Wie man als Ausländer in Deutschland ein Unternehmen gründet: Anmeldung, Visum und Steuern

Ausländer können in Deutschland ein Unternehmen gründen, doch die Vorgehensweise hängt von der Staatsangehörigkeit, der Aufenthaltserlaubnis und der Art der Tätigkeit ab. Für Bürger aus der EU, dem EWR und der Schweiz reicht es in der Regel aus, einen Wohnsitz anzumelden und die üblichen Anforderungen für die Unternehmensgründung zu erfüllen. Bürger aus Drittstaaten benötigen einen Aufenthaltstitel, der eine selbstständige Tätigkeit oder unternehmerische Tätigkeit erlaubt.

Dieser Artikel richtet sich an Personen, die in Deutschland leben und ein Kleinunternehmen gründen, als Freiberufler tätig werden oder ein Gewerbe anmelden möchten. Wenn Sie ein Unternehmen vollständig aus dem Ausland gründen, Anteile an einem größeren Unternehmen erwerben oder eine reglementierte Tätigkeit aufnehmen, sollten Sie sich vorab an einen Steuerberater, einen Rechtsanwalt oder die zuständige IHK/HWK wenden.

Zunächst klären: Freiberufler oder Gewerbe

In Deutschland lässt sich die Selbstständigkeit in zwei große Gruppen unterteilen.

Freiberufler sind Angehörige freier Berufe. Dazu zählen beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Übersetzer, Journalisten, Lehrkräfte, Künstler, Steuerberater und ähnliche intellektuelle oder kreative Berufe. Als Richtschnur dient § 18 EStG, die endgültige Entscheidung über die konkrete Tätigkeit trifft jedoch das Finanzamt.

Ein Gewerbetreibender ist ein Unternehmer, der eine gewerbliche oder kaufmännische Tätigkeit ausübt. Ein Online-Shop, ein Marktplatz, eine Agentur für Dienstleistungen, ein Café, eine Handwerkswerkstatt sowie bestimmte IT- und Beratungsmodelle können eine Gewerbeanmeldung beim örtlichen Gewerbeamt erfordern.

Der wichtigste Unterschied bei der Gründung: Freiberufler melden sich in der Regel direkt beim Finanzamt an, während ein Gewerbe zunächst beim Gewerbeamt angemeldet wird und anschließend ohnehin eine steuerliche Registrierung erforderlich ist.

Wer darf ein Unternehmen gründen?

Status	Was ist in der Regel erforderlich?
Bürger der EU, des EWR und der Schweiz	Anmeldung am Wohnort, Gewerbeanmeldung und Erfüllung steuerlicher/beruflicher Anforderungen
Drittstaatsangehörige, die sich bereits in Deutschland aufhalten	Prüfen Sie, ob Ihr aktueller Aufenthaltstitel eine selbstständige Tätigkeit zulässt; beantragen Sie gegebenenfalls eine Genehmigung bei der Ausländerbehörde
Drittstaatsangehörige außerhalb Deutschlands	Beantragung eines Visums für Selbstständigkeit oder unternehmerische Tätigkeit vor Aufnahme der Tätigkeit in Deutschland
Studierende und Arbeitnehmer	Prüfen Sie die Einschränkungen in der Aufenthaltserlaubnis und im Arbeitsvertrag; manchmal ist eine gesonderte Nebenbestimmung oder Genehmigung erforderlich

Stellen Sie keine Rechnungen aus, solange noch nicht klar ist, ob Sie zu dieser Tätigkeit berechtigt sind. Für Drittstaatsangehörige kann ein Verstoß gegen die Auflagen des Aufenthaltstitels zu Einwanderungsproblemen führen.

Visum und Aufenthaltserlaubnis für Selbstständige

Für Unternehmer aus Drittstaaten ist die Selbstständigkeit gemäß § 21 AufenthG die entscheidende Grundlage. In der Praxis achtet die Behörde nicht nur auf die Geschäftsidee, sondern auch auf deren Verbindung zum deutschen Markt.

