Фріланс у Німеччині: реєстрація, дозвіл на проживання та податки

Фріланс у Німеччині починається не з першого рахунку клієнту, а з перевірки права на самозайнятість, податкової реєстрації та вибору правильного формату діяльності. Для новачка головний порядок такий: ознайомитися з умовами в Aufenthaltstitel, зрозуміти, чи належите ви до категорії Freiberufler чи Gewerbe, надіслати до Finanzamt анкету Fragebogen zur steuerlichen Erfassung і лише після цього спокійно виставляти рахунки з правильними реквізитами.

Що в Німеччині називають фрілансом

У російській мові фрілансом часто називають будь-яку роботу на себе. У Німеччині важливо розрізняти кілька понять:

• Freiberufler — вільна професія: наприклад, деякі ІТ-фахівці, дизайнери, перекладачі, журналісти, лікарі, юристи, архітектори та інші професії, якщо діяльність відповідає критеріям податкового права.
• Gewerbe — комерційна підприємницька діяльність. Для неї зазвичай потрібна Gewerbeanmeldung у Gewerbeamt, а потім податкова реєстрація.
• Selbstständigkeit — загальний термін для самостійної зайнятості, що включає Freiberufler та Gewerbe.
• Existenzgründung — запуск власної справи, тобто процес започаткування самостійної діяльності.

На практиці статус визначається не назвою в договорі, а фактичною діяльністю. Якщо є сумніви, краще заздалегідь уточнити в Finanzamt або у Steuerberater, оскільки помилка впливає на реєстрацію, податки та зобов’язання перед відомствами.

Перевірте, чи маєте право працювати на себе

Якщо ви громадянин ЄС, ЄЕЗ або Швейцарії, окремий німецький дозвіл на проживання для фрілансу зазвичай не потрібен. Для громадян третіх країн усе залежить від вашого «Aufenthaltstitel» та додаткових умов у документі або «Zusatzblatt».

Шукайте формулювання на кшталт:

• Erwerbstätigkeit erlaubt/gestattet — трудова діяльність дозволена. Зазвичай це ширше, ніж лише робота за наймом, але деталі все одно варто читати разом з умовами дозволу на проживання.
• Selbstständige Tätigkeit erlaubt/gestattet — самостійна діяльність дозволена.
• Selbstständige Tätigkeit nicht erlaubt — фріланс та бізнес заборонені без окремого дозволу.

Якщо самозайнятість не дозволена, не можна просто підписати freelance-договір і почати працювати. Потрібно звертатися до Ausländerbehörde та отримувати дозвіл або відповідний Aufenthaltstitel для самозайнятості, наприклад, згідно з § 21 AufenthG. Для отримання freelance-візи та посвідки на проживання зазвичай оцінюють професію, фінансовий план, клієнтів, забезпечення проживання та користь діяльності для Німеччини.

Freiberufler чи Gewerbe: чому це важливо

Багато творчих, консультаційних та професійних послуг можуть належати до категорії Freiberuflichkeit, але не кожна дистанційна робота автоматично вважається вільною професією. Наприклад, розробник, дизайнер і маркетолог можуть опинитися в різних режимах залежно від конкретних послуг, освіти, характеру роботи та позиції Finanzamt.

Ця різниця важлива тому, що:

• Freiberufler зазвичай реєструється безпосередньо через Finanzamt;
• «Gewerbe» вимагає реєстрації в «Gewerbeamt»;
• у разі Gewerbe може виникнути Gewerbesteuer, якщо прибуток перевищує відповідний неоподатковуваний мінімум;
• деякі професії вимагають додаткових дозволів, членства в палаті або професійного страхування.

Для початку корисно коротко описати свої послуги німецькою мовою: що саме ви продаєте, кому, як формується ціна, чи є кілька клієнтів і чи працюєте ви самостійно.

Податкова реєстрація через Finanzamt

Після початку самостійної діяльності потрібно електронно подати Fragebogen zur steuerlichen Erfassung через ELSTER. В офіційній інструкції ELSTER вказано термін у один місяць після початку діяльності. У старих статтях часто зустрічається формулювання «4 тижні»; для практики краще орієнтуватися на офіційний термін «innerhalb eines Monats».

В анкеті зазвичай вказують:

• особисті дані та адреса;
• Steueridentifikationsnummer, якщо він уже є;
• дату початку діяльності;
• опис послуг;
• очікувані доходи та прибуток;
• банківські реквізити;
• режим Umsatzsteuer;
• запит на отримання Steuernummer та, за необхідності, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Steueridentifikationsnummer — це особистий податковий ідентифікатор, який зазвичай надходить після реєстрації адреси в Німеччині. Steuernummer для самостійної діяльності присвоює Finanzamt після опрацювання анкети; саме його часто вказують у рахунках та податковій кореспонденції.

