt sind. Bei Umzug, Studium, Heirat, Familiennachzug, Einbürgerung und anderen Verfahren in Deutschland ist dies ein häufiges Thema: Ein Dokument kann inhaltlich korrekt sein, wird aber ohne die Bestätigung seiner Form möglicherweise nicht angenommen.

Wichtig: Eine Apostille bestätigt nicht die Richtigkeit der Angaben im Dokument. Sie bestätigt die Herkunft eines öffentlichen Dokuments. Nach der Apostille benötigt die deutsche Behörde in der Regel außerdem eine Übersetzung, die in einer für das jeweilige Verfahren zulässigen Form angefertigt oder beglaubigt wurde.

Was ist eine Apostille?

Eine Apostille ist eine besondere Beglaubigung nach dem Haager Übereinkommen von 1961. Das Übereinkommen hat die aufwendigere konsularische Legalisation für Staaten ersetzt, zwischen denen es gilt. Wird ein Dokument in einem Vertragsstaat ausgestellt und in einem anderen Vertragsstaat vorgelegt, reicht in der Regel eine Apostille anstelle einer Kette von Beglaubigungen durch Konsulate aus.

Eine Apostille bestätigt:

die Echtheit der Unterschrift auf dem Dokument;
die Eigenschaft oder Funktion der Person, die das Dokument unterschrieben hat;
die Echtheit des Siegels oder Stempels, falls vorhanden.

Sie macht ein gefälschtes oder ungültiges Dokument nicht „richtig“. Die Behörde, die die Apostille ausstellt, prüft die Angaben des Dokuments und die Befugnis der unterzeichnenden Person.

Wann ist eine Apostille für Deutschland nötig?

Eine Apostille kann erforderlich sein, wenn Sie in Deutschland ausländische Dokumente vorlegen für:

die Registrierung einer Ehe, Scheidung, Geburt eines Kindes oder Namensänderung;
den Familiennachzug;
den Umzug mit einem Kind;
die Anerkennung einer Ausbildung oder Qualifikation;
die Hochschulzulassung oder die Prüfung von Dokumenten über UniAssist;
ein Arbeitsvisum oder die Anerkennung eines Berufs;
die Einbürgerung;
erbrechtliche, gerichtliche oder notarielle Verfahren.

Für Russinnen und Russen sowie Staatsangehörige anderer Länder, die einen Umzug nach Deutschland vorbereiten, ist es sicherer, die Anforderungen des jeweiligen Konsulats, Standesamts, der Ausländerbehörde, Universität oder des Arbeitgebers im Voraus zu prüfen. Einer Behörde reichen Original und Übersetzung, eine andere verlangt eine Apostille.

Wann ist keine Apostille erforderlich?

Eine Apostille wird nicht automatisch für jedes ausländische Dokument benötigt. Es gibt mögliche Ausnahmen:

Das Ausstellungsland und Deutschland haben ein Abkommen, das die Legalisation für bestimmte Dokumente aufhebt;
das Dokument wird innerhalb der EU verwendet und fällt für bestimmte öffentliche Dokumente unter vereinfachte Regeln;
die deutsche Behörde akzeptiert das Dokument in ihrem Verfahren ohne Apostille;
das Dokument ist kein öffentliches Dokument im Sinne des Haager Übereinkommens;
das Dokument wurde von einer konsularischen oder diplomatischen Vertretung ausgestellt, für die andere Regeln gelten.

Orientieren Sie sich nicht an einer allgemeinen Länderliste aus einem alten Artikel oder Forum. Prüfen Sie den aktuellen Status des Landes in der HCCH-Tabelle und die Anforderungen der Behörde, bei der das Dokument vorgelegt wird.

Wie sieht eine Apostille aus?

Eine Apostille sieht normalerweise wie ein Stempel, Aufkleber, separates Blatt oder elektronischer Vermerk aus, der dem Dokument beigefügt ist. Die Überschrift muss die französische Formel APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) enthalten.

Die Apostille enthält Angaben zum Dokument und zur Beglaubigung: Land, Person, die das Dokument unterzeichnet hat, Funktion der unterzeichnenden Person, Siegel oder Stempel, Ort und Datum der Beglaubigung, Behörde, Nummer, Unterschrift und Siegel der Stelle, die die Apostille ausgestellt hat.

Das Formular der Apostille ist durch das Übereinkommen standardisiert, das äußere Erscheinungsbild hängt jedoch vom Land und von der Behörde ab.

Elektronische Apostillen und Online-Register gibt es in verschiedenen Ländern, ihre Verfügbarkeit hängt jedoch von der jeweiligen Rechtsordnung und der Art des Dokuments ab.

Für welche Dokumente wird eine Apostille erteilt?

