So stellen Sie einen ausländischen Arbeitnehmer in Deutschland ein: Ablauf, Unterlagen und Arbeitgeberprüfungen

Die Einstellung eines Ausländers in Deutschland beginnt nicht mit dem Arbeitsvertrag, sondern mit der Prüfung der Arbeitsberechtigung. Der Arbeitgeber muss klären, ob der Bewerber rechtmäßig in Deutschland arbeiten darf, ob die Stelle seinen Qualifikationen entspricht, ob eine Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit erforderlich ist und welche Unterlagen für ein Visum oder die Änderung der Aufenthaltserlaubnis benötigt werden.

Dieser Beitrag richtet sich an Arbeitgeber, Personalverantwortliche und Bewerber aus Nicht-EU-Ländern. Für Staatsangehörige der EU, des EWR und der Schweiz gelten in der Regel einfachere Regeln: Sie benötigen kein deutsches Arbeitsvisum für eine Beschäftigung als Arbeitnehmer.

Kurz zusammengefasst: Ablauf der Einstellung

Überprüfen Sie die Staatsangehörigkeit und den aktuellen Status des Bewerbers.
Befindet sich der Bewerber bereits in Deutschland, sollten die Bedingungen im Visum, im Aufenthaltstitel und im Zusatzblatt gelesen werden.
Den geeigneten Rechtsgrund ermitteln: Blaue Karte EU, § 18a AufenthG, § 18b AufenthG, § 18g AufenthG, Ausbildung, Anerkennung von Qualifikationen, Forschungstätigkeit oder einen anderen Weg.
Vergewissern Sie sich, dass es sich um eine qualifizierte Tätigkeit handelt, wenn Sie den Weg über die Fachkraft-Zulassung wählen.
Überprüfen Sie das Abschlusszeugnis, die Anerkennung der Qualifikation und die Anforderungen an reglementierte Berufe.
Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub und sonstige Bedingungen mit den deutschen Standards abgleichen.
Den Arbeitsvertrag und die „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ mit den Anlagen vorbereiten.
Gegebenenfalls die Genehmigung der Bundesagentur für Arbeit oder der Ausländerbehörde abwarten.
Befindet sich der Bewerber im Ausland, sind die Unterlagen für ein nationales D-Visum einzureichen.
Nach der Einreise sind die Anmeldung des Wohnsitzes, der Abschluss einer Versicherung, die Beantragung der Aufenthaltserlaubnis sowie die Aufnahme der Arbeit im Rahmen der genehmigten Bedingungen zu erledigen.

Was der Arbeitgeber vor der Stellenzusage prüfen muss

Für einen deutschen Arbeitgeber sind sechs Aspekte wichtig:

Arbeitserlaubnis: Ist in den Dokumenten „Erwerbstätigkeit erlaubt/gestattet“ angegeben oder gibt es Einschränkungen?
Qualifikation: Ist der Abschluss anerkannt? Entsprechen Ausbildung oder Berufserfahrung den Anforderungen der Stelle?
Art der Stelle: Ist sie qualifiziert genug für den gewählten Einwanderungsgrund?
Gehalt: Entspricht es den gesetzlichen Vorschriften, den Schwellenwerten und den branchenüblichen Bedingungen?;
Sprache: Ist Deutsch für die Arbeit, den Kundenkontakt, Lizenzen oder aus Sicherheitsgründen erforderlich?
Versicherung und Sozialabgaben: Wird der Mitarbeiter vom ersten Arbeitstag an in das deutsche System aufgenommen?

Eine einfache, unqualifizierte Stelle eignet sich an sich selten für die Arbeitsmigration aus einem Drittstaat. Für eine Fachkraft ist in der Regel eine qualifizierte Beschäftigung erforderlich, d. h. eine Tätigkeit, für die Kenntnisse und Fähigkeiten auf dem Niveau einer beruflichen Ausbildung oder eines Hochschulabschlusses erforderlich sind.

Wenn sich der Bewerber bereits in Deutschland befindet

Es müssen Kopien von Dokumenten angefordert werden, die den Status bestätigen: nationales Visum, elektronischer Aufenthaltstitel, Zusatzblatt, Fiktionsbescheinigung oder ein anderes Dokument. Der Arbeitgeber achtet dabei nicht nur auf die Gültigkeitsdauer, sondern auch auf den Wortlaut bezüglich der Beschäftigung.