In der Regel wird Folgendes geprüft:

• wirtschaftliches Interesse oder regionaler Bedarf an einem Produkt oder einer Dienstleistung;
• erwartete positive Auswirkungen auf die Wirtschaft;
• realistische Finanzierung durch Eigenkapital oder Fremdkapital;
• Geschäftsplan, Erfahrung, Qualifikation und Tragfähigkeit des Geschäftsmodells;
• Krankenversicherung;
• eine ausreichende Altersvorsorge, wenn der Antragsteller älter als 45 Jahre ist.

Für Freiberufler gilt eine ähnliche Vorgehensweise, allerdings liegt der Schwerpunkt in der Regel auf Qualifikation, Kunden, Verträgen, Portfolio, Einkommen und beruflicher Eignung. Die Anforderungen und die Liste der erforderlichen Unterlagen hängen vom jeweiligen Konsulat oder der Ausländerbehörde ab. Informieren Sie sich daher unbedingt über das aktuelle Merkblatt für Ihre Stadt oder das Land, in dem Sie den Antrag stellen.

Wählen Sie eine Rechtsform

Für Kleinunternehmen kommen meist mehrere Rechtsformen in Betracht.

Rechtsform	Wann geeignet	Haftung und Kapital
Einzelunternehmen	Eine Person nimmt eine einfache gewerbliche Tätigkeit auf	Persönliche Haftung mit dem gesamten Vermögen; kein Mindeststammkapital
Freiberufliche Tätigkeit	Freiberufliche Tätigkeit ohne Gewerbeanmeldung	Persönliche Haftung; Anmeldung beim Finanzamt
GbR	Zwei oder mehr Personen betreiben gemeinsam ein kleines Unternehmen	In der Regel persönliche Haftung der Gesellschafter; ein klarer Vertrag zwischen den Partnern ist erforderlich
UG (haftungsbeschränkt)	Sie benötigen beschränkte Haftung, verfügen aber nicht über das Kapital für eine GmbH	Ist mit geringem Kapital möglich, das Kapital muss jedoch vollständig eingezahlt sein; es besteht die Pflicht zur Bildung einer Rücklage
GmbH	Start-up, Einstellung von Mitarbeitern, Investitionen, höhere Risiken und Umsätze	Mindeststammkapital 25.000 Euro; Gründung, Buchhaltung und Rechnungslegung sind aufwendiger und teurer

Für eine GmbH oder UG sind ein Notar, Gründungsunterlagen und die Eintragung ins Handelsregister erforderlich. Für Einzelunternehmen und Freiberufler ist der Start einfacher, dafür ist die persönliche Haftung höher.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Gewerbeanmeldung

1. Melden Sie eine Anschrift an

Wenn Sie in Deutschland wohnen, melden Sie sich zunächst beim Bürgeramt an. Die Adresse benötigen Sie für das Finanzamt, die Bank, Behörden und den geschäftlichen Schriftverkehr.

2. Prüfen Sie die Voraussetzungen für die Selbstständigkeit

Drittstaatsangehörige sollten den Wortlaut ihres Aufenthaltstitels überprüfen. Falls dort keine Genehmigung zur Selbstständigkeit oder Erwerbstätigkeit im erforderlichen Umfang enthalten ist, wenden Sie sich bitte vor der Unternehmensgründung an die Ausländerbehörde.

3. Prüfen Sie, ob besondere Genehmigungen erforderlich sind

Bestimmte Tätigkeiten lassen sich nicht einfach durch eine Anmeldung aufnehmen. Für die Gastronomie, das Transportwesen, den Taxibetrieb, handwerkliche Berufe, den Sicherheitsdienst, die Versicherungsvermittlung, Finanzdienstleistungen sowie medizinische und reglementierte Berufe können zusätzliche Lizenzen, Qualifikationen oder Eintragungen in Register erforderlich sein.

Für handwerkliche Tätigkeiten wenden Sie sich an die Handwerkskammer, für Handels- und Dienstleistungsunternehmen an die IHK und für die Anerkennung ausländischer Qualifikationen an das offizielle Portal „Anerkennung in Deutschland“.

4. Melden Sie ein Gewerbe an, wenn es sich um eine gewerbliche Tätigkeit handelt

Die Gewerbeanmeldung erfolgt beim Gewerbeamt oder Ordnungsamt am Ort der Geschäftstätigkeit. In vielen Städten ist dies online möglich, doch das Verfahren, die erforderlichen Unterlagen und die Gebühren hängen von der jeweiligen Gemeinde ab. Nach der Anmeldung erhalten Sie einen Gewerbeschein oder eine Bestätigung der Gewerbeanmeldung.