Eine Apostille wird in der Regel auf öffentliche Dokumente erteilt, zum Beispiel:

Personenstandsurkunden: Geburts-, Heirats-, Scheidungs-, Sterbe-, Namensänderungs- und Vaterschaftsanerkennungsurkunden;
Führungszeugnisse und andere Verwaltungsbescheinigungen;
gerichtliche Entscheidungen, Urteile und Dokumente der Staatsanwaltschaft;
notarielle Urkunden und notarielle Unterschriftsbeglaubigungen;
Bildungsdokumente, wenn dies für Studium, Arbeit oder die Anerkennung einer Qualifikation erforderlich ist;
Archivbescheinigungen und Dokumente staatlicher Stellen.

** Spätaussiedlerinnen und Spätaussiedler und Beteiligte an anderen Verfahren müssen die Anforderungen für jedes Dokument einzeln prüfen: Ausstellungsjahr, Land, Behörde und Programm können die benötigten Unterlagen verändern.**

Auf Dokumente, die unmittelbar mit Handels- oder Zollvorgängen zusammenhängen, findet das Haager Apostille-Übereinkommen keine Anwendung. Bei privaten Dokumenten ist häufig zunächst eine notarielle Beglaubigung der Unterschrift oder Kopie erforderlich; die Apostille wird dann auf die notarielle Handlung erteilt.

Wo wird die Apostille erteilt?

Grundsätzlich wird eine Apostille in dem Land erteilt, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Deutschland erteilt keine Apostille für eine russische, ukrainische, belarussische oder andere ausländische Urkunde. Deutsche Behörden erteilen Apostillen für deutsche Dokumente, wenn diese im Ausland benötigt werden.

In Russland, Deutschland und anderen Ländern gibt es keine einheitliche Anlaufstelle für alle Dokumentarten. Die zuständige Behörde richtet sich nach dem Dokument: Standesamt, Gericht, Justizministerium, Bildungsbehörde, Archiv, Innenministerium oder eine andere Stelle.

Für die praktische Prüfung können Sie diesem Schema folgen:

Bestimmen Sie das Land und die Stelle, die das Dokument ausgestellt hat.
Prüfen Sie, ob das Ausstellungsland und das Land der Vorlage dem Haager Übereinkommen angehören und ob zwischen ihnen Einwände bestehen.
Finden Sie die für die Apostille zuständige Stelle für den betreffenden Dokumenttyp.
Klären Sie, ob das Original, ein Duplikat oder eine notarielle Kopie erforderlich ist.
Prüfen Sie die Übersetzungsanforderungen der deutschen Behörde.

Apostille in Russland

Für in Russland ausgestellte Dokumente wird die Apostille in der Regel von der zuständigen russischen Stelle erteilt. Je nach Dokument kann dies das Standesamt, das Justizministerium oder seine territorialen Stellen, das Innenministerium, Rosobrnadsor oder regionale Bildungsbehörden, Archivstellen und andere Einrichtungen sein.

Ein Antrag kann mitunter direkt bei der Behörde, über ein Multifunktionszentrum oder über Gosuslugi gestellt werden; die verfügbaren Wege hängen jedoch von der Region und der Dokumentart ab. Für Bildungsdokumente gibt es oft ein gesondertes Verfahren, und bei Personenstandsurkunden kann es praktischer sein, eine neue Ausfertigung zu beschaffen und diese mit einer Apostille zu versehen.

Genaue Fristen und Gebühren ändern sich; verlassen Sie sich daher nicht auf alte Beträge. Prüfen Sie vor dem Antrag die aktuelle Gebühr und Bearbeitungszeit auf der Website der Behörde, bei Gosuslugi oder im Multifunktionszentrum.

Kann eine Apostille aus der Ferne oder durch eine Vertretung erteilt werden?

Manchmal können Dokumente durch einen Vertreter mit Vollmacht eingereicht werden. Manchmal sind eine persönliche Vorsprache, das Originaldokument oder eine regionale Bindung an den Ausstellungsort erforderlich. Wenn Sie bereits in Deutschland sind, prüfen Sie im Voraus:

ob die Behörde einen Vertreter akzeptiert;
ob eine notarielle Vollmacht benötigt wird;
ob anstelle des alten Originals ein Duplikat eingereicht werden kann;
ob die deutsche Behörde das Duplikat akzeptiert;
wie Originale sicher versandt werden können.

Versenden Sie das einzige Original nicht, ohne den Ablauf, die Fristen und das Verlustrisiko zu kennen. Für wichtige Dokumente ist es besser, Duplikate zu haben, soweit dies möglich ist.