Typische Fälle:

Erwerbstätigkeit erlaubt/gestattet – Die Arbeit ist in der Regel erlaubt, dennoch müssen Einschränkungen hinsichtlich des Arbeitgebers, der Stelle oder des Paragraphen geprüft werden.
Beschäftigung nur mit Erlaubnis der Ausländerbehörde – vor Arbeitsantritt ist eine Genehmigung der Behörde erforderlich.
Beschäftigung bei Arbeitgeber X erlaubt – ein Arbeitgeberwechsel ist erst nach Prüfung der Voraussetzungen möglich.
Selbständige Tätigkeit erlaubt – das bedeutet nicht immer, dass man auch als Angestellter arbeiten darf.

Wenn das Dokument ein Verbot oder eine Bindung an einen anderen Arbeitgeber enthält, reicht es nicht aus, einfach einen neuen Vertrag zu unterzeichnen und die Person zur Arbeit zu schicken. Der Bewerber muss sich an die Ausländerbehörde wenden, und der Arbeitgeber erstellt in der Regel den Arbeitsvertrag, die Stellenbeschreibung und die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis.

Studierende

Studierende aus Drittstaaten dürfen im Rahmen festgelegter Grenzen arbeiten. Für das Jahr 2026 gibt das offizielle Portal „Make it in Germany“ eine Obergrenze von bis zu 140 ganzen Tagen oder 280 halben Tagen pro Jahr ohne Genehmigung der Bundesagentur für Arbeit an; alternativ orientiert man sich während der Vorlesungszeit häufig an 20 Stunden pro Woche. Ausnahmen und die Arbeit als studentische Hilfskraft müssen anhand der jeweiligen Aufenthaltserlaubnis geprüft werden.

Flüchtlinge, Asylbewerber und Personen mit Duldung

Bei Personen mit Schutzstatus, einem Asylantrag oder einer Duldung hängen die Regeln vom Status, der Aufenthaltsdauer, dem Wohnort und den Vermerken in den Dokumenten ab. Der Arbeitgeber darf sich nicht auf eine allgemeine Regel verlassen: Er muss das aktuelle Dokument prüfen und gegebenenfalls die Genehmigung der Ausländerbehörde abwarten. Nach Erhalt der Aufenthaltserlaubnis können die Einschränkungen aufgehoben werden, dies muss jedoch ebenfalls aus den Unterlagen hervorgehen.

Blaue Karte und Arbeitsaufenthaltserlaubnis

Für Inhaber einer Blauen Karte EU und einer Arbeitserlaubnis sind die Frist nach Aufnahme der Beschäftigung sowie die Bedingungen des jeweiligen Titels von Bedeutung. Bei einem Arbeitsplatzwechsel im Rahmen der Blauen Karte muss im ersten Jahr die Ausländerbehörde benachrichtigt werden; diese prüft, ob die Voraussetzungen für die Blaue Karte weiterhin gegeben sind. Bei einer regulären Arbeitserlaubnis kann eine Beschränkung hinsichtlich des Arbeitgebers oder der Position direkt im Zusatzblatt angegeben sein.

Wenn sich der Bewerber noch im Ausland befindet

Für Bewerber aus Nicht-EU-Ländern sieht der übliche Ablauf wie folgt aus:

Der Arbeitgeber und der Bewerber vereinbaren die Stelle, das Gehalt, den Arbeitsbeginn und die Vertragsbedingungen.
Der Arbeitgeber erstellt den Arbeitsvertrag, die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis und gegebenenfalls weitere Anlagen.
Der Bewerber stellt einen Antrag auf ein nationales Visum der Kategorie D beim deutschen Konsulat oder über das Online-Portal des Auswärtigen Amtes.
Das Konsulat und die deutschen Behörden prüfen die Qualifikation, das Gehalt, die Arbeitsbedingungen und die Notwendigkeit einer Genehmigung durch die Bundesagentur für Arbeit.
Nach Erteilung des Visums reist der Mitarbeiter nach Deutschland ein, meldet sich an und beantragt bei der Ausländerbehörde einen Aufenthaltstitel.