Freiberufler müssen in der Regel keine Gewerbeanmeldung einreichen, müssen aber die Aufnahme ihrer Tätigkeit beim Finanzamt melden.

5. Senden Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein

Nach Aufnahme der Tätigkeit müssen Sie den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ über ELSTER an das Finanzamt übermitteln. Seit 2021 erfolgt die steuerliche Registrierung für neue Unternehmen elektronisch. ELSTER weist darauf hin, dass der Fragebogen ohne gesonderte Aufforderung innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit einzureichen ist.

Im Fragebogen werden in der Regel folgende Angaben gemacht:

• Art der Tätigkeit;
• erwartete Einnahmen und Gewinne;
• Bankverbindung;
• Inanspruchnahme oder Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung;
• Notwendigkeit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Geschäfte innerhalb der EU;
• Angaben zu Partnern oder zum Unternehmen, sofern es sich nicht um ein Einzelunternehmen handelt.

Nach der Bearbeitung vergibt das Finanzamt eine Steuernummer für das Unternehmen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird separat oder zusammen mit der Steueranmeldung beantragt, sofern sie für Ihr Geschäftsmodell erforderlich ist.

6. Eröffnen Sie ein separates Konto

Für Einzelunternehmen schreibt das Gesetz in der Regel kein separates Geschäftskonto vor, doch in der Praxis vereinfacht es die Buchhaltung erheblich. Für UG und GmbH ist ein separates Konto für die Einzahlung des Kapitals und den Geschäftsbetrieb erforderlich.

Prüfen Sie die Bedingungen der Bank: Viele Privatkonten verbieten die gewerbliche Nutzung. Zu den Lösungen für Kleinunternehmen zählen häufig Finom, Kontist, N26 Business und Konten bei herkömmlichen deutschen Banken, doch die Wahl hängt von der Unternehmensform, dem Umsatz, den Bargeldtransaktionen und den Anforderungen der Buchhaltung ab.

7. Richten Sie die Buchhaltung und die Konten ein

Bewahren Sie vom ersten Tag an Verträge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und steuerlich relevante Korrespondenz auf. Für Buchungsbelege beträgt im Jahr 2026 die allgemeine Aufbewahrungsfrist gemäß AO/HGB 8 Jahre, für Bücher, Aufzeichnungen, Inventarlisten, Jahresabschlüsse und eine Reihe von Organisationsunterlagen 10 Jahre, für Geschäftskorrespondenz in der Regel 6 Jahre.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, zu welcher Kategorie ein Dokument gehört, bewahren Sie es zunächst auf und klären Sie dies mit Ihrem Steuerberater ab. Bei Unternehmen mit Umsatzsteuer, Mitarbeitern, Importen, Lagerbeständen oder Aktivitäten in mehreren Ländern sollten Sie die Buchhaltung am besten schon vor den ersten Verkäufen einrichten.

Wie viel kostet die Gründung eines Unternehmens?

Bei einem einfachen Gewerbe beschränken sich die Startkosten oft auf die kommunale Anmeldegebühr. Der genaue Betrag hängt von der Stadt und der Art der Tätigkeit ab, informieren Sie sich daher auf der Website des örtlichen Gewerbeamts.

Für Freiberufler stellt die steuerliche Anmeldung an sich in der Regel keinen wesentlichen Kostenfaktor dar, jedoch können eine Berufshaftpflichtversicherung, die Anerkennung von Qualifikationen, eine Kammermitgliedschaft oder eine Beratung erforderlich sein.

UG und GmbH sind mit höheren Kosten verbunden: Sie benötigen einen Notar, die Eintragung ins Handelsregister, die Eröffnung eines Kontos, Gründungsunterlagen und die laufende Buchhaltung. Bei einer GmbH beträgt das Mindeststammkapital 25.000 Euro; bei der Gründung wird in der Regel mindestens die Hälfte eingezahlt, doch die Verpflichtungen hinsichtlich des Kapitals und der Einzahlung der Anteile müssen ordnungsgemäß geregelt werden. Eine UG kann mit geringerem Kapital gegründet werden, allerdings erhöht ein zu geringes Kapital bereits in den ersten Monaten das Risiko der Zahlungsunfähigkeit.

