Behörden und Dokumente in Deutschland: Ein kurzer Leitfaden für Migranten

Nach dem Umzug nach Deutschland werden viele alltägliche Angelegenheiten schnell zu behördlichen Angelegenheiten: Man muss sich anmelden, einen Aufenthaltstitel beantragen oder verlängern, sich um Steuern, Versicherungen, Sozialleistungen, Schule, Wohnung oder Führerschein kümmern. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Behörden und Dokumente, mit denen Migranten am häufigsten zu tun haben.

Dieser Artikel ersetzt keine Beratung durch die zuständige Behörde: Die Bezeichnungen der Abteilungen und die Verfahren zur Terminvereinbarung unterscheiden sich je nach Bundesland und Stadt. Informieren Sie sich vor der Antragstellung auf der Website Ihrer Stadt, Ihres Stadtteils oder Ihres Bundeslandes.

Einwanderung, Anmeldung und Personenstand

Ausländerbehörde / Ausländeramt

Ausländerbehörde. Hier wendet man sich bei Fragen zu Visa und Aufenthaltstiteln: Erstbeantragung, Verlängerung, Änderung des Aufenthaltsgrundes, Familiennachzug, Niederlassungserlaubnis und damit verbundene Bescheinigungen. In Großstädten erfolgt die Terminvereinbarung oft über ein Online-Portal, und die Wartezeiten können lang sein, daher ist es ratsam, den Antrag frühzeitig vorzubereiten.

Einwohnermeldeamt / Bürgeramt

Das Einwohnermeldeamt, das die Anmeldung am Wohnort vornimmt. In verschiedenen Städten kann es als Bürgeramt, Bürgerbüro, Kundenzentrum oder BürgerService bezeichnet werden. Für die Anmeldung sind in der Regel ein Reisepass oder Personalausweis, ein ausgefülltes Formular und eine Wohnungsgeberbestätigung des Vermieters oder der aufnehmenden Person erforderlich.

Meldebescheinigung

Bescheinigung über die Adressregistrierung. Diese wird häufig von Banken, Arbeitgebern, Universitäten, Versicherungen und einigen Behörden verlangt. In einigen Städten kann die Bescheinigung online beantragt werden, die Regeln hängen jedoch von der jeweiligen Stadtverwaltung ab.

Wohnungsgeberbestätigung

Bestätigung des Wohnungseigentümers oder der Person, die die Wohnung zur Verfügung stellt. Ohne dieses Dokument wird die Anmeldung in der Regel nicht vorgenommen. Wenn Sie in einer vorübergehenden Unterkunft wohnen, klären Sie im Voraus, wer genau berechtigt ist, eine Bestätigung auszustellen.

Fiktionsbescheinigung

Vorläufige Bescheinigung, die die Rechtswirksamkeit eines eingereichten Antrags auf Erteilung oder Verlängerung eines Aufenthaltstitels bestätigt. Sie stellt keine vollwertige Aufenthaltserlaubnis dar, und ihre Bedeutung hängt von der konkreten Eintragung im Dokument ab. Daher sollten Sie sich bezüglich Reisen, Arbeit und Ausreise aus Deutschland am besten bei der Ausländerbehörde über die Bedingungen informieren.

Standesamt

Standesamt. Es registriert Geburten, Eheschließungen, Lebenspartnerschaften in den gesetzlich vorgesehenen Fällen, Todesfälle sowie Namensänderungen und stellt die entsprechenden Urkunden aus. Für ausländische Dokumente sind häufig ein Apostille, eine Beglaubigung oder eine beglaubigte Übersetzung erforderlich – die genaue Liste legt das jeweilige Standesamt fest.

Gesundheitswesen, Familie und soziale Unterstützung

Krankenversicherungsnachweis / Mitgliedsbescheinigung

Nachweis der Krankenversicherung. Dieser kann bei der Immatrikulation an einer Hochschule, bei der Arbeitssuche, bei der Verlängerung der Aufenthaltserlaubnis oder bei der Beantragung bestimmter Sozialleistungen verlangt werden. Das Dokument wird in der Regel von der Krankenkasse oder einer privaten Versicherung ausgestellt.

Gesundheitsamt

Das örtliche Gesundheitsamt. Je nach Bundesland und Stadt ist es für die Gesundheitsaufsicht, den Infektionsschutz, bestimmte Impf- und Beratungsprogramme, schulärztliche Untersuchungen und ärztliche Atteste für bestimmte Berufe zuständig.