Die Bearbeitungszeiten hängen vom Einreichungsland, dem Konsulat, der Auslastung der Ausländerbehörde, der Notwendigkeit einer Anerkennung der Qualifikation und der Beteiligung der Bundesagentur für Arbeit ab. Eine feste Bearbeitungsdauer kann nicht zugesagt werden: Selbst ein gut vorbereiteter Antrag kann sich aufgrund von Terminen, zusätzlichen Anfragen oder der Überprüfung von Unterlagen verzögern.

Die wichtigsten Einwanderungswege für eine Beschäftigung

Blaue Karte EU

Die Blaue Karte EU richtet sich an Fachkräfte mit Hochschulabschluss oder vergleichbarer Qualifikation und einem konkreten Stellenangebot. Für das Jahr 2026 gibt das offizielle Portal „Make it in Germany“ ein Mindestgehalt von 50.700 Euro brutto pro Jahr an. Für Mangelberufe, junge Fachkräfte und bestimmte IT-Fachkräfte ohne klassischen Hochschulabschluss gilt eine gesenkte Schwelle von 45.934,20 Euro brutto pro Jahr, in der Regel unter Beteiligung der Bundesagentur für Arbeit.

Die Beschäftigung muss mindestens sechs Monate dauern und der Qualifikation entsprechen. Für reglementierte Berufe, beispielsweise Ärzte, ist eine Berufszulassung oder die Aussicht auf deren Erlangung erforderlich.

Fachkraft mit beruflicher oder akademischer Ausbildung

Ein Arbeitsvisum für Fachkräfte gemäß § 18a oder § 18b des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG) kommt zum Einsatz, wenn der Bewerber über eine anerkannte Berufsausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss verfügt. Die Stelle muss qualifiziert sein. Nach Angaben von „Make it in Germany“ prüft die Bundesagentur für Arbeit in der Regel die Beschäftigungsbedingungen: Gehalt, Arbeitszeit und Vergleichbarkeit mit den Bedingungen für einheimische Arbeitnehmer.

Für Personen über 45 Jahre, die zum ersten Mal zum Arbeiten nach Deutschland kommen, gilt eine zusätzliche Anforderung: Im Jahr 2026 muss die Stelle ein Bruttojahreseinkommen von mindestens 55.770 Euro einbringen oder es muss eine ausreichende Altersversorgung nachgewiesen werden.

IT-Fachkräfte ohne Abschluss

Für bestimmte IT-Positionen ist ein Weg ohne klassischen Hochschulabschluss möglich, wenn der Bewerber einschlägige Berufserfahrung nachweisen kann und ein passendes Stellenangebot erhält. Die Bedingungen hängen von der gewählten Rechtsgrundlage ab: ein reguläres Arbeitsvisum für erfahrene Fachkräfte oder eine Blue Card für IT-Fachkräfte, sofern die Anforderungen hinsichtlich Berufserfahrung, Qualifikationsniveau und Gehalt erfüllt sind.

Ausbildung, Anerkennung von Qualifikationen und § 16d

Wenn die Qualifikation nicht vollständig anerkannt ist, ist manchmal eine Einreise zum Zweck der Anerkennung der beruflichen Qualifikation oder einer Ausbildung möglich. Dabei handelt es sich um separate Verfahren: Der Arbeitgeber muss wissen, ob während des Anerkennungsverfahrens gearbeitet werden darf, wie viele Stunden zulässig sind und welche Unterlagen die Behörde verlangt.

Gehalt und Arbeitsbedingungen

Das Gehalt eines Ausländers muss nicht nur „für das Visum ausreichend“ sein, sondern den Bedingungen des deutschen Arbeitsmarktes entsprechen. Die Bundesagentur für Arbeit kann Folgendes bewerten:

Höhe des Bruttogehalts;
Arbeitszeiten;
Urlaub;
Überstunden und deren Vergütung;
Übereinstimmung der Stelle mit der Qualifikation;
keine schlechteren Arbeitsbedingungen als bei einheimischen Arbeitnehmern.

Für die Blue Card und bestimmte Altersgruppen gelten konkrete jährliche Schwellenwerte. Bei anderen Arbeitsvisa ist es wichtiger, dass die Stelle den Anforderungen an eine qualifizierte Tätigkeit entspricht und die üblichen Arbeitsbedingungen erfüllt sind. Daher sollte das Gehalt nicht anhand des landesweiten Durchschnitts, sondern anhand des Berufs, der Region und des Verantwortungsumfangs überprüft werden.