Steuern: Was Sie im Vorfeld prüfen sollten

Einkommensteuer für Einzelunternehmen und Freiberufler

Die Einkünfte eines Einzelunternehmers oder Freiberuflers unterliegen der persönlichen Einkommensteuer. Die Steuer ist progressiv: Im Jahr 2026 gilt ein Grundfreibetrag von 12.348 Euro, darüber hinaus steigt der Steuersatz gemäß § 32a EStG. Sehr hohe Einkünfte können unter den Steuersatz von 45 % fallen. Der Solidaritätszuschlag zur Einkommensteuer wird nicht von allen gezahlt: Nach der Reform betrifft er vor allem hohe Steuerbemessungsgrundlagen.

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer wird von gewerblichen Unternehmen gezahlt, Freiberufler unterliegen dieser Steuer jedoch in der Regel nicht. Für natürliche Personen und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro auf den Gewerbeertrag. Der Steuersatz setzt sich aus der Steuermesszahl von 3,5 % und dem kommunalen Hebesatz zusammen, daher hängt die tatsächliche Belastung von der jeweiligen Gemeinde ab.

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften kann ein Teil der Gewerbesteuer mit der Einkommensteuer verrechnet werden, die Berechnung hängt jedoch vom Gewinn, dem Hebesatz und der persönlichen Steuersituation ab.

Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung

Wenn Sie der regulären Umsatzsteuerregelung unterliegen, weisen Sie die Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen aus, reichen Umsatzsteuererklärungen ein und können den Vorsteuerabzug für Ausgaben geltend machen. Der Standard-Umsatzsteuersatz in Deutschland beträgt 19 %, für bestimmte Waren und Dienstleistungen gilt ein Satz von 7 %.

Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG befreit von der deutschen Umsatzsteuer, sofern die Grenzwerte eingehalten werden. Im Jahr 2026 gelten folgende Richtwerte: Der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und im laufenden Kalenderjahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Dies ist nicht mit dem Kleingewerbe gleichzusetzen und befreit nicht von der Einkommensteuer oder der Einkommenserfassung.

Wenn Sie freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, bindet Sie diese Entscheidung in der Regel für mehrere Jahre. Bei B2B-Kunden, internationalen Dienstleistungen und hohen Anlaufkosten sollten Sie die Wahl der Umsatzsteuerregelung mit einem Steuerberater besprechen.

Körperschaftsteuer für UG und GmbH

UG und GmbH zahlen Körperschaftsteuer auf den Gewinn des Unternehmens. Nach dem KStG beträgt der Steuersatz für Zeiträume bis 2027 15 %; zusätzlich fallen der Solidaritätszuschlag und die Gewerbesteuer an. Wenn der Gewinn als Gehalt oder Dividende an den Eigentümer ausgezahlt wird, ergeben sich gesonderte steuerliche Auswirkungen.

Versicherungen und Risiken

Eine Krankenversicherung ist für den Aufenthalt in Deutschland obligatorisch. Selbstständige sollten im Vorfeld die gesetzliche Krankenversicherung und die private Krankenversicherung vergleichen, da Beiträge und Zugangsbedingungen vom Einkommen, Status, Alter, Familienstand und der Versicherungshistorie abhängen.

Überprüfen Sie neben der Krankenversicherung auch Folgendes:

• Berufshaftpflicht oder Betriebshaftpflicht für die berufliche Haftung;
• Vermögensschadenhaftpflicht für Beratungs- und finanzsensitive Dienstleistungen;
• Versicherung von Betriebsausstattung, Büro oder Lager;
• Altersvorsorge, insbesondere wenn dies eine Voraussetzung für ein Visum oder den Beruf ist;
• Pflichtbeiträge zur Berufsgenossenschaft oder zu den Kammern, sofern zutreffend.