Kleinunternehmerregelung у 2026 році

Kleinunternehmerregelung — це положення § 19 UStG для малих підприємців. Воно звільняє від нарахування Umsatzsteuer у рахунках, якщо дотримано ліміти обороту. З 2025 року правила було оновлено: орієнтиром стали 25 000 євро загального обороту за попередній календарний рік та 100 000 євро у поточному році. Якщо ліміт поточного року перевищено, наслідки настають не так, як за старими правилами, тому перед вибором режиму варто перевірити актуальну інструкцію Finanzamt або BMF.

Цей режим не означає звільнення від Einkommensteuer і не скасовує обов’язок вести облік. Він впливає саме на Umsatzsteuer: ви не нараховуєте ПДВ клієнтам, але зазвичай і не заявляєте Vorsteuer за витратами.

Що має бути в рахунку

Коли реєстрація прийнята, фрілансер зазвичай виставляє рахунок-фактуру з такими даними:

• ім’я, адреса та контактні дані виконавця;
• дані клієнта;
• дата та номер рахунку;
• опис послуги та термін її виконання;
• сума та валюта;
• Steuernummer або Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, якщо це стосується вас;
• ставка та сума Umsatzsteuer або посилання на Kleinunternehmerregelung, якщо ПДВ не нараховується;
• термін оплати та банківські реквізити.

Для клієнтів за межами Німеччини можуть діяти особливі правила щодо Umsatzsteuer, reverse charge та підтвердження підприємницького статусу клієнта. Такі випадки краще перевіряти окремо, особливо якщо клієнти знаходяться в ЄС, Великій Британії, США або інших країнах.

Страхування, пенсійні внески та ризики

Фріланс у Німеччині не обмежується податковою реєстрацією. Потрібно заздалегідь перевірити:

• медичне страхування: gesetzliche або private Krankenversicherung;
• обов’язок сплачувати пенсійні внески, якщо ваша професія належить до обов’язкових категорій;
• професійну відповідальність, якщо помилки в роботі можуть завдати клієнту збитків;
• ризик Scheinselbstständigkeit, якщо ви фактично працюєте як співробітник одного клієнта, під його контролем і без підприємницької самостійності.

«Scheinselbstständigkeit» особливо небезпечна: договір може називатися «freelance», але відомства звертають увагу на реальні умови роботи.

Порядок дій для початку діяльності

1. Перевірте паспортний статус та дозвіл на самозайнятість.
2. Опишіть свою діяльність і визначте, до якої категорії вона ближча: «Freiberufler» чи «Gewerbe».
3. Якщо потрібен статус «Gewerbe», зареєструйте його в «Gewerbeamt».
4. Створіть обліковий запис ELSTER і надішліть «Fragebogen zur steuerlichen Erfassung».
5. Вирішіть, чи застосовувати Kleinunternehmerregelung.
6. Дочекайтеся Steuernummer або уточніть у Finanzamt, чи можна виставляти рахунки до її отримання.
7. Налаштуйте облік доходів і витрат з першого дня.
8. Перевірте Krankenversicherung, пенсійні зобов’язання та професійні страховки.

Поширені помилки

• Почати працювати без дозволу на самозайнятість у дозволі на проживання.
• Називати себе «Freiberufler», хоча діяльність вимагає «Gewerbeanmeldung».
• Пропустити термін подання «Fragebogen zur steuerlichen Erfassung».
• Обирати Kleinunternehmerregelung лише тому, що так простіше, не прорахувавши клієнтів та витрати.
• Працювати на одного клієнта як фактичний співробітник і не враховувати ризик Scheinselbstständigkeit.
• Змішувати особисті та робочі витрати без чіткого обліку.

FAQ

Чи можна працювати фрілансером за робочим дозволом на проживання?

Іноді так, але лише якщо ваш «Aufenthaltstitel» або «Zusatzblatt» дозволяє самостійну діяльність. Якщо в документі вказано обмеження щодо конкретного роботодавця або заборону самозайнятості, потрібно узгодити це з «Ausländerbehörde».

Чи потрібно йти до Finanzamt особисто?

Зазвичай ні. «Fragebogen zur steuerlichen Erfassung» подається в електронному вигляді через ELSTER. Паперова форма допускається лише в особливих випадках, якщо відомство дозволило виняток.

Чим Steuernummer відрізняється від Steueridentifikationsnummer?

Steueridentifikationsnummer — особистий ідентифікатор фізичної особи. Steuernummer — номер для податкового обліку конкретної діяльності або податкової справи, який видає Finanzamt.

Чи можна застосовувати Kleinunternehmerregelung щодо іноземних клієнтів?

Іноді це можливо, але транскордонні послуги часто підпадають під дію спеціальних правил Umsatzsteuer. Для регулярної роботи з іноземними B2B-клієнтами краще перевірити конкретну схему у податкового консультанта.