Jugendamt

Jugendamt. Es hilft bei Fragen zum Kinderschutz, zur Vormundschaft, zu Unterhaltszahlungen, bei familiären Konflikten, zu Kindergärten und zur Unterstützung von Eltern. Eine Kontaktaufnahme mit dem Jugendamt bedeutet nicht immer, dass ein Konflikt vorliegt: In vielen Situationen ist es eine ganz normale Anlaufstelle für Beratung und Hilfe für Familien.

Pflegekasse

Pflegekasse der Krankenversicherung. Befasst sich mit Fragen zum Pflegegrad, zu Leistungen und Dienstleistungen für pflegebedürftige Menschen sowie zur Unterstützung von pflegenden Angehörigen.

Sozialamt

Sozialamt. Es kann für bestimmte Arten der sozialen Grundversorgung, die Unterstützung von Menschen mit Behinderung, Hilfe in besonderen Lebenssituationen und einige Fragen rund um das Wohnen zuständig sein. Die konkrete Zuständigkeit hängt von Ihrer Situation ab und davon, ob Sie Unterstützung über das Jobcenter, das Sozialamt oder eine andere Behörde erhalten.

Steuern, Arbeit und Sozialleistungen

Finanzamt

Finanzamt. Hier geht es um die Steuer-ID, Steuererklärungen, Steuerklassen, die Anmeldung als Freiberufler und einen Teil der Fragen zum Unternehmertum. Die Steuer-ID wird in der Regel per Post nach der Anmeldung der Adresse zugestellt; sollte der Brief nicht angekommen sein, kann die Nummer über das Bundeszentralamt für Steuern angefordert werden.

Bundesagentur für Arbeit

Bundesagentur für Arbeit. Hilft bei der Arbeitssuche, bei der Berufsberatung, bei der Anerkennung bestimmter Berufsabschlüsse, bei der beruflichen Orientierung sowie bei Ausbildungs- und Leistungszahlungen im Rahmen der Arbeitslosenversicherung.

Jobcenter

Das Jobcenter betreut erwerbsfähige Menschen, die grundlegende Unterstützung zur Deckung ihrer Lebenshaltungskosten und zur Integration in den Arbeitsmarkt benötigen. Es kann Bürgergeld gewähren, bei der Arbeitsvermittlung, bei Kursen, Qualifizierungsmaßnahmen und bestimmten Wohnkosten helfen. Die Regelungen hängen vom Aufenthaltsstatus, der Familienzusammensetzung, dem Einkommen und dem Vermögen ab.

Berufsinformationszentrum (BiZ)

Informationszentrum der Bundesagentur für Arbeit. Hier erhalten Sie Informationen zu Berufen, Bildung, Ausbildung, Studium und Berufsorientierung. Für Schüler, Studierende und Erwachsene, die sich beruflich neu orientieren möchten, ist dies ein nützlicher Ausgangspunkt.

Familienkasse

Eine Stelle der Bundesagentur für Arbeit, die für Kindergeld und bestimmte damit verbundene Familienleistungen zuständig ist. Für Migranten hängt der Anspruch auf diese Leistungen vom Aufenthaltsstatus, dem Wohnort, der familiären Situation und den Unterlagen des Kindes ab.

Elterngeldstelle

Die zuständige Behörde für Elterngeld. Sie nimmt Anträge nach der Geburt des Kindes entgegen und prüft das Einkommen, die Kinderbetreuungszeiten und die Aufteilung der Monate zwischen den Eltern. Die Bezeichnung und das Portal für die Antragstellung unterscheiden sich je nach Bundesland.

Schuldnerberatung

Schuldenberatung. Diese kann dabei helfen, einen Plan für Verhandlungen mit Gläubigern zu erstellen, Schreiben zu prüfen, sich auf die Verbraucherinsolvenz vorzubereiten und neue Schuldenrisiken zu vermeiden. Kostenlose Beratungen werden häufig von der Caritas, der Diakonie, der Verbraucherzentrale oder kommunalen Stellen angeboten.

Bildung und Anerkennung von Dokumenten

Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB)

Zentrale Behörde für ausländische Bildungsabschlüsse. Das ZAB stellt das „Statement of Comparability“ für ausländische Hochschulabschlüsse aus und ist an der Bewertung von Qualifikationen beteiligt. Für die Anerkennung von Berufen können andere zuständige Behörden zuständig sein, daher muss zunächst das Ziel festgelegt werden: Studium, Arbeit, reglementierter Beruf oder Anerkennung eines Abschlusses.