Übersetzung eines Dokuments mit Apostille

Für Deutschland reicht eine Apostille allein oft nicht aus: Die Behörde benötigt ein verständliches Dokument in deutscher Sprache. Die Reihenfolge ist normalerweise folgende:

Zunächst wird die Apostille auf dem Original oder einem zulässigen Duplikat erteilt.
Anschließend wird das Dokument zusammen mit der Apostille übersetzt.
Die Übersetzung wird in der Form angefertigt, die die jeweilige Behörde akzeptiert.

Für Deutschland wird häufig eine Übersetzung durch einen vereidigten, ermächtigten oder öffentlich bestellten Übersetzer verlangt – die Bezeichnung hängt vom Bundesland ab. Die Visastelle, das Standesamt, die Universität oder das Gericht können eigene Anforderungen haben. Eine notarielle Beglaubigung der Übersetzung ersetzt eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer für deutsche Behörden nicht immer.

Apostille auf deutschen Dokumenten

Wenn ein deutsches Dokument außerhalb Deutschlands vorgelegt werden muss, erteilt die zuständige deutsche Stelle die Apostille. Je nach Dokument können dies sein:

das BfAA oder eine andere Bundesbehörde für bestimmte Bundesdokumente;
Landesgerichte und Justizbehörden;
Bezirksregierungen, Regierungspräsidien oder andere Landesbehörden;
die für Dokumente des Standesamts, Gerichts, Notars oder Bildungswesens zuständige Stelle.

Die örtliche Zuständigkeit ist wichtig: Ein Dokument wird in der Regel dort apostilliert, wo es ausgestellt wurde oder wo die zuständige Stelle sitzt. Bei einer Geburtsurkunde müssen Sie beispielsweise die Regeln des Standesamts und des Ausstellungsbundeslands prüfen, nicht einfach nach „Apostille Deutschland“ suchen.

Deutsche Dokumente innerhalb der EU

Seit 2019 gilt für eine Reihe öffentlicher Dokumente innerhalb der EU eine Vereinfachung: Zwischen EU-Mitgliedstaaten ist für diese Kategorien in der Regel keine Apostille erforderlich. Dies gilt nicht für alle Dokumente und nicht für alle Zwecke. Häufig wird statt der Apostille ein mehrsprachiges Standardformular oder eine Übersetzung verwendet, wenn die Behörde die Sprache des Dokuments nicht versteht.

Wenn ein Dokument aus Deutschland in ein Land außerhalb der EU geht oder aus einem Drittstaat in Deutschland vorgelegt wird, prüfen Sie wieder die üblichen Regeln für Apostille, Legalisation und Übersetzung.

Häufige Fehler

Die Apostille nach der Übersetzung einzuholen, obwohl die Behörde die Apostille auf dem Original verlangt.
Das Dokument vor der Apostille übersetzen zu lassen und die Übersetzung dann neu anfertigen zu müssen.
Sich auf eine alte Gebühr oder Bearbeitungszeit zu verlassen.
Davon auszugehen, dass das russische Konsulat in Deutschland eine Apostille für ein russisches Dokument erteilt.
Nur das Land, nicht aber die Dokumentart und die konkrete deutsche Behörde zu prüfen.
Das Original ohne Duplikat und ohne klaren Plan für die Rücksendung ins Ausland zu schicken.

FAQ

Frage	Antwort
Hat eine Apostille ein Ablaufdatum?	Die Apostille selbst hat in der Regel keine eigene Gültigkeitsdauer, aber das darunterliegende Dokument oder die Zielbehörde können Anforderungen an die Aktualität des Dokuments stellen.
Gilt eine Apostille in jedem Land?	Nein. Sie gilt dort, wo das Haager Übereinkommen zwischen dem Ausstellungsland und dem Land der Vorlage anwendbar ist. In anderen Fällen kann eine konsularische Legalisation oder ein anderes Verfahren erforderlich sein.
Kann man eine Apostille bei einer Botschaft oder einem Konsulat erhalten?	In der Regel nicht: Die Apostille wird von der zuständigen Stelle des Herkunftslands des Dokuments erteilt, nicht vom Konsulat des Ziellands.
Wird für die Übersetzung eine zweite Apostille benötigt?	Für Deutschland reicht häufig die Apostille auf dem Original mit einer korrekten Übersetzung; die Anforderungen hängen jedoch von der Behörde und dem Land der Vorlage ab.
Kann eine Kopie apostilliert werden?	Mitunter wird die Apostille nicht auf eine einfache Kopie, sondern auf die notarielle Beglaubigung der Kopie oder der Unterschrift erteilt. Das muss für den jeweiligen Dokumenttyp geklärt werden.
Was ist zu tun, wenn das Land dem Übereinkommen nicht angehört?	Prüfen Sie das Verfahren der konsularischen Legalisation oder besondere Abkommen zwischen den Ländern.