Nebenkosten in Deutschland: Was gehört zu den Nebenkosten und wie lässt sich die Abrechnung überprüfen?

Nebenkosten sind die mit dem Wohnen verbundenen Kosten, die der Mieter in der Regel zusammen mit der Kaltmiete im Voraus bezahlt. Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums erstellt der Vermieter die Nebenkostenabrechnung: Er vergleicht die tatsächlichen Kosten des Hauses mit Ihren Vorauszahlungen und fordert eine Nachzahlung ein oder erstattet Ihnen den zu viel gezahlten Betrag zurück.

Für den Mieter ist es wichtig, nicht nur den Endbetrag zu sehen, sondern drei Dinge zu verstehen: Welche Kosten können überhaupt auf den Mieter umgelegt werden, nach welchem Schlüssel werden sie verteilt und ist die Jahresabrechnung rechtzeitig eingegangen? Genau an diesen Stellen treten am häufigsten Fehler auf.

Kaltmiete, Warmmiete und Nebenkosten

In einem deutschen Mietvertrag tauchen in der Regel mehrere Beträge auf:

Kaltmiete – Miete ohne Nebenkosten und Betriebskosten;
Nebenkosten / Betriebskosten – Kosten für die Instandhaltung des Hauses und die laufenden Dienstleistungen;
Vorauszahlung – monatliche Vorauszahlung für Nebenkosten;
Warmmiete – der monatliche Gesamtbetrag, also die Kaltmiete zuzüglich der Nebenkostenvorauszahlung.

Der Eigentümer oder die Hausverwaltung begleicht die Rechnungen der Versorger und Dienstleister: Heizung, Wasser, Reinigung, Aufzug, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung und andere zulässige Posten. Anschließend werden diese Kosten auf die Wohnungen umgelegt.

Die landesweiten Durchschnittswerte dienen lediglich als Anhaltspunkt. Die tatsächliche Abrechnung hängt vom Haus, der Heizung, den kommunalen Abgaben, der Wohnfläche, der Zusammensetzung der Mieter, dem Verbraucherverhalten und dem Mietvertrag ab.

Wie werden die Kosten auf die Wohnungen umgelegt?

Das Schlüsselwort in der Nebenkostenabrechnung lautet Verteilerschlüssel. Er gibt an, wie die Gesamtkosten des Hauses auf die Wohnungen aufgeteilt werden.

Kostenposten	Wie oft werden sie umgelegt?	Was ist in der Abrechnung zu überprüfen?
Heizung und Warmwasser	Teil nach Fläche, Teil nach tatsächlichem Verbrauch; gemäß der Heizkostenverordnung müssen in der Regel 50–70 % vom Verbrauch abhängen	Zählerstände, Abrechnungszeitraum, Anteil der Grundkosten, Ausweisung der CO₂-Kosten
Kaltwasser und Abwasser	Nach Zählerstand, Wohnfläche, Anzahl der Mieter oder einem anderen vereinbarten Verteilungsschlüssel	Stimmt der Verteilungsschlüssel mit dem Mietvertrag und der Jahresabrechnung überein?
Müll	Nach Mietern, Wohnungen, Fläche, Containervolumen oder örtlicher Regelung	Sind keine undurchsichtigen einmaligen Gebühren aufgetaucht
Reinigung, Beleuchtung im Treppenhaus, Aufzug, Hausmeister	Oft nach Fläche oder nach Wohnungen	Sind Reparaturen, Hausverwaltung oder Verwaltungsaufgaben nicht enthalten?
Grundsteuer	In der Regel nach Fläche, sofern im Vertrag nichts anderes vereinbart ist	Ist nur Ihr Anteil ausgewiesen und nicht der Gesamtbetrag für die Immobilie?

Ist kein gesonderter Verteilungsschlüssel vereinbart, sieht § 556a BGB eine Aufteilung nach Wohnfläche vor, sofern das Gesetz oder der Vertrag nichts anderes vorschreibt. In der Praxis können jedoch in einer Abrechnung gleichzeitig verschiedene Verteilungsschlüssel zur Anwendung kommen: Heizkosten nach Verbrauchszählern, Reinigungskosten nach Fläche, Müllgebühren nach Anzahl der Mieter.