Wann Sie einen Steuerberater oder Rechtsanwalt benötigen

Einfache Tätigkeiten mit überschaubaren Einnahmen und geringen Risiken können Sie selbstständig aufnehmen. Eine Beratung ist jedoch fast unerlässlich, wenn Sie:

• Sie sind Drittstaatsangehöriger und ändern Ihren Aufenthaltsstatus;
• eine UG oder GmbH gründen;
• in mehreren Ländern mit der Umsatzsteuer zu tun haben;
• Mitarbeiter einstellen;
• Anteile erwerben, Investitionen einwerben oder einen Kredit aufnehmen;
• einen reglementierten Beruf ausüben;
• Sie sind sich nicht sicher, ob Sie Freiberufler sind oder ein Gewerbe betreiben;
• bereits im ersten Jahr mit einem erheblichen Umsatz rechnen.

Kurze Checkliste für die Gründung

1. Beschreiben Sie Ihre Tätigkeit und prüfen Sie, ob es sich um eine freiberufliche Tätigkeit oder ein Gewerbe handelt.
2. Prüfen Sie in Ihrem Aufenthaltstitel, ob Sie zur Selbstständigkeit berechtigt sind.
3. Wählen Sie die Rechtsform und prüfen Sie die persönliche Haftung.
4. Informieren Sie sich über Lizenzen, Kammern und die Anerkennung von Qualifikationen.
5. Reichen Sie eine Gewerbeanmeldung ein, wenn es sich um eine gewerbliche Tätigkeit handelt.
6. Reichen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER ein.
7. Klären Sie die Fragen zur Mehrwertsteuer und zur Kleinunternehmerregelung.
8. Eröffnen Sie ein geeignetes Konto und richten Sie die Buchhaltung ein.
9. Schließen Sie Versicherungen ab und sorgen Sie für die sichere Aufbewahrung Ihrer Unterlagen.
10. Planen Sie Mittel für Steuern und Vorauszahlungen ein.

FAQ

Kann man ein Unternehmen gründen, ohne die deutsche Staatsangehörigkeit zu besitzen?

Ja. Die Staatsangehörigkeit an sich stellt kein Hindernis dar. Wichtiger sind das Aufenthaltsrecht und das Recht, in Deutschland einer selbstständigen Tätigkeit nachzugehen.

Muss jeder ein Gewerbe anmelden?

Nein. Freiberufler melden sich in der Regel beim Finanzamt an, ohne ein Gewerbe anzumelden. Handelt es sich um eine gewerbliche Tätigkeit, ist eine Gewerbeanmeldung erforderlich.

Kann man ein Privatkonto verwenden?

Für ein einfaches Einzelunternehmen ist dies manchmal möglich, hängt jedoch von den Bedingungen der Bank ab und ist für die Buchhaltung unpraktisch. Für eine UG und eine GmbH ist ein separates Firmenkonto erforderlich.

Was ist zu wählen: Kleinunternehmerregelung oder Umsatzsteuer?

Die Kleinunternehmerregelung erleichtert den Einstieg, wenn die Umsätze gering sind und die Kunden keine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer verlangen. Die reguläre Mehrwertsteuerregelung kann bei B2B-Kunden, hohen Ausgaben und internationaler Geschäftstätigkeit vorteilhafter sein. Die Entscheidung wirkt sich auf Preise, Buchhaltung und Cashflow aus.

Kann man ein Unternehmen gründen, bevor das Finanzamt geantwortet hat?

Häufig beginnt die Tätigkeit bereits vor Erhalt der Steuernummer, doch der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss fristgerecht eingereicht und Rechnungen sowie die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen werden. Falls Einwanderungsbeschränkungen bestehen, holen Sie zunächst eine Genehmigung zur Selbstständigkeit ein.

Das Wichtigste

Die Gründung eines Unternehmens in Deutschland ist machbar, wenn man die Aufgabe in vier Bereiche unterteilt: das Recht auf Selbstständigkeit, die richtige Rechtsform, die Anmeldung bei den Behörden und die Buchführung. Die häufigsten Fehler sind: ohne Überprüfung des Aufenthaltstitels loszulegen, Freiberufler und Gewerbe zu verwechseln, die alten Schwellenwerte der Kleinunternehmerregelung anzuwenden und die Buchhaltung bis zur ersten Steuererklärung aufzuschieben.