Immatrikulationsbescheinigung

Immatrikulationsbescheinigung. Diese wird nach erfolgreicher Immatrikulation an der Hochschule ausgestellt. Das Dokument wird häufig für die Versicherung, die Bank, die Wohnungsanmietung, den Aufenthaltstitel für das Studium und vergünstigte studentische Leistungen benötigt.

Studierendenwerk

Studierendenorganisation an den Hochschulen der Region. Sie hilft in der Regel bei der Suche nach Wohnheimen und Mensen, bietet Beratung und psychologische Unterstützung sowie Hilfe bei Fragen zum BAföG und zur sozialen Unterstützung für Studierende.

BAföG-Amt

Die Behörde, die Anträge auf staatliche Studienförderung nach dem BAföG bearbeitet. Der Anspruch hängt vom Studiengang, dem Alter, dem Einkommen, der familiären Situation, dem Aufenthaltsstatus und weiteren Kriterien ab.

Schulamt

Schulbehörde. Zuständig für das Schulsystem auf kommunaler oder Landesebene: Schulzuweisung, Beratung beim Schulwechsel, Fragen zu Integrationsklassen und manchmal auch die Anerkennung von Schulzeugnissen.

Wohnen und Versorgungsfragen

Mieterverein

Mietervereinigung. Hilft den Mitgliedern der Organisation bei der Prüfung von Mietverträgen, Nebenkostenabrechnungen, Mieterhöhungen, Kündigungen und dem Schriftverkehr mit dem Vermieter. Bei dringenden Rechtsstreitigkeiten ist es wichtig zu klären, ab wann der Schutz nach dem Beitritt gilt.

Wohngeldstelle

Die Wohngeldbehörde. Sie bearbeitet Anträge von Personen mit geringem Einkommen, deren Wohnkosten nicht durch das Bürgergeld oder die Sozialhilfe gedeckt sind. Die Höhe und der Anspruch hängen vom Einkommen, der Miete, der Familienzusammensetzung und dem Wohnort ab.

Verkehr und Führerscheine

Kfz-Zulassungsstelle

Kfz-Zulassung: Erstzulassung, Abmeldung, Kennzeichen, Eigentümerwechsel, Fahrzeugpapiere. In vielen Städten sind die Terminvereinbarung und ein Teil der Formalitäten online möglich.

Führerscheinstelle

Führerscheinstelle. Hier wendet man sich hin, um einen ausländischen Führerschein umzuschreiben, einen verlorenen Führerschein wiederherzustellen, einen internationalen Führerschein zu beantragen sowie bei bestimmten medizinischen oder beruflichen Fragen.

DB Reisezentrum / BahnCard-Service

Services der Deutschen Bahn für Beratung zu Fahrkarten, BahnCard, Buchungen und Reisen. Bei Regionalabonnements und dem Deutschlandticket ist es oft praktischer, auch die Website des jeweiligen Verkehrsverbunds oder die App des Verkehrsunternehmens zu konsultieren.

Gewerbeverkehrsamt

Behörde für gewerblichen Verkehr. Diese Behörde ist möglicherweise für Unternehmen und Selbstständige relevant, die im Transportwesen, im Taxigewerbe, im Güterverkehr oder im Personenverkehr tätig sind. Die Anforderungen hängen von der Art der Tätigkeit ab.

Rechtshilfe und Verbraucherschutz

Amtsgericht

Amtsgericht. Je nach Sachverhalt können hierher Familienangelegenheiten, Erbsachen, Mahnverfahren, Beratungshilfe, Gerichtsregister und ein Teil der zivilrechtlichen Streitigkeiten gehören. Für die Wahl des zuständigen Gerichts sind der Wohnort, der Streitgegenstand und die Höhe der Forderungen entscheidend.

Verbraucherzentrale

Verbraucherschutzzentrale. Bietet Beratung zu Verträgen, Online-Einkäufen, Energie, Banken, Versicherungen, Telekommunikation und Reklamationen gegenüber Unternehmen. Die Dienstleistungen können je nach Thema und Bundesland kostenlos oder kostenpflichtig sein.