Was kann in die Nebenkosten einbezogen werden?

Die zulässigen Kategorien der Betriebskosten sind in der Betriebskostenverordnung aufgeführt. Im Mietvertrag muss dabei festgelegt sein, dass der Mieter die Betriebskosten oder bestimmte Kostenkategorien zu tragen hat.

In der Regel können folgende Posten in den Nebenkosten enthalten sein:

Heizung und Warmwasser, einschließlich des Betriebs der Heizungsanlage;
Kaltwasser und Abwasser;
Müllabfuhr;
Reinigung des Treppenhauses, der Straße und der Gemeinschaftsräume;
Beleuchtung der Gemeinschaftsbereiche;
Dienstleistungen des Schornsteinfegers;
der betriebliche Teil der Arbeit des Hausmeisters;
Pflege des Gartens und des Grundstücks;
Grundsteuer ;
Gebäudeversicherung;
Betrieb des Aufzugs, einschließlich Wartung und Inspektionen;
Vermietung und Wartung der Zähler, Ablesen der Zählerstände und Erstellung der Abrechnungen.

Wenn es im Haus einen gemeinsamen Heizraum gibt, fließen die Kosten für Gas oder andere Brennstoffe in der Regel in die Nebenkostenabrechnung ein. Bei einem individuellen Vertrag mit dem Versorger zahlt der Mieter das Gas oft direkt. Strom für die Wohnung ist in Deutschland normalerweise nicht in den Nebenkosten enthalten: Der Mieter wählt den Anbieter selbst aus und fällt bei Untätigkeit in die Grundversorgung.

Was nicht auf den Mieter umgelegt werden darf

Unter dem Deckmantel der Nebenkosten dürfen keine Kosten des Eigentümers für die Verwaltung, Instandhaltung oder Finanzierung der Immobilie aufgeführt werden. Zu den Nebenkosten zählen in der Regel nicht:

Hausverwaltung und administrative Verwaltung;
Reparaturen, Modernisierungen, Austausch von Rohrleitungen, Heizkessel, Aufzug oder Dach;
Beiträge zur Instandhaltungsrücklage;
Bankgebühren und Zinsen für Kredite des Eigentümers;
Gerichts- und Anwaltskosten des Vermieters;
private Versicherungen des Eigentümers, die nicht mit dem Gebäude selbst in Zusammenhang stehen;
einmalige Arbeiten nach Bauarbeiten oder einer umfassenden Renovierung.

Wenn in der Zeile „Hausmeister“ Reinigung, kleinere Wartungsarbeiten und Reparaturen zusammengefasst sind, sollten Sie eine Aufschlüsselung anfordern. Betriebsleistungen können auf den Mieter umgelegt werden, Reparatur- und Verwaltungsleistungen hingegen nicht.

Kabelfernsehen und CO₂: zwei Posten, die man besonders sorgfältig prüfen sollte

Ab dem 1. Juli 2024 gilt das bisherige Nebenkostenprivileg für Kabelfernsehen nicht mehr: Die klassische Gebühr für den gemeinsamen Kabelfernsehanschluss darf nicht automatisch über die Nebenkosten auf alle Mieter umgelegt werden. Sollte ein solcher Posten noch als alte Grundgebühr in der Abrechnung aufgeführt sein, muss er überprüft werden.

Dabei können in einzelnen Häusern Kosten für den Betrieb einer Gemeinschaftsantenne oder eines hausinternen Netzwerks anfallen. Diese dürfen nicht pauschal mit der früheren Kabelgebührenabrechnung gleichgesetzt werden: Achten Sie auf den Wortlaut, die Rechtsgrundlage und den Vertrag.

Bei Heizungen mit Gas, Heizöl und anderen fossilen Brennstoffen ist die Zeile „CO₂-Kosten“ wichtig. Gemäß dem CO2-KostAufG werden diese Kosten zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt; der Anteil des Eigentümers hängt vom energetischen Zustand des Gebäudes ab. Es ist nicht zulässig, die CO2-Kosten bei einem gewöhnlichen Wohnmietverhältnis vollständig auf den Mieter umzulegen. Wenn der Mieter Brennstoff oder Wärme direkt bezieht, muss der Ausgleich für den Anteil des Eigentümers oft gesondert eingefordert werden.