Deutsch

Die Sprachvoraussetzungen hängen vom Beruf und vom Aufenthaltsgrund ab. In der IT und in internationalen Teams reicht oft Englisch aus, sofern dies tatsächlich die Arbeitssprache des Unternehmens ist. In den Bereichen Medizin, Pflege, Bildung, Kundenservice, Sicherheit und in reglementierten Berufen kann Deutsch für die Zulassung oder die Ausübung der Tätigkeit zwingend erforderlich sein.

Wenn keine Deutschkenntnisse erforderlich sind, sollte der Arbeitgeber dies in den Unterlagen klar darlegen: Arbeitssprache, Zusammensetzung des Teams, Aufgaben ohne Kontakt zu deutschsprachigen Kunden und Einarbeitungsprozess.

Krankenversicherung und Sozialabgaben

Ein Arbeitnehmer in Deutschland muss krankenversichert sein. Bei einer regulären Beschäftigung wird der Arbeitnehmer in das Sozialversicherungssystem aufgenommen, und die Beiträge werden gemäß den Regeln der deutschen Sozialversicherung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt. Es handelt sich hierbei nicht um eine kostenlose medizinische Versorgung, sondern um ein durch Beiträge finanziertes Versicherungssystem.

Vor der Einreise sowie für den Zeitraum zwischen der Ankunft und dem Arbeitsbeginn kann ein vorübergehender Versicherungsschutz erforderlich sein. Für das Visum und die erste Aufenthaltserlaubnis ist es wichtig nachzuweisen, dass der Bewerber keine Versicherungslücken aufweist.

Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis: Was darin wichtig ist

Die Stellenbeschreibung ist eines der wichtigsten Dokumente für das Visum, die Ausländerbehörde und die Bundesagentur für Arbeit. In der Regel enthält sie Angaben zum Arbeitgeber, zum Bewerber, zur Position, zum Arbeitsbeginn, zur Vertragsdauer, zum Arbeitsort, zu den Arbeitszeiten, zum Gehalt und zu den Qualifikationsanforderungen.

In diesem Dokument sind folgende Punkte besonders wichtig:

die genaue Stellenbezeichnung und eine verständliche Beschreibung der Aufgaben;
Zusammenhang der Aufgaben mit dem Abschluss, der Berufserfahrung oder der beruflichen Qualifikation;
Angaben zur Voll- oder Teilzeitbeschäftigung;
Bedingungen für Überstunden;
Urlaub;
Bruttogehalt und Zusatzleistungen;
Angaben zum Arbeitgeber und zum Nachweis, dass keine Verstöße gegen Beitrags-, Steuer- und Arbeitsrechtsvorschriften vorliegen.

Fehler in diesem Dokument führen nicht immer zu einer Ablehnung, verursachen jedoch häufig zusätzliche Fragen und Verzögerungen.

Worauf ist im Formular zu achten?

Auf Seite 1:

Seite 1.

Hier werden in der Regel der Aufenthaltszweck sowie die Daten des Bewerbers und des Arbeitgebers angegeben. Es ist wichtig, die richtige Verfahrensart zu wählen und die Erstausstellung, Verlängerung und Vorabgenehmigung nicht zu verwechseln, sofern diese nicht relevant sind.

Auf Seite 2:

Seite 2.

Entscheidend sind das Datum des Arbeitsbeginns, der Arbeitsort, der rechtliche Arbeitgeber sowie die Stellenbeschreibung. Wird eine Person tatsächlich an ein anderes Unternehmen überlassen, muss dies offengelegt werden: Eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung kann zu Problemen führen. Bei der Blue Card und bei qualifizierten Beschäftigungsverhältnissen muss klar sein, dass die Stelle der Qualifikation entspricht.

Auf Seite 3:

Seite 3.

Hier werden zusätzliche Kenntnisse, Berufserfahrung, die Notwendigkeit einer Berufszulassung sowie die Bedingungen für Überstunden beschrieben. Verfügt der Bewerber über einen nicht fachspezifischen Abschluss, aber über fundierte Berufserfahrung, sollte die Beschreibung der Berufserfahrung konkret und nicht in allgemeinen Worten erfolgen.

Auf Seite 4:

Seite 4.