Unternehmen und Selbstständigkeit

Gewerbeamt

Behörde für die Gewerbeanmeldung. Eine Gewerbeanmeldung ist in der Regel für gewerbliche Tätigkeiten erforderlich, jedoch nicht für alle Arten von freiberuflicher Tätigkeit. Nach der Anmeldung werden die Informationen an das Finanzamt und andere Behörden weitergeleitet.

Industrie- und Handelskammer (IHK)

Handels- und Industriekammer. Nützlich für Unternehmer, Unternehmen, Ausbildung, Prüfungen, Zertifizierungen und Beratung zu gewerblichen Tätigkeiten. Die Mitgliedschaft entsteht für viele Gewerbetreibende automatisch.

Handwerkskammer

Handwerkskammer. Zuständig für Handwerksberufe, die Handwerksrolle, die Meisterpflicht in reglementierten Handwerksberufen, die Ausbildung sowie die Beratung für Handwerksbetriebe.

Umwelt, Arbeitsschutz und Sonderfälle

Umweltamt

Umweltbehörde. Diese kann sich mit Abfall, Lärm, Wasser, Umweltgenehmigungen, Beschwerden über Umweltverschmutzung und ökologischen Anforderungen für Unternehmen befassen.

Arbeitsschutzamt / Gewerbeaufsichtsamt

Arbeitsschutzbehörde. Sie überwacht die Arbeitsbedingungen, die Arbeitszeiten, die Sicherheit, den Schutz schwangerer Arbeitnehmerinnen und die Einhaltung der Vorschriften am Arbeitsplatz. Die Bezeichnung der Behörde variiert je nach Bundesland.

Tierschutzverein / Tierheim

Tierschutzorganisationen und Tierheime. Sie sind keine staatlichen Behörden, helfen jedoch bei verlorenen Tieren, der Vermittlung von Tieren, der Beratung und manchmal auch bei der Meldung von Verstößen gegen den Tierschutz.

Auslandsvertretungen

Deutsche Botschaften und Konsulate im Ausland sowie die Vertretungen Ihres Landes in Deutschland. Die deutschen Auslandsvertretungen kümmern sich um Visa, konsularische Dienstleistungen und einen Teil der Staatsangehörigkeitsfragen; das Konsulat Ihres Landes hilft bei Reisepässen, Vollmachten und Dokumenten Ihres Landes.

Wie findet man heraus, an wen man sich wenden muss?

1. Bestimmen Sie das Thema: Anmeldung, Aufenthaltsgenehmigung, Arbeit, Sozialleistungen, Steuern, Studium, Wohnen oder Gericht.
2. Schauen Sie auf der Website Ihrer Stadt, des Landratsamts oder des Bundeslandes nach: Die Bezeichnungen der Behörden variieren oft je nach Region.
3. Suchen Sie nach der deutschen Bezeichnung des Dokuments: Anmeldung, Aufenthaltstitel, Steuer-ID, Kindergeld, Wohngeld, BAföG.
4. Bewahren Sie alle Belege auf: Briefe, Aktenzeichen, Termine, Bescheide und Kopien der eingereichten Anträge.
5. Wenn es um Aufenthaltsrecht, Sozialleistungen, Steuern oder Gerichtsverfahren geht, verlassen Sie sich nicht auf Gerüchte in sozialen Netzwerken – klären Sie die Bedingungen direkt bei der zuständigen Behörde oder einer Fachberatungsstelle ab.

Nützliche offizielle Anlaufstellen

• Portal der Stadt oder des Stadtteils: Bürgeramt, Ausländerbehörde, Standesamt, Wohngeldstelle, Schulamt.
• Make it in Germany – allgemeine Informationen zu Visa, Arbeit und Leben in Deutschland.
• Bundesagentur für Arbeit – Arbeit, Beratung, Familienkasse und bestimmte Leistungen.
• Bundeszentralamt für Steuern – Steuer-ID und Fragen zur Steueridentifikation.
• Anerkennung in Deutschland – Anerkennung ausländischer Qualifikationen.
• Verbraucherzentrale – Verbraucherschutz.

Die wichtigste Regel der deutschen Bürokratie: Ein und dasselbe Wort kann in verschiedenen Situationen unterschiedliche Verfahren bedeuten. Prüfen Sie vor der Terminvereinbarung nicht nur den Namen der Behörde, sondern auch die Liste der Unterlagen, die speziell für Ihren Zweck erforderlich sind.