Wann kommt die Nebenkostenabrechnung?

Gemäß § 556 BGB muss der Vermieter die Jahresabrechnung spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums vorlegen. Fällt der Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr zusammen, muss die Abrechnung für 2025 bis zum 31.12.2026 vorliegen. Läuft der Abrechnungszeitraum beispielsweise vom 1. Juni bis zum 31. Mai, beginnt die Frist am 31. Mai.

Die Folgen sind folgende:

Wenn die Abrechnung verspätet eintrifft und eine Nachzahlung enthält, verliert der Vermieter in der Regel das Recht, diese Nachzahlung einzufordern;
Wenn sich aus der Abrechnung eine Überzahlung ergibt, muss diese auch bei verspäteter Abrechnung zurückerstattet werden; – Der Mieter kann innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung Einspruch einlegen.

Bei einem Auszug während des Jahres wird in der Regel keine separate Sofortabrechnung erstellt. Ihr Anteil wird nur für die Monate, in denen Sie dort gewohnt haben, in den Gesamtabrechnungszeitraum des Hauses einbezogen. Der Vermieter kann vorübergehend einen angemessenen Teil der Kaution für die erwartete Nachzahlung einbehalten, darf aber nicht ohne Grund die gesamte Kaution auf unbestimmte Zeit einbehalten.

So sieht die Nachberechnung der Nebenkostenvorauszahlung in Deutschland aus.

So überprüfen Sie die Nebenkostenabrechnung

Beginnen Sie mit einer formalen Überprüfung:

Ist der Abrechnungszeitraum angegeben?
Stimmt der Wohnzeitraum mit Ihrem Anteil überein?
Gibt es einen Gesamtbetrag für das Haus und Ihren Anteil daran?
Wird der Verteilerschlüssel in jeder Zeile angegeben?
Wurden die bereits geleisteten Vorauszahlungen bereits verrechnet?
Wurden Rückerstattungen, Rabatte oder Korrekturen nicht übersehen?
Sind Reparaturkosten, Hausverwaltungskosten oder die alte Kabelgebührenabrechnung nicht enthalten?

Wenn die Zahlen unverständlich sind, fordern Sie die Belegeinsicht an – also Zugang zu Rechnungen, Quittungen, Zählerständen und Abrechnungen der Versorger. In vielen Fällen können die Unterlagen elektronisch angefordert oder eingesehen werden, das Verfahren hängt jedoch vom Vermieter und der Hausverwaltung ab.

Wie man gegen einen Fehler Einspruch erhebt

Wenn Sie nach der Überprüfung einen Fehler feststellen, reichen Sie beim Vermieter Widerspruch ein. Geben Sie in dem Schreiben an, welche Posten Sie beanstanden und warum:

Der Posten bezieht sich auf eine Reparatur oder Modernisierung;
Der Verteilungsschlüssel stimmt nicht mit dem Mietvertrag überein;
Es fehlen Belege;
Die Abrechnung wurde später als nach Ablauf der 12-monatigen Frist ausgestellt;
Kabelgebühren oder CO₂-Kosten werden ohne nachvollziehbare Begründung aufgeführt;
Der Betrag Ihrer Vorauszahlungen wurde falsch berücksichtigt.

Eine Nachzahlung kann unter Vorbehalt überwiesen werden, d. h. mit dem Vorbehalt, dass der Betrag nach Überprüfung zurückerstattet wird, wenn Sie einen Konflikt aufgrund eines Zahlungsverzugs vermeiden möchten. Für wichtige Briefe empfiehlt es sich, Einwurf-Einschreiben oder eine andere Versandart zu nutzen, die den Erhalt bestätigt.