Gehalt, Prämien, Unterkunft, Dienstwagen, 13. Monatsgehalt und sonstige Zahlungen müssen transparent angegeben werden. Wenn ein Teil der Vergütung nicht in Geld erfolgt, ist es wichtig zu wissen, ob die Behörde diesen als ausreichendes Einkommen anerkennt.

Fast Track: beschleunigtes Verfahren für qualifizierte Fachkräfte

Das „Beschleunigte Fachkräfteverfahren“ (auch „Fast Track“ genannt) ermöglicht es einem Arbeitgeber in Deutschland, im Auftrag des Bewerbers bereits vor der Beantragung des Visums mit der Ausländerbehörde zu kommunizieren. Das Verfahren kann hilfreich sein, wenn der Arbeitgeber bereit ist, den Fall aktiv zu bearbeiten und alle erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen.

In der Regel werden benötigt:

Vollmacht des Bewerbers;
Arbeitsvertrag oder konkretes Stellenangebot;
Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis;
Kopie des Reisepasses;
Zeugnisse, Qualifikationsnachweise und Übersetzungen;
Unterlagen zur Anerkennung der Qualifikation, sofern erforderlich;
Unterlagen der Familienangehörigen, sofern diese gemeinsam einen Antrag stellen.

Selbst das „Fast-Track“-Verfahren garantiert kein sofortiges Visum. Laut Gesetz soll das Verfahren die Zusammenarbeit der Behörden beschleunigen, doch in der Praxis hängen die Bearbeitungszeiten von der Vollständigkeit der Unterlagen, dem Beruf, der Anerkennung der Qualifikation, dem Termin beim Konsulat und der Auslastung der örtlichen Ausländerbehörde ab.

Häufige Fehler von Arbeitgebern

eine Person bereits vor Erteilung der Genehmigung zur Arbeit zuzulassen;
das Zusatzblatt und die Beschränkungen für den Arbeitgeber nicht zu lesen;
eine zu allgemeine Stellenbeschreibung anzugeben;
eine unqualifizierte Tätigkeit als Fachkraft-Stelle ausweisen;
die Anerkennung des Abschlusses nicht zu prüfen;
Vergessen Sie die Zulassung für reglementierte Berufe;
das Bruttogehalt ohne Berücksichtigung von Schwellenwerten und regionalen Niveaus zu berechnen;
dem Bewerber genaue Fristen für die Visumserteilung zu versprechen;
unvollständige Unterlagen einzureichen;
der Behörde nicht darlegen können, warum die Stelle der Qualifikation entspricht.

Remote-Arbeit für ein deutsches Unternehmen aus dem Ausland

Wenn eine Person außerhalb Deutschlands lebt und nicht umzieht, darf ein deutsches Unternehmen sie nicht automatisch wie einen normalen deutschen Mitarbeiter einstellen. Dabei sind das Arbeitsrecht, Steuern, Sozialabgaben und eine ständige Vertretung im Wohnsitzland des Arbeitnehmers zu berücksichtigen.

In einigen Fällen wird ein Vertrag mit einer lokalen juristischen Person, einem „Employer of Record“ oder ein Vertrag mit einem selbstständigen Auftragnehmer geschlossen. Die freiberufliche Tätigkeit darf jedoch kein Deckmantel für eine tatsächliche abhängige Beschäftigung sein: Das Risiko einer Scheinselbstständigkeit und die steuerlichen Konsequenzen müssen gesondert geprüft werden.

Fazit

Es ist durchaus möglich, einen Ausländer in Deutschland einzustellen, doch das Verfahren erfordert Sorgfalt. Der Arbeitgeber muss die Arbeitserlaubnis, die Qualifikation, die Arbeitsbedingungen, das Gehalt, den Versicherungsschutz und die Unterlagen für die Behörden prüfen. Für Bewerber im Ausland sind der Visumsprozess und die Qualität der Unterlagen entscheidend; für Bewerber in Deutschland sind die Bedingungen des aktuellen Aufenthaltstitels und die Genehmigung zum Arbeitgeberwechsel entscheidend.

Wenn es sich um einen reglementierten Beruf, eine umstrittene Qualifikation, eine Statusänderung, eine Duldung, Asyl, Remote-Arbeit aus einem anderen Land oder eine unübliche Vergütungsregelung handelt, sollten die Unterlagen am besten individuell geprüft werden, bevor das Datum des Arbeitsbeginns festgeschrieben wird.