Wenn es sich um einen hohen Streitbetrag handelt und der Vermieter nicht in der Sache antwortet, ist es sinnvoll, sich an einen Mieterverein oder einen auf Mietrecht spezialisierten Anwalt zu wenden. Vor einer Klage sollte man die Wirtschaftlichkeit des Streits abwägen: Manchmal ist eine Beratung günstiger als ein langwieriger Schriftwechsel, und manchmal ist der Streitbetrag geringer als die zukünftigen Kosten.

Wie Sie zukünftige Nebenkosten senken können

Am stärksten beeinflussen in der Regel Heizung, Warmwasser und die Energieeffizienz des Gebäudes die Endabrechnung. Der Mieter kann die Nebenkosten nicht vollständig kontrollieren, aber er kann das Risiko von Nachzahlungen verringern.

Heizung

Halten Sie die Temperatur in den Wohnräumen bei etwa 19–21 °C und im Schlafzimmer bei etwa 17–18 °C.
Schalten Sie die Heizung bei Frost nicht für längere Zeit aus: Eine Unterkühlung der Wände erhöht das Risiko von Feuchtigkeit und Schimmel.
Lüften Sie kurz und intensiv, anstatt das Fenster ständig gekippt zu lassen.
Decken Sie die Heizkörper nicht mit Möbeln oder dichten Vorhängen ab.
Schauen Sie sich vor dem Einzug den Energieausweis der Wohnung an, insbesondere wenn das Haus alt ist.

Der feste Anteil an den Heizkosten bedeutet, dass selbst ein sehr sparsamer Mieter die Rechnung nicht auf null bringen wird. Der Verbrauch spielt aber dennoch eine Rolle, insbesondere in Häusern mit korrekten Zählern.

Wasser

Nach Angaben des Umweltbundesamtes verbraucht ein Mensch in Deutschland durchschnittlich etwa 126 Liter Trinkwasser pro Tag. Dies ist weder eine Obergrenze noch ein Richtwert für eine bestimmte Familie, sondern ein Anhaltspunkt, um das Ausmaß zu verdeutlichen.

Duschen ist in der Regel günstiger als Baden, insbesondere mit einem wassersparenden Duschkopf.
Lassen Sie Geschirrspüler und Waschmaschine nur bei voller Beladung laufen.
Beheben Sie Undichtigkeiten schnell: Ein tropfender Wasserhahn oder Spülkasten führt leicht zu zusätzlichen Kubikmetern Wasserverbrauch.
Wenn das Warmwasser über die Hausinstallation fließt, wirken sich Einsparungen auf gleich zwei Posten aus: Wasser und Heizung.

Steuererklärung

Ein Teil der Kosten aus der Nebenkostenabrechnung kann bei der Abgabe der Steuererklärung nützlich sein. In der Regel geht es dabei nicht um den Wasser- oder Heizungsverbrauch, sondern um den Anteil der Dienstleistungen, der auf Arbeitsleistungen entfällt: Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst, Schornsteinfeger sowie bestimmte Arbeiten des Hausmeisters oder von Dienstleistungsunternehmen.

Gemäß § 35a EStG gelten für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen Steuerabzüge innerhalb festgelegter Grenzen. Um diese in Anspruch nehmen zu können, bitten Sie den Vermieter oder die Hausverwaltung um eine Aufschlüsselung, in der die Arbeitskosten separat ausgewiesen sind. Materialien, Energie, Grundsteuer und der normale Verbrauch von Versorgungsleistungen fallen nicht unter diese Kosten.

Kurzes Fazit

Die Nebenkosten in Deutschland sollten nicht als ein einziger Betrag betrachtet werden, sondern als eine Reihe von Posten mit unterschiedlichen Regeln. Prüfen Sie die Zulässigkeit der Kosten, den Verteilerschlüssel, die Fristen und die Belege. Ist die Abrechnung verständlich und rechtzeitig eingegangen, ist die Nachzahlung in der Regel rechtmäßig. Sind darin Reparaturen, eine alte Kabelgebührenabrechnung, eine falsche CO₂-Berechnung oder ein unklarer Verteilerschlüssel enthalten, ist dies ein Grund, Einsicht in die Belege zu verlangen und Widerspruch einzulegen.